Er is een koppeling met de PinkWeb Portal vanuit AuditCase. Deze koppeling betreft twee onderdelen: CRM en Dossier. Dit document geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de CRM-koppeling met AuditCase.
AuditCase is ‘leidend’ met betrekking tot de data overdracht. Er zullen geen klantgegevens teruggelezen worden vanuit PinkWeb naar AuditCase.
Klanten kunnen wel documenten via PinkWeb uploaden naar AuditCase.
Vanaf versie 19.1 kunnen klanten met de status prospect ook naar Pinkweb doorgezet worden.
Wanneer een klant naar PinkWeb wordt doorgezet, wordt tegelijkertijd gecontroleerd naar de bijbehorende contactpersonen. Contactpersonen die ooit vanuit AuditCase zijn doorgezet en niet in dit verzoek zijn meegenomen, moet vanuit PinkWeb worden verwijderd. Daarvoor wordt een verzoek gedaan aan PinkWeb om ze te verwijderen.
De naam/wachtwoord combinatie voor de klantgebruikers zal door PinkWeb naar de klant gestuurd worden en wordt niet binnen AuditCase bijgehouden.
Wanneer PinkWeb het aangeleverde document niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit PinkWeb zijn teruggekomen.
'Geen klant meer' klanten:
Wanneer de status van de klant in AuditCase van "Klant" naar de status "Geen klant meer" wordt veranderd of op het tabblad beheer wordt de koppeling uitgeschakeld (op Nee gezet), wordt de klant ook uit PinkWeb verwijderd.
Welke gegevens worden er gestuurd vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar PinkWeb worden doorgezet
| Doelveld PinkWeb | Veld/beschrijving AuditCase |
| access_right | Standaard is dit leeg. |
| bsn_number | BSN-nummer |
| client_id | Klantnummer |
| E-mailadres dat onder Communicatie staat. | |
| Fax | Faxnummer |
| fiscal_number | Wanneer "VPB nummer FE" is ingevuld, wordt dit gebruikt. Anders afhankelijk van de rechtsvorm wordt of "Fiscaal nummer" of "BSN" of "RSIN" gebruikt. |
| Inifix | Voorvoegsel (rekening gehouden met aanschrijfwijze). |
| Initials | Voorletters van de particuliere klant. |
| kvk_number | KvK-nummer |
| module_id | Standaard is dit leeg. |
| Name | Voor bedrijven is dit de Handelsnaam. En bij particuliere klanten is dit de volledige naam. |
| number_of_fiscal_units | Voor bedrijven is dit 3. En bij particuliere klanten is dit 2. |
| Phone | Het eerste telefoonnummer dat onder Contactgegevens staat. |
| refer_id | Klantnummer |
| show_client_id | Klantnummer |
| SurName | Achternaam (rekening gehouden met aanschrijfwijze). |
| Vatlh_number | LH nummer onder het tabblad fiscaal (zonder NL) |
| Vatob_number |
Wanneer "Onderdeel van fiscale eenheid" en "Gebruik FE nr in koppeling naar portal" op Ja staan, wordt Btw-nummer FO gebruikt, wanneer "Btw-nummer FE" is ingevuld. Anders Btw-nummer.
|
| webcase_id | Klantnummer |
| sbi_code | SBI code |
| suboffice_name | Kantoor |
| Bezoekadres: | |
| physical_street | Straatnaam. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| physical_number | Huisnummer. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| physical_addition | Huisnummer toevoeging. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| physical_zipcode | Postcode. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| physical_place | Plaatsnaam. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| physical_country | Land. Voor bedrijven staat dit in het vestigingsadres en bij particuliere klanten in het woonadres. |
| Postadres: | |
| postal_street | Straatnaam in het correspondentieadres. |
| postal_number | Huisnummer in het correspondentieadres. |
| postal_addition | Huisnummer toevoeging in het correspondentieadres. |
| postal_zipcode | Postcode in het correspondentieadres. |
| postal_place | Plaatsnaam in het correspondentieadres. |
| postal_country | Land in het correspondentieadres. |
| Contactpersoon: | |
| sign_bsn_number | BSN nummer van de contactpersoon. |
| sign_username | Complete naam van de contactpersoon |
| sign_user_id | Complete naam van de contactpersoon |
| sign_mobilephone | Eerst wordt gekeken naar het mobiele telefoonnummer in Bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet leeg is wordt dit gebruikt. Indien de signer een contactpersoon is die niet gekoppeld is aan een hoofdcontactpersoon dan wordt er geen mobiel nummer uitgewisseld. Anders wordt naar het telefoonnummer in Privégegevens gekeken. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_refer_id | DocumentId. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan wordt de documentid van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_phone | Eerst wordt gekeken naar het telefoonnummer direct in het tabblad Bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet leeg is wordt dit gebruikt. Anders wordt naar het eerste telefoonnummer in Privégegevens gekeken. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_record_change_date | Datum van de laatste wijziging in het document. |
| sign_disable_login | Wanneer dit op "1" staat, krijgt de gebruiker bij het aanmaken van het contactpersoon document geen e-mail. Anders wel. |
| sign_email * | Eerst wordt gekeken naar het e-mailadres in Bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet leeg is wordt dit gebruikt. Anders wordt naar het e-mailadres in Privégegevens gekeken. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_source_form | Formuliernaam |
| sign_firstname | Voornaam van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_initials | Initialen van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_surname | Achternaam van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon is overleden, komt een "Erven Van" bij de achternaam. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_infix | Tussenvoegsel van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_gender | Geslacht van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| sign_lang | De taal van de contactpersoon. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
* Verplicht veld
N.B. Let op: de bovenstaande velden worden in het exportprofiel bepaald en kunnen dus per kantoor ingesteld worden en dus ook afwijken!
Welke klanten worden meegenomen in de koppeling?
Een Bedrijf of een Particuliere klant wordt doorgegeven als 'cliënt' wanneer in AC Relatie aangevinkt staat dat de klant "Portal gebruiker is". Ditzelfde veld moet ook bij een contactpersoon aangegeven worden.
Voor het goed doorzetten naar Pinkweb van de juiste adres/telefoongegevens van de klant is de verbinding tussen klant, contactpersoon en eventueel hoofdcontactpersoon van belang. Zie hiervoor de functionele beschrijving van de koppeling: hier...