Dit document beschrijft de koppeling met Nextens vanuit AuditCase en geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de koppeling met AuditCase.
Functionele randvoorwaarden
Vanuit AuditCase worden klanten naar Nextens doorgezet. Het gaat om bedrijven en/of particuliere klanten die de status Klant hebben of Geen Klant Meer.
Wanneer een bedrijf of particuliere klant voor de eerste keer wordt doorgezet en nog niet in Nextens bestaat, dan wordt deze aangemaakt. Wanneer een bedrijf of particuliere klant al in Nextens aangemaakt is, dan wordt deze bijgewerkt aan de hand van het fiscaalnummer en het volgnummer (bedrijven) of BSN nummer (particulieren) . De sleutel is dus het fiscaalnummer + het volgnummer met de aantekening dat een leeg volgnummer gelijk staat aan volgnummer 1. Ter verduidelijking hebben we in dit artikel enkele scenario's beschreven.
Particuliere klanten met de opdracht 'Omzetbelasting' worden als een bedrijf doorgezet vanwege aangifte BTW (en dan niet als particulier).
AuditCase is ‘leidend’ met betrekking tot de data overdracht. Er zullen geen CRM-gegevens teruggelezen worden vanuit Nextens naar AuditCase.
Wanneer Nextens het aangeleverde document niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit Nextens zijn teruggekomen.
Scenario's
Om te verhelderen wanneer en welke informatie er wordt bijgewerkt en/of aangemaakt beschrijven we enkele scenario's. In onderstaande scenario's wordt ervan uitgegaan dat het fiscaalnummer gevuld is en gelijk met dat van in Nextens. Ter info: Het volgnummer behoort tot de sleutel maar is geen verplichte waarde (dit is aangepast in versie 12.6).
In onderstaande scenario's is het fiscaalnummer/bsn nummer gelijk en staat koppeling Nextens op 'Ja".
AuditCase aanmaken |
Nextens |
Resultaat |
|---|---|---|
| Klant zonder volgnummer | Klant niet in Nextens | Nieuwe klant wordt in Nextens aangemaakt |
|
Klant geen volgnummer |
Klant in Nextens en volgnummer leeg | Klant wordt in Nextens bijgewerkt |
| Klant geen volgnummer | Klant in Nextens met volgnummer "1" | Klant wordt in Nextens bijgewerkt en krijgt een nieuw volgnummer (leeg) |
| Klant met volgnummer "1" | Klant in Nextens zonder volgnummer | Klant wordt in Nextens bijgewerkt en krijgt een nieuw volgnummer ("1") |
| Klant met volgnummer "2" | Klant in Nextens met volgnummer leeg of "1" | Nieuwe klant met volgnummer "2" wordt aangemaakt |
AuditCase wijzigen |
Nextens |
Resultaat |
| Klant volgnummer wijzigen van leeg naar "1" | Klant in Nextens met volgnummer leeg | Klant wordt in Nextens bijgewerkt en krijgt een nieuw volgnummer ("1") |
| Klant volgnummer wijzigen van "1" naar "2" | Klant in Nextens met volgnummer 1 | Klant wordt in Nextens bijgewerkt en krijgt een nieuw volgnummer ("2") |
| Klant volgnummer wijzigen van "1" naar "3" | Klant in Nextens met volgnummer 1 en daarnaast bestaat de klant klant ook in Nextens met volgnummer "3" | Klant in Nextens met volgnummer "3" wordt bijgewerkt |
Bovenstaande tabel is ook op aan andere manier uit te leggen:
- Wanneer de volgnummers identiek zijn dan wordt de bestaande klant aangemaakt of bijgewerkt vanuit AuditCase.
- Bestaat de klant al in Nextens en is het volgnummer "" (leeg) of "1" in Nextens dan wordt de klant gevonden en bijgewerkt. En krijgt de klant dus eventueel een nieuw volgnummer vanuit AuditCase (ook wanneer dit een lege waarde is).
- Bestaat de klant al in Nextens en is het volgnummer iets anders in Nextens (dus niet "" of "1") dan de waarde in AuditCase dan wordt er een nieuwe klant aangemaakt.
Status naar Geen Klant Meer
Wanneer de status van de klant 'Geen klant meer' wordt, wordt de klant nog steeds doorgezet naar Nextens. Maar het veld 'KlantTot' in Nextens wordt ingevuld met de het veld 'Einde relatie' vanuit AuditCase.
Welke gegevens worden er doorgezet vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar Elsevier Nextens worden doorgezet.
Er zijn aantal verplichte velden in Elsevier Nextens die in de tabel met * zijn aangegeven.
Klantbedrijf velden:
| Doelveld Nextens | Veld/beschrijving AuditCase |
|
Bedrijf klantengegevens: |
|
| BankAccountNumber | Banknummer. |
| BelastingdienstkantoorCode | Code van de inspectie waaronder de klant valt ( tabblad fiscaal). LET OP: Wanneer wij dit niet naar Nextens doorzetten, maakt Nextens dit veld toch leeg! |
| EmailAdres | E-mailadres dat onder Communicatie staat. |
| Faxnummer | Faxnummer. |
| Fiscaalnummer * Zie afbeelding onderin |
Voor eenmanszaak is dit BSN. Anders RSIN ( tabblad fiscaal). |
| Klantnummer | Klantnummer in AuditCase. |
| KlantSinds |
Relatie sinds (tabblad bedrijf). (Wanneer dit veld in AuditCase leeg is, wordt dit veld niet naar Nextens doorgezet.) |
| KlantTot | Einde relatie (tabblad bedrijf). (Wanneer dit veld in AuditCase leeg is, wordt dit veld niet naar Nextens doorgezet.) |
| KvKNummer | KvK-nummer (tabblad algemeen). |
| NaamOnderneming * | Handelsnaam (tabblad algemeen). |
| TeamDossiernummer | Dit veld wordt niet gebruikt. |
| Telefoonnummer | Het eerste telefoonnummer (Telefoonnummer (1)). |
| Volgnummer Zie afbeelding |
Vanaf versie 11.6: Omdat de combinatie van het fiscaalnummer en volgnummer een sleutel is voor het vinden van de klant in Nextens, kan dit problemen opleveren wanneer de klant meerdere volgnummers in Nextens heeft. Ook kan een verkeerd volgnummer een dubbele klant veroorzaken in Nextens. |
| Bezoekadres: | |
| BezoekadresStraatnaam | Straatnaam (Vestigingsadres). |
| BezoekadresHuisnummer | Huisnummer (Vestigingsadres). |
| BezoekadresHuisnummerToevoeging | Huisnummer toevoeging (Vestigingsadres). |
| BezoekadresPostcode | Postcode (Vestigingsadres). |
| BezoekadresPlaats | Plaatsnaam (Vestigingsadres). |
| BezoekadresLandCode | Land code (Vestigingsadres).. Formaat: ISO 3166-1 alpha 3 . |
| Postadres: | |
| PostadresStraatnaam | Straatnaam (Correspondentieadres). |
| PostadresHuisnummer | Huisnummer (Correspondentieadres). |
| PostadresHuisnummerToevoeging | Huisnummer toevoeging (Correspondentieadres). |
| PostadresPostcode | Postcode (Correspondentieadres). |
| PostadresPlaats | Plaatsnaam (Correspondentieadres). |
| PostadresLandCode | Land code (Correspondentieadres). Formaat: ISO 3166-1 alpha 3 . |
| Particuliere klantengegevens: | |
| Achternaam * | Achternaam (tabblad persoon) (rekening gehouden met aanschrijfwijze). |
| Achtervoegsels | Titel (achter de naam) (tabblad persoon). |
| BelastingdienstkantoorCode | Code van de inspectie waaronder de klant valt ( tabblad fiscaal). |
| Bsn * | BSN nummer (tabblad persoon). |
| EmailAdres | Het e-mailadres (tabblad contactgegevens/privé. |
| Faxnummer | Faxnummer |
| Geboortedatum | Geboortedatum. |
| GeboortedatumOnbekend | Wanneer geboortedatum niet ingevuld is, is dit true. Anders false. |
| Geslacht | Geslachtsnaam. |
| Klantnummer | Klantnummer in AuditCase. |
| KlantSinds | Relatie sinds (tabblad persoon). (Wanneer dit veld in AuditCase leeg is, wordt dit veld niet naar Nextens doorgezet.) |
| KlantTot | Einde relatie (tabblad persoon). (Wanneer dit veld in AuditCase leeg is, wordt dit veld niet naar Nextens doorgezet.) |
| TeamDossiernummer | Dit veld wordt niet gebruikt. |
| TelefoonnummerMobiel | Mobiel nummer (tabblad contact/Privégegevens) |
| TelefoonnummerThuis | Het eerste telefoonnummer (tabblad persoon). |
| TelefoonnummerWerk | Telefoon nr.-direct (tabblad persoon) |
| Titel | Titel (voor de naam) (tabblad persoon). |
| Tussenvoegsels | Voorvoegsel (tabblad persoon) (rekening gehouden met aanschrijfwijze). |
| Voorletters | Voorletters (tabblad persoon). |
| Voornaam | Voornaam (tabblad persoon). |
| Bezoekadres: | |
| Straatnaam | Straatnaam (Woonadres). |
| Huisnummer | Huisnummer (Woonadres). |
| HuisnummerToevoeging | Huisnummer toevoeging (Woonadres). |
| Postcode | Postcode (Woonadres). |
| Plaats | Woonplaats (Woonadres). |
| LandCode | Land code (Woonadres). Formaat: ISO 3166-1 alpha 3 . |
Fiscaalnummer en volgnummer doorzetten naar Nextens: