Klantregistratie - typen en klantstatus

De klantregistratie in AuditCase is bijzonder belangrijk voor het goed functioneren van de koppelingen.

Dit artikel is bedoeld om inzicht te geven hoe de structuur van de module AC Relatie is en op welke wijze de koppelingen van invloed zijn op de structuur. Deze handleiding is nadrukkelijk niet bedoeld om alle velden in de module AC Relatie te leren kennen.

Soorten klantregistratie in de Relatiemodule

Schematische weergave van typen klanten 

Opbouw van de klantkaart

Overzicht van de klantstatussen

Overzicht van relatiestatussen

 Soorten klantregistraties in de Relatiemodule

In AC Relatie kunnen 9 typen registraties gedaan worden:

1. Klant-Bedrijf: een bedrijf dat klant is van het kantoor. Een klant kan een van de verderop in dit artikel beschreven statussen hebben.
   • Doel registratie: Stamgegevens vastleggen aangevuld met meerdere additionele gegevens om een goed CRM te kunnen onderhouden met de klant. 
     Tevens worden deze gegevens gebruikt in koppelingen naar onder andere Portals, Uren pakketten, administratie pakketten en fiscale pakketten.
   • Voorbeelden: Philips NV. Eenmanszaak "De timmerwinkel", VVE "Het huisje" etc.
   • Extra informatie: Dit zijn 'entiteiten' met een rechtsvorm. Vanaf eenmanszaak t.m. BV/NV.
2. Klant-Persoon: de registratie van de natuurlijke persoon (particuliere klant / IB-Klant / DGA / Natuurlijke persoon). Een klant kan een van de verderop in dit artikel beschreven statussen hebben.
   • Doel registratie: Stamgegevens vastleggen aangevuld met meerdere additionele gegevens om een goed CRM te kunnen onderhouden met de klant. 
     Tevens worden deze gegevens gebruikt in koppelingen naar onder andere Portals, Uren pakketten, administratie pakketten en fiscale pakketten. 
   • Voorbeelden: Dhr. Jansen, Mevr. De Bakker
3. Relatie-Bedrijf: de registratie van het bedrijf dat een ‘relatie’ heeft met een of meerdere klanten of leverancier is van de eigen organisatie.
   • Doel registratie: Stamgegevens vastleggen aangevuld met meerdere additionele gegevens om een goed CRM te kunnen onderhouden met de klant. 
     De registratie kan gebruikt worden in 'brief aan derden' functies en voor het in kaart brengen van de 'periferie' van de klant (zie ook "Relatie bij Klant") 
   • Voorbeelden: KvK’s, inspecties, banken, advocaten, notarissen, etc.
4. Contactpersoon: een medewerker van de klant of de relatie waarmee het kantoor contacten onderhoud
   • Doel registratie: Een contactpersoon wordt vastgelegd als daarmee gecommuniceerd wordt (telefonisch, e-mail, papieren post). Tevens wordt de contactpersoon gebruikt in de Wwft registratie (bestuurder en UBO) en in Portals als inloggende gebruiker.
   • Voorbeelden: Dit kan een bestuurder van de klant zijn, of een bewindvoerder, maar ook een medewerker van de klant waar post of mails naartoe gestuurd worden.
   • Extra informatie: Een contactpersoon kan voorkomen bij de Klant-Bedrijf, Klant-Persoon en bij Relatie-Bedrijf.
5. Algemene aanschrijving: de registratie van algemene contacten bij een bedrijf. .
   Een algemene aanschrijving kan voorkomen bij klant-bedrijven en relatie-bedrijven.
   • Doel registratie: Een algemene aanschrijving wordt vastgelegd als daarmee gecommuniceerd wordt (telefonisch, e-mail, papieren post). 
   • Voorbeelden: Doorgaans wordt dit gebruikt voor registratie van “de directie”, “het secretariaat” etc
6. Relatie bij Klant: de registratie waarbij de onderlinge relatie tussen de klant van het kantoor en de relatie  kan worden vastgelegd. Hiermee kan een ‘koppeling’ gelegd worden tussen bijvoorbeeld Klant A en Bank X. 
   • Doel registratie: Relatie bij Klant verhoogt het inzicht in de ‘periferie’ van de klant en geeft daarmee mogelijkheden om met collega’s uit andere branches de klant te benaderen.
     Tevens wordt het mogelijk met deze registratie 'brief aan derden' te versturen. (Post namens de klant aan de relatie).
7. Locatie: Optioneel te gebruiken: Locatie geeft de mogelijkheid om onder één bedrijf meerdere vestigingen aan te geven. Bij contactpersonen en algemene correspondentie is het vervolgens mogelijk om deze niet alleen aan een klant te koppelen, maar ook aan een locatie. Door het gebruik van een lokatie krijgt een contactpersoon de adresgegevens van de locatie. Dit betreft zowel de vestigings-, als de correspondentieadresgegevens als de algemene communicatiegegevens zoals het centrale telefoonnummer van de locatie.
   • Doel registratie: Een Locatie document wordt gebruikt als er communicatie per post naar de contactpersoon wordt gestuurd, waarvan bekend is dat het adres afwijkend is ten opzicht van de 'hoofd'locatie. Ook als de contactpersoon bereikt moet worden via een vast, locatiegebonden, telefoonnummer, wordt een Locatie gebruikt. 
   • Voorbeelden: Philips N.V is klant met als 'hoofdlocatie' Amsterdam. Maar contactpersoon bevindt zich op de vestiging Eindhoven. Dan is Philips N.V. in Amsterdam de Klant en Eindhoven de Locatie.
   • Extra informatie: Een Locatie registratie is niet verplicht. Ook als er wel Locaties geregistreerd zijn, is het op de Contactpersoon en Algemene aanschrijving niet verplicht om ook te gebruiken.

Schematisch weergegeven:

N.B. De verbinding van Klant-Persoon naar Klant-Bedrijf is met een stippellijn weergegeven omdat deze optioneel is. Locatie is gearceerd weergegeven omdat deze optioneel is.
 

Een contactpersoon en een algemene aanschrijving kunnen nooit los voorkomen en moeten altijd aan een bedrijf of persoon verbonden zijn.

Opbouw van de Klant-Bedrijf klantkaart

De klantkaart bevat alle gegevens die voor een klant kan worden vastgelegd. Voor een Klant-bedrijf wordt een verdeling gemaakt in tabbladen om de gegevens bij elkaar te groeperen.

Bedrijf: Op dit tabblad worden alle basis gegevens van de klant beheerd verdeeld in meerdere ‘blokken’.

• Algemeen met daarin de klantnaam en klantnummer
• Correspondentie en Mailingen waar wordt opgegeven welke correspondentiegroepen zijn toegewezen aan de klanten en of de klant kan worden meegenomen in mailingen
• Contactgegevens zoals algemene telefoon-, fax en e-mail gegevens en websiteadres maar ook vestigings- en correspondentieadressen

Intern: Op dit tabblad worden de gegevens beheerd die noodzakelijk zijn om de klant binnen het eigen kantoor goed te administreren. 

• Kantoor bij welke vestiging, organisatie hoort de klant.
• Opdrachten bevat de informatie die betrekking heeft op de soorten werk die voor de klant gedaan worden. U kunt aan support vragen om nieuwe een nieuw type opdracht aan de opdrachtlijst toe te voegen.
• Horizontaal toezicht: bevat de registratie van het horizontaal toezicht.
• Dienstverleningsvoorwaarden: bevat de registratie van het versturen naar de klant van de dienstverleningsvoorwaarden
• Facturatie bevat het factuuradres voor de klant, maar ook het debiteurnummer.
• Werkstop kan gebruikt worden om aan te geven of er een werkstop op de klant van toepassing is.

Debiteurenkaart (optioneel) kan gebruikt worden om bij één klant extra organisaties/disciplines toe te wijzen met desgewenst een eigen debiteurnummer. 
N.B. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar indien Alure als tijdschrijf toepassing gekoppeld is aan AuditCase

Medewerkers bevat een aantal medewerkers van het kantoor die aan deze klant werken, zoals de verantwoordelijke vennoot, declarant en relatie eigenaar

Wwft bevat alle gegevens die voor de Wwft geregistreerd kunnen worden die betrekking hebben op een Klant-Persoon.

Algemeen: Op dit tabblad zijn klantgerelateerde gegevens te vinden die niet vakspecifiek zijn.

• Accountancy Met daarop de registratie van de KvK gegevens.
• Structuur waarop de Groepsstructuur kan worden opgegeven.
• WTA waarop wta gerelateerde gegevens van de klant worden vastgelegd
• Banken waarin tot maximaal 6 bankrekeningnummers met BIC/Swift code vastgelegd kan worden.
• Opvolging en overname op de bedrijfsopvolging geregeld is
• EMIR-Derivaten Maakt de klant gebruik van EMIR - Derivaten
• Diversen registratie van statutaire gegevens en boekhoud gerelateerde klantinformatie

Fiscaal Het tabblad waarop diverse fiscaal gerelateerde waarden worden vastgelegd, zoals het RSIN, OB en LH nummer

Beheer: Het beheer tabblad bevat informatie over de status van de registratie van de klant in AuditCase.

• Koppelingen Welke koppelingen naar andere pakketten zijn aanwezig en is deze klant naar een of meerdere van deze pakketten gekoppeld.
• Koppelingen administraties
  
• Actualiteit wanneer zijn de klantgegevens voor het laatst door het kantoor gecontroleerd op het actueel zijn.
• Dossier Welke klantdossier is gekoppeld aan de klant.
• Uitgebreide Log l
• Log
• Algemeen  Hier wordt logging van de mutatiegeschiedenis getoond en kan een klant gemarkeerd worden voor verwijderen. 

Opbouw van de Klant-Persoon klantkaart

De klantkaart bevat alle gegevens die voor een klant kan worden vastgelegd. Voor een Klant-Persoon wordt een verdeling gemaakt in tabbladen om de gegevens bij elkaar te groeperen. De opbouw is vergelijkbaar aan de Klant-bedrijf.
N.B. De afwijkingen zullen hieronder benoemt worden.

Persoon: Op dit tabblad worden alle basis gegevens van de klant beheerd verdeeld in meerdere ‘blokken’.

• Algemeen waarin de algemeen klantgegevens
• Persoonsgegevens waarin de privé naam gegevens van de klant zijn opgenomen
• Correspondentie ter bepaling van de tenaamstelling en adressering van zowel post als e-mail
• Privégegevens met daarin de privé communicatiegegevens, zoals telefoon, e-mail en thuisadressen
• Bedrijfsgegevens waarin de klant-persoon optioneel gekoppeld kan worden aan een klant-bedrijf, zodat de adresgegevens van de klant-bedrijf gebruikt kunnen worden om de post naar het bedrijfsadres te sturen.
• Partnergegevens waarin de gegevens van de levenspartner opgenomen kunnen worden. Ook deze kunnen gebruikt worden in de tenaamstelling van postlegd worden.

Klantstatus

Op de klantkaart voor een Klant-Bedrijf en voor een Klant-Persoon bevindt zich een klantstatusveld.  Deze komen overeen met de verschillende statussen die in de module AC Relatie beschikbaar zijn.

• Suspect een mogelijke toekomstige klant waarvan wel de naam bekend is, maar waarmee nog geen contacten zijn gelegd.
• Prospect een mogelijke toekomstige klant waarmee ook reeds contact gelegd is en gesprekken mee gevoerd worden.
• Klantacceptatie. Klik hier voor meer informatie
  • Klantacceptatie-concept een toekomstige klant waarmee gesprekken gevoerd worden en die klaar gezet wordt om daadwerkelijk klant te gaan worden
  • Klantacceptatie-ter goedkeuring een toekomstige klant die klaar gezet is, maar nog door een klantgoedkeurder geakkordeerd moet worden of deze daadwerkelijk klant mag worden
  • Klantacceptatie-centrale administratie een toekomstige klant, die is goed gekeurd, maar waarvan de laatste registraties gecontroleerd moeten worden. Dit is doorgaans ook het stadium dat de klant wordt aangemaakt in niet aan AuditCase gekoppelde systemen.
• Klant
• Geen klant meer, GKM, ex-klant

Op het veranderen van klantstatussen zijn rechten van toepassing. Niet iedereen heeft het recht een suspect/prospect/klantacceptatie/klant/geen klant meer (verder te noemen “Klant”) van status te wijzigen of te zien.

Doorgaans gebeurd het omzetten van een klantstatus middels het veld klantstatus op de klantkaart. Tijdens het klantacceptatieproces gebeurd het echter via de actieknoppen op de klantkaart, omdat er dan aanvullende autorisatie is ingeregeld en extra informatie wordt bijgehouden in een log.

Relatieregistratie/Relatiestatus

• Relaties zijn bedrijven en personen die geen klant zijn bij het kantoor. Deze kunnen leverancier zijn van de klanten van het kantoor of dienstverleneners aan de klanten van het kantoor. Denk daarbij aan banken, kvk kantoren, inspecties etc.
• Dienstverleners eigen organisatie is een relatie uit de voorgaande categorie, maar gemarkeerd in de relatiekaart dat het ook een leverancier/dienstverlener voor het eigen kantoor is.