In AuditCase kan gebruik gemaakt worden van e-mail sjablonen om e-mails aan te maken.
Om met sjablonen te werken, moet deze opgenomen worden in de Sjablonen database. Deze is te vinden onder het AuditCase menu in de startpagina.
Per sjabloon kunnen er veel instellingen aan/uitgezet worden. Dit wordt toegelicht in dit artikel: Een Microsoft Office sjabloon toevoegen aan AuditCase
Nieuw sjabloon.
Klik rechts boven op 'acties' en vervolgens op 'sjabloon' om een nieuw sjabloon aan te maken.
Om een e-mail sjabloon te maken wordt op het tabblad Algemeen in het veld Template type gekozen voor E-mail.
Tip: Indien na het kiezen van 'E-mail' het tabblad Mail template niet zichtbaar is, klikt u een keer op de knop "Bewaren" en opent de sjabloon 1 keer opnieuw.
In het tabblad Mail template kan de e-mail sjabloon samengesteld worden. Daarbij kan uit de lijst Velden invoegen gekozen worden welke AuditCase velden opgenomen moet worden in de e-mail.
De volledige lijst van beschikbare velden staat hieronder:
| [RelaDocCompleteNameAREBT] | aanhef contactpersoon/klant |
| [Sender] | Afzender |
| [DatumBT] | Datum |
| [SF] | Functie afzender |
| [2_getLinkedIn] | LinkedIn URL |
| [4_AcProfileField1] | Ondertekening Vrij veld 1 |
| [ACSignEnd] | Ondertekening: Afsluiting |
| [ACemail] | Ondertekening: E-mailadres afzender |
| [AuditCaseFunction] | Ondertekening Functie |
| [ACGroup] | Ondertekeing Groep/afdeling |
| [ACMobile] | Ondertekekening: Mobiel nummer |
| [AuditCaseSign] | Ondertekening: Ondertekenen met |
| [OurRefPOBT] | Referentienummer |
| [Afzender] | Sender |
| [2_getTwitter] | Twitter URL |
| [1_Description2TA] | Vesgtiging adres |
| [1_Description3TA] | Vestiging corr. adres |
| [1_Description4TA] | Vestiging corr: postcode plaats |
| [1_Description8TA] | Vestiging email adres |
| [1_Description7TA] | Vestiging faxnummer |
| [1_Description1TA] | Vestiging organisatienaam |
| [1_Description6TA] | Vestiging telefoonnummer |
| [3_Description1TA] | Voettekst regel 1 |
| [3_Description2TA] | Voettekst regel 2 |
| [3_Description3TA] | Voettekst regel 3 |
| [3_Description4TA] | Voettekst regel 4 |
| [3_Description5TA] | Voettekst regel 5 |
Het is ook mogelijk om afbeeldingen op te nemen in het e-mail sjabloon. Dit wordt gedaan door de afbeelding op een publiek toegankelijke plaats op uw website te zetten en dan een link toe te voegen aan het e-mail sjabloon naar die afbeelding middels de knop Afbeelding.
Kopiëren.
De eenvoudigste werkwijze voor het maken van een nieuw mailsjabloon is vanzelfsprekend het kopiëren van de inhoud van een goed werkend sjabloon naar een nieuw gemaakt sjabloon. Deze inhoud kan na het plakken worden aangepast en uitgebreid naar eigen inzicht (zie ook onder geavanceerd).
Tip: In de editor zit een knop om het invoerscherm te maximaliseren.
Geavanceerd
HTML
In tegenstelling tot de editor in de module uitgaande correspondentie, stelt de editor in de module AuditCase sjablonen u ook in staat om HTML op te nemen in het e-mail sjabloon. U kunt dit doen door de knop Bron te klikken.
Kopiëren van complexe e-mail opmaak
Bij e-mail sjablonen met veel verschillende stijlen, afbeeldingen, kleurgebruik en/of afwijkend lettertype gebruik is het aan te raden de HTML code te kopiëren om te voorkomen dat per ongeluk een essentiële HTML code niet wordt mee gekopieerd, waardoor het eindresultaat niet is wat ervan verwacht wordt.
Klik hiertoe voor het kopiëren eerst op de Bron knop. De dan zichtbaar gemaakte HTML tekst kan met CTRL-A geselecteerd worden en met CTRL-C gekopieerd worden. Eventueel kan een tussenstap gemaakt worden door deze tekst in het Windows Kladblok te plakken.
Klik in het nieuwe AuditCase e-mail sjabloon eerst weer op de Bron knop en dan kan de HTML tekst geplakt worden in het tabblad Mail template. Door de Bron knop weer 'uit' te klikken, wordt de normale mail opmaak weer getoond.
Om sneller te kunnen zien wat voor soort sjabloon het betreft en welke bijlagen aan het sjabloon gekoppeld zijn, is de samenvatting van dit type documenten uitgebreid: