In dit artikel wordt beschreven hoe in de Inkomende Correspondentie module documenten worden toegewezen aan een klant en lezers.
Toewijzen Inkomende Correspondentie documenten
- Ga vanuit het menu naar de Inkomende Correspondentie module.
2 De module wordt geopend met aan de linkerkant de menu opties. Om IC documenten te verwerken wordt één van de opties onder 'Ingescand, openstaand' gekozen. Kies de optie 'overzicht'. Mocht u meer ruimte in het scherm nodig hebben dan kan het linkerpaneel dichtgeklapt worden door op het 'folder-icoon' te klikken.
Klik een van de klaarstaande documenten open. Naast een preview van het gescande document, verschijnen een aantal velden die gevuld kunnen worden, waardoor het gescande ingekomen correspondentiestuk wordt toegewezen
| Veld | Omschrijving |
| Referentienummer: | Uniek nummer voor het document. Wordt automatisch bepaald |
| Afkomstig van: | De afzender van het IC document. Deze wordt geselecteerd uit de relatiedatabase of er wordt een eigen waarde gekozen wanneer deze nog niet geregistreerd is. |
| Contactpersoon: | Eventueel de contactpersoon van het bedrijf / partij van de Afkomstig van. |
| Datum ontvangst: | De datum waarop het stuk is binnengekomen. Standaard op de datum van aanmaken. |
| Korte omschrijving: | Korte omschrijving van het stuk |
| Soort correspondentie: | Het type van het IC stuk. Hier wordt in sommige weergaven op gesorteerd. |
| Eerste lezer: | Hier wordt een collega geselecteerd die (evt. met behulp van een notificatie) attent wordt gemaakt op het document. |
| Extra lezers: | Hier kunnen extra collega's worden geselecteerd (als bij eerste lezer). |
| Dossier: | Om het document naar het dossier te archiveren kan hier de juiste informatie worden bepaald hiervoor: dossier en dossierstructuur. Dit hoeft niet hetzelfde te zijn als 'Afkomstig van' |
| Delen: | De gegevens om het document uiteindelijk ook op een portal beschikbaar te maken. |
- Wanneer het formulier volledig is ingevuld kan het worden opgeslagen door middel van de knop bewaren.
- Er is ook een mogelijkheid om direct het volgende document te verwerken. Door middel van de knop 'Volgende (#)' wordt het volgende document geopend om te verwerken.
Toegewezen inkomende correspondentie.
Wanneer de inkomende correspondentie in AuditCase is toegewezen kan het nog gearchiveerd worden. Dit wordt uitgelegd in het artikel: Handleiding: Inkomende Correspondentie - Archivering