Inleiding
De registratie van acquisities wordt bijgehouden in de module 'Taken en acquisitie'. Om te beginnen zijn er enkele definities van terminologie zoals deze binnen AuditCase gehanteerd wordt:
- Suspects/Prospects/Klanten/Geen Klant Meer: dit zijn de belangrijkste statussen die klanten mogelijkerwijs doorlopen. In al deze statussen is het mogelijk om acquisities te registreren.
- Acquisities: dit zijn registraties van één of meer concrete acties die bij/voor klanten lopen en waar opvolging ofwel bewaking op nodig is.
Acquisities raadplegen
Er zijn twee manieren om acquisities te raadplegen in AuditCase:
- Vanuit de startpagina (zowel via de persoonlijke- als de klantweergave). Zie onderaan in dit artikel.
Hier worden alle actieve registraties getoond. Door op een regel te klikken kan het acquisitieformulier geopend worden.
- Vanuit overkoepelend perspectief: open in het hoofdmenu onder AuditCase – Acquisitiemodule:
Hier zijn alle registraties over alle suspects/prospects/klanten te zien in de verschillende overzichten:
Toelichting van de selecties in de overzichten
- Acquisitie dashboard: geeft een visueel overzicht van de acquisitie binnen het bedrijf over verschillende categorieën.
- Acquisities per fase: alle registraties gecategoriseerd op fase van de acquisitie. Totalen per kantoor en fase.
- Acquisities per klant: alle registraties gecategoriseerd op klantnummer/naam. Totalen per klant.
- Acquisities reden afwijzing: overzicht van afwijzingen en redenen.
- Actuele acquisitie: de acquisities die nog een verder vervolgactie kennen. Totalen per kantoor en periode.
- Actuele acquisitie volgen: de acquisities waar een vervolgactie voor klaar staat, gesorteerd op datum opvolgactie.
- Actuele prospects: alle registraties gecategoriseerd op klantnummer/naam alleen voor prospects.
- Actueel per medewerker: overzicht van alle open acquisitie per medewerker.
- Geen klant meer: alle registraties gecategoriseerd op klantnummer/naam alleen voor gkm-ers.
- Omzetprognose: de totale omzetprognose voor nog actuele acquisities gecategoriseerd per kantoor. Totalen per kantoor.
- Sales funnel: overzicht per fase
Registratie
Toelichting bij de registratie van een acquisitie:
- Discipline: het vakgebied waar de acquisitie betrekking op heeft
- Datum eerste contact: datum veld, kan gebruikt worden om doorlooptijden te onderzoeken
- Omzetprognose: bedrag in euro’s met de inschatting voor de omzet voor uw kantoor
- Slagingskans: indicatie van de waarschijnlijkheid dat het een opdracht wordt
- Volgende actie: de beschrijving van de eventuele vervolgactie. De acties die beginnen met code A9 worden gezien als ‘eindstadium’ voor sommige overzichten (bv. Geen – niet gekregen, Geen – gevallen). De rest van de acquisities blijft actueel
- Fase: dit veld wordt automatisch gevuld door het vullen van de volgende actie. In de tabellendatabase zijn alle volgende acties gekoppeld aan een fase. In omschrijving2 wordt de code van de bijbehorende fase geregistreerd
- Datum volgende actie: datum veld, kan gebruikt worden om te monitoren wanneer een volgende actie gedaan dient te worden
- Kanaal van verkrijging lead: via welke klant of relatie is deze acquisitie gestart
Het is hier ook mogelijk om hier uit een lijst voorgedefinieerde mogelijkheden te kiezen. - Datum offerte: datum veld, kan gebruikt worden om te monitoren of er gereageerd wordt op uitstaande offertes
- Beschrijving - voeg datum en naam in: opmerkingen tijdens het acquisitietraject kunnen hiermee eenvoudig geregistreerd worden ter referentie later in het salestraject
Taken en acquisitie vanaf de startpagina
Tab 'Taken en acquisitie'. Alle acquisitie documenten staan nu tussen de taken in de juiste volgorde. Doordat de acquisities meer geïntegreerd zijn in taken zijn er extra functionaliteiten bijgekomen.
- Het is mogelijk om een acquisitie, net als een taak te archiveren naar het dossier
- Het is mogelijk om 'labels' toe te voegen aan een acquisitie
- Er kunnen nu meer medewerkers opgenomen worden in het veld 'Actie door'
- Er kunnen bestanden opgenomen worden in een acquisitie
- Er kan een dossierstuk gekoppeld worden in een acquisitie
Acquisitie openklappen
Wanneer u op de witregel naast de naam van het acquisitie document klikt, klapt deze open met extra informatie. Een eventuele link naar een dossierstuk kan hierdoor direct geopend worden, er kunnen labels aangepast worden en de toegevoegde bijlage wordt getoond.
De uiterste datum wordt ook getoond, er staat een uitroepteken voor de datum wanneer de datum is verlopen.
Acquisitie archiveren.
Wanneer u de acquisitie wilt opslaan in het archief van een klant, dan kunt u dat aangeven wanneer u de acquisitie aanmaakt of wanneer u deze wijzigt. Door achter 'Opslaan in dossier' 'ja' aan te vinken komt er de mogelijkheid om een locatie te kiezen voor het opslaan.
Labels toevoegen
Het is ook mogelijk om labels aan de acquisitie toe te voegen zodat u deze makkelijker kunt categoriseren. Wanneer u bij de taken en acquisitie kiest voor 'op label' krijg u een gecategoriseerd overzicht van all labels. Door op een categorie te klikken klapt deze open.
Bestanden toevoegen
Het toevoegen van een dossierstuk kan door op de naam van het acquisitie stuk te klikken. Vervolgens kunt u klikken op 'wijzigen' en klikken op 'Bestand(en) toevoegen of simpelweg het bestand er naartoe slepen.
