Klantacceptatie procedure

AuditCase kent een workflow voor het aanvragen en goedkeuren van klanten voordat ze daadwerkelijk klant mogen worden.

Hierin heeft het kantoor de mogelijkheid zelf de invulling van de verschillende stappen te bepalen en de bijbehorende documenten vast te leggen in het dossier. Deze documentatie blijft uiteraard bij de klant zodra deze klant wordt, maar ook als de klantaanvraag wordt afgewezen.

Onderaan dit artikel staan de stappen in het kort in een tabel opgenomen met een omschrijving en de groep die deze actie uitvoert / mag uitvoeren.

Aanmaken suspect / prospect

De eerste stap in het proces is doorgaans de registratie van een suspect of prospect. Standaard is de beginstatus bij het aanmaken van een 'klant': Prospect. En zodra de prospect wordt opgeslagen wordt er ook direct een dossier aangemaakt waarin de documenten / bestanden kunnen worden opgeslagen. 

Fase klantaanvraag aanmaken

In deze fase worden alle gegevens van de klant verzameld en vastgelegd op de klantkaart (en in het dossier) en worden contactpersonen geregistreerd. In deze fase zal veelal ook de Wwft controle en registratie plaatsvinden en de kantoor specifieke checklist indien aanwezig.

Deze fase kan op meerdere manieren bereikt worden. O.a. vanuit de suspect of prospectfase kan naar Klantaanvraag gegaan worden, maar het is ook mogelijk om meteen in de klantaanvraag status te starten.

Er zijn twee belangrijke velden in deze fase.

• Klantstatus: Dit veld geeft de actuele klantstatus aan.
• Goedkeurder: In dit veld moet de naam van de persoon opgegeven worden die de klantaanvraag beoordeeld of alles goed gevuld is en of deze klantaanvraag niet tegen de regels van het kantoor is om klant te worden.

Zodra alles goed is gevuld kan de klantaanvraag voorgelegd worden aan de klantgoedkeurder. Dit wordt gedaan door de actie "Klant aanvragen".

Fase ter goedkeuring

De aangevraagde klant is voorgelegd aan de klantgoedkeurder. Deze heeft een notificatie ontvangen. De klant kan in de module Relatie ook teruggevonden worden in de weergave Klantacceptatie\Ter goedkeuring.

Conform de workflow heeft de klantgoedkeurder een paar opties om de klantacceptatie workflow verder te laten lopen.

• Goedkeuren: Alles is correct, er zijn geen bezwaren om de klant verder te accepteren.
• Afkeuren: Deze klantaanvraag wil het kantoor niet accepteren. De reden hiervoor kan in het dossier vastgelegd worden. Met deze keuze wordt het klantacceptatie proces gestopt.
• Ter goedkeuring CO: De klantgoedkeurder twijfelt en legt de aanvraag ter goedkeuring voor aan de Compliance Officer. De Compliance Officer kan dan op een vergelijkbare manier als de goedkeurder besluiten over het wel of niet accepteren van de klantaanvraag.

Fase Centrale administratie (naar klant)

In deze fase krijgt een centrale groep mensen de mogelijkheid om de laatste zaken te regelen voordat de geaccepteerde klant ook daadwerkelijk de status klant krijgt.

Denk daarbij aan het toewijzen van het klantnummer als dat niet reeds is toegewezen, maar vooral ook aan het aanmaken van de klant in andere, niet met AuditCase gekoppelde pakketten.

Zodra de centrale administratie deze dingen gedaan heeft, kan de klant ook in AuditCase de status Klant krijgen.

Belangrijk: in meerdere koppelingen vanuit AuditCase naar andere pakketten is het zodanig ingeregeld dat vanaf de status Klant de klant ook daadwerkelijk gaat meelopen. Voor deze status zal de klant nog niet beschikbaar zijn in die pakketten. 

Klantaanvraag stappen

Onderstaande stappen worden doorlopen in de (kortste) route van de klantaanvraag.

 * CO Compliance Officer.