Het WWFTregistratieproces in een klantdossier.

Handmatig

Het handmatig starten van de WWFT registratie wordt door de medewerker gedaan die de registratie gaat uitvoeren.

Dit wordt gedaan door de klant in AuditCase Start op te halen waarna onder de knop "Acties" gekozen kan worden voor "dossierstuk met WWFT registratie".

Deze actie maakt 2 documenten:

a. een dossierstuk t.b.v. WWFT
b. een taak gekoppeld aan de klant en aan het WWFT dossierstuk

De registratie

Het registreren van de WWFT informatie kan het eenvoudigst vanuit het WWFT dossierstuk gedaan worden.

Haal de klant op in AuditCase Start en open het WWFT dossierstuk.

In AuditCase Start heb je nu alle mogelijkheden om de registratie te doen.

Open de klantkaart door op de klantnaam te klikken. Vul hier het tabblad Intern\WWFT in.
Open de contactpersonen door op de contactpersoon naam te klikken. Vul hier het tabblad WWFT in.
Maak contactpersonen aan via de acties en vul het WWFT tabblad in.
Op het WWFT dossierstuk kunnen de bijlagen die bij de WWFT registratie horen worden opgenomen op het tabblad "Bestanden".
Op het WWFT dossierstuk kunnen op het tabblad Wwft de gewenste extra registraties gedaan worden.

N.B. het tabblad "vertegenwoorder en ubo" op de tab WWFT van het WWFT dossierstuk worden de actuele gegeven van de klantkaart en de contactpersonen getoond, zodat ook daar een overzicht is van de relevante gegevens.

Als de registratie compleet is dan moet de WWFT registratie ter goedkeuring worden aangeboden:

Dit wordt gedaan door op het Wwft dossierstuk te kiezen voor de actie: "indienen ter goedkeuring".

Het goedkeuren

De goedkeurder heeft de WWFT registratie in zijn takenlijst gekregen en heeft er ook een e-mail notificatie van ontvangen.

De beoordeling de registratie kan ook weer het eenvoudigst vanuit het WWFT dossierstuk gedaan worden.

Als de goedkeurder akkoord is, dan kiest de goedkeurder voor de actie "goedgekeurd" op het WWFT Dossierstuk.

Het WWFT dossierstuk wordt definitief gemaakt en de taak wordt automatisch gereed gemeld.

Eindresultaat

Het definitief maken van een Wwft dossierstuk zorgt ervoor dat het dossierstuk niet meer muteerbaar is.

Tevens maakt deze actie een 'momentopname' van de gegevens in de klantkaart en contactpersonen (zijnde bestuurder en/of UBO) en slaat dat op in het Wwft dossierstuk.

De gegevens van deze momentopname worden vanaf dit moment getoond in het tabblad "WWFT\vertegenwoorder en ubo".

Dit betekent dat altijd de gegevens van het moment van definitief maken worden getoond. Ook al wijzigt men de CRM gegevens, de Wwft registratie blijft ongewijzigd!

Het definitief maken zorgt er ook voor dat in de klantkaart een link op het WWFT tabblad wordt geplaatst naar het WWFT dossierstuk en dat de registratiedatum wordt gevuld, zodat het volgende jaar tijdig een nieuwe WWFT registratie wordt opgestart.

WWFT annuleren

Zoals in dit document is beschreven, bij het aanmaken een nieuwe Wwft registreren wordt ook een taak aangemaakt. Wanneer een Wwft registratie afgerond is, dan wordt de bijbehorende taak ook afgesloten.
Het kan voorkomen dat de koppeling tussen deze twee kwijt geraakt wordt. Of behoefte is om De Wwft te annuleren.
Vanaf versie 19.1 is een actie toegevoegd voor de beheerder gebruikers om ze te annuleren.