Dit document beschrijft de koppeling met QicsMilestones vanuit AuditCase en geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de koppeling met AuditCase.
Vanuit AuditCase worden klanten naar QicsMilestones doorgezet. Het gaat om bedrijven en/of particuliere klanten die een debiteurnummer hebben, en bovendien de status "Klant" of "Geen klant meer" (GKM) hebben.
Wanneer een bedrijf of particuliere klant voor de eerste keer wordt doorgezet en nog niet in QicsMilestones bestaat, wordt deze aangemaakt. Wanneer een bedrijf of particuliere klant al in QicsMilestones aangemaakt is, wordt deze bijgewerkt.
Wanneer de klant een algemene aanschrijving heeft waarin aangegeven wordt dat deze gebruikt moet worden voor facturatie dan worden de naam van de algemene aanschrijving en het e-mailadres van dit document naar Qics doorgezet. Wanneer het e-mailadres leeg is of klant geen algemene aanschrijving "crediteurenadministratie" heeft, dan wordt het e-mail vanuit het tabblad facturatie in de klantenkaart gebruikt.
Wanneer QicsMilestones het aangeleverde document niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit QicsMilestones zijn teruggekomen.
'Geen klant meer' klanten:
Wanneer de status van de klant 'Geen klant meer' wordt, wordt de klant nog steeds doorgezet naar Qics Milestones. In dit geval wordt het veld 'Is actief' in Qics Milestones uitgezet.
Welke gegevens worden er gestuurd vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar QicsMilestones worden doorgezet.
| Doelveld QicsMilestones | Veld/beschrijving AuditCase |
| CustomerCode | Klantnummer |
| name | Omdat Qics Milestones alleen de eerste 50 letters van de naam gebruikt is er een veld "Naam klant op de factuur in Qics" in het tabblad intern--facturatie. Wanneer dit veld gevuld is wordt dit naar Qics doorgezet. Anders, voor bedrijven is dit de Handelsnaam en bij particuliere klanten is dit de volledige naam. |
| CompanyCode* (bedrijfscode in Qics) |
Organisatie code |
| CompanyName (bedrijfsnaam in Qics) |
Organisatie naam |
| CustomerType | Standaard is dit "Customer". |
| IsActive | Wanneer de klantstatus Klant is, is dit true. Anders false. |
| LegalEntity | Instantie identificatie (algemeen--Accountancy). Keuze uit de volgende lijst: KVK - Kamer van Koophandel OIN - Overheidsidentificatienummer Anders |
| Identification | Het veld onder ' Instantie identificatie' (algemeen--Accountancy) Dit veld is afhankelijk van het veld "LegalEntity". Dit kan KvK-nummer, OIN-nummer of andere nummer zijn. |
| VatNumber |
Vanaf versie 17.7.0 wordt niet meer naar de fiscale eenheid gekeken. |
| PriceIndex | Standaard is dit leeg. |
| ResourceName (Relatiemanager) |
Relatiemanager in QicsMilestones. Standaard is dit declarant in AuditCase. |
| ResourceNumber (Relatiemanager nummer) |
Het medewerkersnummer van ResourceName (Relatiemanager). Standaard is dit het nummer van de declarant. |
| ContactPersonName | Hier wordt complete naam van Algemene aanschrijving (Ter attentie van) gebruikt. Wanneer de klant geen Algemene aanschrijving heeft, dan wordt het veld 'Aanhef t.b.v. facturatie' van het tabblad Intern - Facturatie gebruikt. Wanneer het veld 'Ter attentie van' leeg is, zetten wij dit veld niet door. |
| AlternativeInvoiceName | Veld 'Facturatie aan' (facturatie). |
| SendInvoiceRecipientName | De naam die in de facturatie komt. Dit veld wordt ingevuld vanuit algemene aanschrijving. |
| InvoiceAddressEmailAddress | E-mailadres in het facturatieadres. |
| InvoiceAddressPhoneNumber | Het eerste telefoonnummer dat onder Communicatie staat. |
| InvoiceAddressSameAsVisitAddress | Standaard is dit "false". |
| SendInvoiceMethod | Wanneer het veld SendInvoiceTo is ingevuld, is dit "Mail". Anders is dit "Manual". |
| SendInvoiceTo |
Wanneer 'Facturatie e-mailadres extra' in het tabblad Facturatie is ingevuld wordt dit gebruikt. |
| SendInvoiceCc | 'Facturatie e-mailadres CC' van de algemene aanschrijving. Wanneer dit leeg is dan wordt 'Facturatie e-mailadres CC' in het tabblad Intern gebruikt. |
| SendInvoiceBcc | Dit veld wordt niet doorgezet. |
| Facturatie/postadres: | |
| InvoiceAddressAddress1 | Straatnaam + huisnummer + huisnummer toevoeging in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressAddress2 | Gebouw in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressAddress3 | Standaard is dit leeg. |
| InvoiceAddressZipCode | Postcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCity | Plaatsnaam in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCountry | Land in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCountryCode | De ISO landcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| InvoiceAddressCounty | Provincie in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| Bezoekadres: | |
| VisitAddressAddress1 | Straatnaam + huisnummer + huisnummer toevoeging (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressAddress2 | Gebouw (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressAddress3 | Standaard is dit leeg. |
| VisitAddressZipCode | Postcode (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCity | Plaatsnaam (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCounty | Provincie (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressCountryCode | De ISO landcode (Vestiging/woonadres). |
| isitAddressCountry | Land (Vestiging/woonadres). |
| VisitAddressEmailAddress | E-mailadres (contact/Privégegevens). |
| VisitAddressPhoneNumber | Het eerste telefoonnummer (contact/Privégegevens) |
| VisitAddressContactPerson | Standaard is dit leeg. |
De QicsMilestones velden CollectInvoices, InvoiceSpecification en InvoiceLayoutId worden niet aangepast door de koppeling, zodat deze volledig in QicsMilestones per klant beheerd kunnen worden.
Relatiemanager kan worden doorgezet naar QicsMilestones. Standaard is dit de declarant in de klantenkaart. Maar dit kan via de instellingen worden aangepast.
De voorwaarde voor de koppeling is dat de naam en het nummer van de relatiemanager in AuditCase zelfde zijn als de naam en het nummer in de medewerkers in de QicsMilestones.