AuditCase kent de functie van brief aan derden in geval het een poststuk van het type brief betreft.
Bij een brief aan derden wordt een brief geschreven gericht aan een 'derde' zoals bijvoorbeeld de belastingdienst, de bank, de notaris etc, zodat het adres en de aanhef van de derde op de brief wordt geplaatst, maar er wordt gestart vanuit de klant en de brief komt ook in het dossier van de klant te staan.
Om een brief aan een derde te kunnen maken is het noodzakelijk vooraf aan te geven wie 'de derde' is. Dit kan op meerdere manieren gedaan worden.
Dit is beschreven in het artikel Koppelen 'derde' voor de brief aan derde functie
Aanmaken brief aan derde
Dit artikel gaat over het maken van de brief aan derden.
Start maken brief
Het starten van het aanmaken van een brief aan derden is gelijk aan het starten van een normale brief.
Kies het gewenste sjabloon
Bij het kiezen van het sjabloon moet gekozen worden voor een sjabloon dat is ingericht als een brief aan derden. Het is handig dit te laten blijken in de naam van het AuditCase brief sjabloon.
Kies de derde waar de brief heen moet
Hierdoor zal in AuditCase een extra stap in het proces van het aanmaken van de brief worden toegevoegd, waarin de derde gekozen kan worden.
Indien van de gekozen derde ook een contactpersoon bekend is, kan ook deze nog gekozen worden, zodat de ter attentie van in het adres correct gevuld wordt.
Kies de dossierlocatie
Na het kiezen voor de derden en de eventuele contactpersoon kunt u kiezen waar in het dossier de brief opgeslagen mag worden. Na dat u de dossier locatie gekozen heeft kunt u klikken op aanmaken en de brief kan worden aangemaakt en eventueel aangepast worden.
De gevulde brief
Bij het genereren van de brief zal AuditCase het juiste adres automatisch overnemen.
In bovenstaand voorbeeld is het adres geplaatst en is de naam van de klant opgenomen in de brief.
Het vervolg
Daarna is de verwerking van de brief gelijk aan die van een normale brief.
Tip:
De brief wordt opgeslagen in het klantdossier van de klant (in bovenstaand voorbeeld het klantdossier van Bookstore Holding). Indien de brief ook in het dossier van de derde moet worden opgenomen kan gekozen worden om de brief in extra dossiers op te slaan op het tabblad waar het sjabloon gekozen is.
Extra informatie
Niet alle sjablonen zijn bruikbaar als brief aan derden. Dit wordt per sjabloon opgegeven. Dit is beschreven in het artikel Instellen van een brief aan derde