Wanneer een man of vrouw (hierna te noemen: persoon) klant wordt bij het kantoor, wordt deze vastgelegd als een klant-persoon. Bij deze klant-persoon wordt vastgelegd wat zijn privé gegevens zijn zoals zijn naam, adressen en BSN.
Indien de persoon ook ondernemer is zal deze ook vaak verbonden zijn aan één of meerdere bedrijven (eenmanszaak tot en met BV's). In AuditCase wordt zo'n bedrijf geregistreerd als een klant-bedrijf. De persoon die verbonden is aan het klant-bedrijf kan vervolgens geregistreerd worden als een contactpersoon.
Daarmee hebben we dezelfde persoon tweemaal vastgelegd in AuditCase. Indien een persoon verbonden is aan meerdere bedrijven zal deze bij elk bedrijf afzonderlijk als contactpersoon geregistreerd worden indien daartoe noodzaak is.
Het antwoord op de vraag of het registreren bij iedere klant-bedrijf noodzakelijk is, is onder meer afhankelijk van het gebruik van klantportalen. O.a. bij Client-Online wordt de toegang tot de Cliënt door een Cliëntgebruiker geregeld door de contactpersoon registratie in AuditCase. Dit is toegelicht in dit support document: Klantregistratie koppeling met PinkWebEen andere goede reden om bij iedere klant-bedrijf de persoon als contactpersoon aan te maken is dat het kantoor communiceert (mail, telefoon, brieven) met dat bedrijf en de correspondentie in het klantdossier van die klant wil hebben èn de communicatie wil richten aan de juiste persoon, gebruikmakend van de (directe) telefoonnummers, e-mail adressen en fysieke adressen die bij die klant horen.
Koppelen aan hoofd(contact)persoon
Nu kent AuditCase een functie om de privé gegevens van een persoon over heel AuditCase heen synchroon te houden. Hiermee wordt dus bereikt dat onder andere de naamgegevens, het privé woon- en correspondentieadres, het privé e-mail adres en het privé mobiele nummer gelijk gehouden worden.
Deze functie heet "Koppelen aan hoofd(contact)persoon".
Hiermee wordt binnen AuditCase één registratie 'hoofd' gemaakt voor de vastlegging van de privé gegevens en de overige/andere registraties (personen) aan deze 'hoofd' volgen. Dus de wijziging van het privé correspondentieadres zal automatisch verwerkt worden naar de 'volgers'. Hiermee wordt heel veel dubbel werk voorkomen.
Daarnaast heeft het koppelen van een contactpersoon aan een 'hoofd' nog een zeer belangrijke functie in de koppeling van de klanten met PinkWeb (zie supportartikel dat hierboven reeds vermeld is).
Hoe werkt het?
Het vastleggen van deze koppeling gaat als volgt:
- Bepaal welke registratie het 'hoofd' moet gaan worden.
Het heeft de sterke voorkeur om de klant-persoon het 'hoofd' te laten zijn. Dit is de meest logische en best te volgen werkwijze. In principe is het ook mogelijk een contactpersoon het 'hoofd' te laten zijn, maar we adviseren dit uitsluitend toe te passen indien er geen klant-persoon aan te wijzen is als 'Hoofd'.
- Open de contactpersoon die 'volger' moet gaan worden. Laat de contactpersoon in lees-modus staan en kies onder de acties knop voor "Koppelen aan hoofd(contact)persoon"
- Zoek het vooraf bepaalde 'hoofd'. Dit gaat het eenvoudigst op klantnummer of zoeknaam.
- Sluit de vastlegging af door "Verder" te klikken.
Gekoppelde (contact)persoon aanmaken
Vanaf AuditCase versie 10.8 is er een alternatieve manier om deze koppeling vast te leggen. Deze stappen kunnen gevolgd worden wanneer er een nieuw contactpersoon direct als 'volger' moet worden aangemaakt.
- Bepaal welke registratie het 'hoofd' moet gaan worden. Dit is meestal, en bij voorkeur, een klant-persoon.
- Kies de actie 'aanmaken - gekoppelde contactpersoon'.
- Er wordt een nieuwe contactpersoon (bij een klant-bedrijf) aangemaakt die al direct een 'volger' is. Na het bewaren is de koppeling direct actief.
Schematisch weergegeven:
Na de registratie zal de 'volger' in de titel laten zien dat deze gekoppeld is aan een 'hoofd' en zal de 'hoofd' laten zien dat het een 'hoofd' is.
 |
 |
N.B. zoals veel verwerkingen in AuditCase is er ook een vertraging in het zichtbaar worden bij het 'hoofd' dat het een 'hoofd' is geworden. Dit proces wordt door AuditCase op de achtergrond afgemaakt.
Nadat een verbinding tussen 'volger' en zijn 'hoofd' gelegd is, zijn de privé gegevens die in de synchronisatie zijn opgenomen, niet meer te bewerken in de 'volger'. Uiteraard worden de bedrijfsgegevens van een contactpersoon niet gesynchroniseerd! Deze verschillen immers tussen de bedrijven waarvan de persoon contactpersoon is.
Mail naar gekoppelde contactpersonen: Zakelijk of privé.
Bij het overzetten van privé gegevens van hoofd-cp naar volger-cp neemt het mailadres een bijzondere plaats in. In het kopje "Correspondentie" op contactpersoonkaarten (en ook op klantkaarten) wordt immers gekozen of een klant benaderd kan worden via het bedrijfs-mailadres, of dat de klant benaderd mag worden via het privé mailadres.
Wanneer in de hoofdcontactpersoon de keuze voor mailadres op "bedrijfs" staat wordt het privé mailadres niet doorgegeven naar de volger-cp. Uiteraard wordt dit mailadres ook niet ter keuze aangeboden in de keuzelijst voor mailadressen in aangemaakte correspondentie naar deze hoofd-contactpersoon.
Wanneer in de volger-contactpersoon de keuze voor mailadres op "bedrijfs" staat wordt het geërfde privé mailadres van de hoofdcontactpersoon niet aangeboden in de keuzelijst voor mailadressen in aangemaakte correspondentie naar deze volger-contactpersoon.
Wanneer klanten hun privé mailadres gebruiken voor ontvangst van zakelijke mail is er dus risico dat dit adres wel ergens genoteerd staat, maar niet direct kan worden gevonden bij het aanmaken van mail.
Van volger-cp naar hoofd-cp en vice versa.
Bij een 'hoofd' en een 'volger' zijn onder de Acties knop extra functies beschikbaar gemaakt die bij 'normale' registraties niet zichtbaar zijn.
Bij het 'hoofd' is het mogelijk te navigeren naar zijn 'volgers' en bij de 'volgers' is het mogelijk naar het 'hoofd' te springen of de synchronisatiekoppeling te beëindigen.
 |
 |
Tip
Een tip voor het snel aanmaken van een gekoppelde contactpersoon (een 'volger' dus):
- Maak een contactpersoon aan bij de klant waar deze moet komen. Vul de verplichte velden met een x (of een andere eenvoudig teken)
- Sla de contactpersoon op
- Klik Acties - Koppel aan hoofd(contact)persoon
- Kies de gewenste hoofd en klik de "Verder" knop.
De privé gegevens van het gekozen 'hoofd' worden direct overgenomen in de 'volger' en de contactpersoon registratie kan worden afgemaakt.