In AuditCase is de module Taken beschikbaar om taken aan te maken waaraan een uitvoerder en eigenaar kunnen worden gekoppeld (deze zijn als gebruiker geregistreerd binnen AuditCase). Het is hierbij mogelijk om een klant en eventueel dossierstuk te koppelen zodat ze in het beginoverzicht van de klant te zien zijn. Ook kunnen er notificaties worden verzonden zodat de gebruiker op een naderende einddatum wordt geattendeerd. Deze notificaties komen via het notificatiecentrum (met het klokje) en eventueel per email.
Taken aanmaken
Een taak kan op verschillende plekken in AuditCase worden aangemaakt. In de startpagina kan dit gedaan worden via het acties menu. Ook is het mogelijk om vanuit het klant perspectief een taak aan te maken of vanuit een inkomend correspondentie stuk waaraan deze taak dan wordt gekoppeld.
Wanneer een taak wordt aangemaakt verschijnt onderstaand formulier waarop de gegevens van de taak worden opgenomen.
De verschillende velden hebben als voornamelijke doel om de taak te tonen in verschillende overzichten. Enkele velden hebben nog een functie op andere plekken of behoeven extra uitleg:
- Startdatum:
De datum wanneer de taak moet starten, deze kan gebruikt worden in de configuratie van de notificatie (verderop in dit artikel worden notificaties behandeld); - Uiterste datum:
De datum waarop de taak afgerond moet zijn. Op basis van deze datum wordt de taak ook in het tabblad 'Taken en acquisities' getoond en ook hierop kunnen de notificaties worden ingericht; - Uitvoerder:
De persoon die de taak uitvoert, deze persoon (en de eigenaar) mogen de taak ook wijzigen en lezen. De taken waar je uitvoerder op bent worden in het overzicht/tabblad 'Uitvoerder' getoond. - Eigenaar:
De persoon die de taak aanmaakt / beheert. Deze persoon mag de taak (net als de uitvoerder) wijzigen en lezen. De taken waar je eigenaar op bent worden in het overzicht/tabblad 'Eigenaar' getoond.
Aantekeningen binnen taken/acquisitie en tijdstempel
Op het tabblad beschrijving kan de voortgang van de taak kort beschreven worden. Met een druk op de knop wordt er een datum-tijdstempel toegevoegd aan de aantekening.
Basis autorisatie
De autorisatie in taken is vrij eenvoudig. De persoon die de taak aanmaakt, de eigenaar en uitvoerder mogen de taak wijzigen en verder mag iedereen de taak zien.
| Status | Lezen en wijzigen | Extra lezers |
| alle statussen | auteur, uitvoerder, eigenaar (en systeemrollen) | [AuditCase Allen] * |
* Een gewenste inrichting kan zijn dat de lezers ook beperkt worden (tot alleen uitvoerders en eigenaars)
Taken overzicht
De verschillende taken die je in behandeling hebt worden getoond op het tabblad 'Taken en acquisitie'
In het persoonlijke perspectief worden al je taken getoond, in het klant perspectief de taken waaraan de betreffende klant gekoppeld is. Er zijn onder het tabblad 'Taken' twee tabbladen: 'Uitvoerder'en 'Eigenaar'.
Wanneer u op het pijltje klikt bij uitvoerder of eigenaar kunt u de weergaven ook categoriseren op bijv. label of categorie.
Taken Gereed
In bovenstaand takenoverzicht ontbreken de taken die op gereed staan. Taken met de status gereed en taken met status geanulleerd worden iedere dag om 22:30 naar het jaararchief gecopiëerd. Zie ook schema automatische verwerking. Tegelijk worden taken waarbij het vinkje "Opslaan in dossier" aangevinkt staat, opgeslagen in het dossier.
Taken notificaties
Via een dagelijkse actie worden notificaties verstuurd op basis van de configuratie van de taak. De volgende punten kunnen in de configuratie worden opgenomen.
- "Notificaties ontvangen per e-mail" aan/uit op het tabblad 'applicatie instellingen' van het persoonlijk profiel van de medewerker.
- Koppeling aan notificatie configuratie (een voor gedefinieerde notificatie tekst met links).
- Formule om te bepalen welke documenten de notificatie moet bevatten
- Het veld waar de notificatie naartoe moet (bijvoorbeeld Eigenaar of Uitvoerder)
- Datum waarmee bepaald wordt of documenten in de selectie vallen (inclusief dagen ervoor / erna)
Standaard staat deze configuratie ingericht (notificatie staat aan) en wordt er dagelijks een overzicht verstuurd van taken met de status 'nieuw' en 'in behandeling'. Hierbij wordt er gekeken naar de startdatum van de taak en worden de taken getoond met 30 dagen voor en 50 dagen na de startdatum. De ervaring leert dat de configuratie behoorlijk specifiek is en daarom hebben wij in de standaard uitlevering voor een ruime marge gekozen welke op verzoek dan ook aangepast kan worden.
Veel gestelde vragen:
- Is het mogelijk taken van AuditCase te koppelen aan Outlook en/of andersom?
Nee, dit is niet mogelijk. De taken die in AuditCase aangemaakt kunnen worden zijn gericht op het gebruik binnen AuditCase: zo kunnen bijvoorbeeld klanten en dossierstukken worden gekoppeld in een taak waardoor dit anders werkt dan taken in Outlook. - Is het mogelijk om een melding te ontvangen dat een taak over enkele dagen verloopt of verlopen is?
Het is mogelijk hier een notificatie voor in te schakelen. Deze wordt dan eenmaal per dag verstuurd naar iedereen die één of meerdere taken op zijn/haar naam heeft. - Is het mogelijk om een taak van/bij e-mails te maken?
Dit is mogelijk en staat beschreven in het artikel: Taak voor inkomende correspondentie aanmaken. en het artikel Taak voor uitgaande correspondentie aanmaken. - Is het mogelijk om een taak bij een notitie aan te maken?
Nee, dit is helaas (nog) niet mogelijk.