Dit document beschrijft de koppeling met Twinfield vanuit AuditCase en geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de koppeling met AuditCase.
Vanuit AuditCase worden klanten naar Twinfield doorgezet. Het gaat om actieve bedrijven en/of particuliere klanten waarbij in de klantenkaart het debiteurnummer is ingevuld.
Wanneer een bedrijf of particuliere klant voor de eerste keer wordt doorgezet en nog niet in Twinfiled bestaat, wordt deze aangemaakt. Wanneer een bedrijf of particuliere klant al in Twinfield aangemaakt is, wordt deze bijgewerkt aan de hand van het debiteurnummer.
Wanneer de klant een algemene correspondentie heeft, wordt de naam van de financiële contactpersoon naar Twinfield doorgezet.
AuditCase is ‘leidend’ met betrekking tot de data overdracht. Er zullen geen CRM-gegevens teruggelezen worden vanuit Twinfield naar AuditCase.
Wat wel terug te zien is in AuditCase zijn de Openstaande posten vanuit Twinfield.
Wanneer Twinfield het aangeleverde document niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit Twinfield zijn teruggekomen.
'Geen klant meer' klanten:
Wanneer de status van de klant in AuditCase van "Klant" naar de status "Geen klant meer" wordt veranderd, wordt de klant niet meer naar Twinfield doorgezet.
Welke gegevens worden er gestuurd vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar Twinfield worden doorgezet.
| Doelveld Twinfield | Veld/beschrijving AuditCase |
| TWOffice |
Administratie code in Twinfield |
| TWType |
Type administratie. Dit staat standaard op DEB (debiteur) |
| TWDebtorField |
Vaste tekst "Debiteurnummer" |
| client_id |
Klantnummer |
| Name |
Voor bedrijven is dit de Handelsnaam. En bij particuliere klanten is dit de volledige naam. |
| ShortName |
Zoeknaam |
| DebtorNumber |
Debiteurnummer |
| kvk_number |
KvK-nummer (tabblad vakinhoudelijk - accountancy - Algemeen). |
| Vatob_number |
Wanneer "Btw-nummer FE" is ingevuld, wordt dit gebruikt. Anders eigen Btw-nummer.
|
| E-mailadres in het facturatieadres. Indien dat niet gevuld is, dan wordt het e-mailadres dat onder Communicatie staat, gebruikt. | |
| Fax | Faxnummer |
| Phone |
Het eerste telefoonnummer (Telefoonnummer (1)). |
|
responsibleuser |
Het medewerkersnummer van de declarant |
| sendreminder |
Wanneer het veld reminderemail gevuld is, wordt dit veld op "email" gezet. Anders wordt dit veld niet doorgezet. |
| reminderemail |
Facturatie e-mailadres. Wanneer dit veld leeg is wordt dit veld niet doorgezet naar Twinfield. |
| cont_name |
Hier wordt het veld "Ter attentie van" van algemene correspondentie gebruikt. |
| cont_tav |
Hier wordt complete naam van algemene correspondentie gebruikt. |
| ebilling (Elektronisch factureren) (Zie afbeelding) |
Wanneer het facturatie e-mailadres is ingevuld, wordt een "true" doorgezet. Anders wordt er geen gegevens doorgezet. |
| ebillmail (Facturatie E-mailadres) (Zie afbeelding) |
E-mailadres dat onder Facturatie staat. |
| AddressDefault | Standaard staat dit op "true". |
| AddressId | Standaard staat dit op "1". |
| AddressType | Standaard staat dit op "invoice". |
| Postadres: | |
| postal_street | Straatnaam in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| postal_number | Huisnummer in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| postal_addition | Huisnummer toevoeging in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| postal_zipcode | Postcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| postal_place | Plaatsnaam in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
| postal_country | Landcode in het facturatieadres. Wanneer het facturatieadres leeg is, dan worden de gegevens van het correspondentieadres gebruikt. |
AuditCase kan gekoppeld worden aan meerdere administraties binnen Twinfield. Daarvoor kan bijvoorbeeld het veld "Administratieve eenheid" in de klantkaart gebruikt worden, maar in overleg met een consultant zijn andere opties mogelijk.