AuditCase ondersteunt het gebruikt van meer dan één postboek. In theorie is het aantal onbeperkt, maar het blijkt het best werkbaar om het aantal zo laag mogelijk te houden.
Redenen om toch meer dan één postboek voor uitgaande en/of inkomende correspondentie te hanteren kunnen zijn:
- meerdere vestigingen met per vestiging een eigen secretariaat
- afgeschermde postboeken voor b.v. interne kantoorzaken
Het inrichten van meerdere postboeken wordt door Change to Comm verzorgt. Overigens is het aan te raden om zowel een extra-uitgaand als een extra-inkomend postboek aan te maken als er een extra noodzakelijk is.
Het gebruik van meerdere postboeken.
Doorgaans loopt het aantal postboeken min of meer parallel aan de vestigingen dat binnen AuditCase gedefinieerd is. Dit is ook het uitgangspunt voor de toelichting op de werking in de rest van het artikel. Deze parallel is echter niet noodzakelijk en voor de toelichting in dit artikel heeft dat ook geen consequenties.
Opgeven van welke postboeken de inhoud getoond wordt.
Hoewel het in AuditCase mogelijk een onbeperkt aantal postboeken te definiëren, is het niet mogelijk meer dan vijf gelijktijdig te raadplegen en te benaderen. Welke dit zijn wordt door de gebruiker zelf bepaald.
Bij de persoonlijke instellingen wordt getoond voor welke vestigingen op dat moment gewerkt wordt. Dit is de actieve vestiging. In het voorbeeld hierboven zijn "Amersfoort" en "Barneveld" de actieve vestiging.
De lijst met vestigingen kan aangepast worden door te klikken op Wijzigen... waarna in het volgende dialoogvenster extra vestigingen gekozen kunnen worden tot een maximum van 5 vestigingen.
Indien Wageningen ook geselecteerd wordt zal AuditCase de inhoud van alle drie de postboeken tonen (zowel uitgaande als inkomende correspondentie).
AuditCase laat dus de inhoud van alle geselecteerde postboeken zien in de tabbladen Uitgaand en Inkomend op zowel Mijn Startpagina als op het klantniveau.
Opgeven met welk postboek gewerkt wordt.
Bij het maken van uitgaande correspondentie zal AuditCase het document maken in de actieve vestiging.
Als gebruiker heb je daar controle over omdat je op het moment van het aanmaken van een mail of correspondentie, een postboek kan kiezen:
Openen van de modulen Uitgaande correspondentie en Inkomende correspondentie.
Linksboven geeft AuditCase toegang tot de verschillende modulen. Daar is ook de uitgaande en inkomende correspondentie opgenomen. Dit is met name bedoeld voor secretariaten die alle uitgaande correspondentie moeten monitoren en gescande inkomende correspondentie moeten verwerken.
De verschillende postboeken zijn daar terug te vinden om ze afzonderlijk te openen.
N.B. In sommige omgevingen (m.n. met veel en/of afschermde postboeken) is het menu ingericht op een manier waarbij alleen de postboeken getoond worden van de geselecteerde vestigingen in de persoonlijke instellingen. Hierdoor blijft de lijst met postboeken beperkt en is de kans op het benaderen van postboeken waar men niet bij kan kleiner.
Tip: Indien de lijst met geselecteerde vestigingen bij de persoonlijke instellingen gewijzigd is, moet de webbrowser opnieuw gestart worden om deze wijziging ook in het AuditCase modulen menu te reflecteren.
Voor meer informatie over het aanmaken van uitgaande correspondentie en de ondertekening hiervan kunt u het artikel; aanmaken van uitgaande correspondentie bekijken.