Momenteel zijn een aantal 'gebeurtenissen' in te richten in AuditCase:

1. Wijziging van een klant:

Deze gebeurtenis reageert op een wijzing op de klantkaart op de volgende velden: de status van de klant, het verantwoordelijk kantoor van de klant of de type dienstverlening van de klant.

Met andere woorden: U kunt het inrichten wanneer er een nieuw klant geregistreerd wordt of juist wanneer er één weg gaat. U kunt het inrichten wanneer een klant naar een ander verantwoordelijk kantoor gaat of wanneer de dienstverlening aan uw klant veranderd.

2. Wijziging van een taak:

Deze gebeurtenis reageert op de wijziging van de taak op de volgende velden: de status, de uitvoerder, de eigenaar, het label of de categorie.

Met andere woorden: U kunt het inrichten dat wanneer een bepaalde taak nieuw aangemaakt wordt of juist afgesloten, U kunt inrichten dat wanneer de uitvoerder van een taak wijzigt of het label wordt aangepast, etc.

3. Controle op datum:

Deze gebeurtenis reageert op een bepaald datum veld in AuditCase. De volgende velden zijn momenteel mogelijk: de geboortedatum van een contactpersoon, de oprichtingsdatum van een bedrijf, de relatie sinds datum, de relatie einde datum, de datum registratie wwft, de datum legitimatie geldig tot, datum geregistreerd partnerschap en de geboortedatum van een partner.

U kunt vervolgens een schema instellen hoe vaak AuditCase moet controleren op deze data. Dus bijvoorbeeld iedere ochtend om 06:00 kunt laten kijken of er klanten jarig zijn en dan hier een gebeurtenis op inrichten.

4. Wijziging in ValidSign:

Deze gebeurtenis reageert op een wijziging in de status van een document dat via ValidSign is ingestuurd. Dit kan zijn wanneer een document is afgerond, afgekeurd of verlopen.

Met andere woorden: U kunt het zo inrichten dat er automatisch iets gebeurd in AuditCase wanneer er een nieuwe opdrachtbevestiging terugkomt uit ValidSign er dan direct een actie opgestart wordt.

5. Uploaden documenten in dossier via de api:

Als documenten worden geupload naar AuditCase via de api. Zoals gebeurt met CaseWare Working Paper documenten. Dan kan hier een actie aan worden gekoppeld zodat geautomatiseerd de eerste taak van een project wordt aangemaakt. 

Dit kan een start vormen voor een vooraf geconfigureerde interne workflow die aangestuurd wordt met taken. 

6. Taken voor periodieke opdrachten

Elk dag draait er een proces die controleert of er een configuratie aanwezig is voor het aanmaken van taken voor een specifieke opdracht die periodiek terugkomt. Zo kan voor een opdracht die jaarlijks terugkomt bijvoorbeeld worden ingericht dat deze aangemaakt moet worden. Een jaar later wordt deze taak opnieuw klaar gezet om te worden uitgevoerd. 

De taak wordt aangemaakt specifiek voor de klant waar die opdracht is vastgelegd. Na het configureren gaat alles automatisch.

U heeft in de applicatie volledige controle over de vulling van de velden. Zo kun u bijvoorbeeld bepalen wie de uitvoerder wordt, voor welke periode het geldt en wat de start en eind datum wordt van de taak. 

Omdat er zoveel mogelijkheden zijn kunt contact opnemen met ons voor ondersteuning in het opzetten van deze configuratie. 

Filters:

Natuurlijk wilt u zo specifiek mogelijk kunnen instellen dat er alleen maar activiteiten gebeuren bij heel specifieke zaken. Dus bijvoorbeeld niet bij het aanmaken van alle nieuwe klanten, maar alleen bij nieuwe klanten van vestiging X. Of niet bij het afronden van alle taken, maar alleen taken met een categorie "Samenstellen" of zelfs nog gecombineerd met een label "voorbereiding".

Dit zijn zogenaamde filters. Deze zijn afhankelijk van de gebeurtenis en zijn voor een wijziging op een klant en een taak dezelfde velden als waar de gebeurtenis op ingericht kan worden. Bij een controle op datum en ValidSign wordt de gekoppelde klant opgehaald en zijn de velden "klantstatus", "kantoor" en "type dienstverlening" weer beschikbaar om op te filteren.

Zie ook het voorgaande artikel over Automatische taken:  Introductie

Zie ook het volgende artikel over Automatische taken: Acties