Zoek de klant waarvoor u een dossierstuk wilt aanmaken. Dit kan via de Zoekbalk links boven in het scherm of via het overzicht de Laatste 15 Bekeken.
Startpagina: Tabblad dossier
Zoeken naar en het selecteren van een dossierstuk kan via het dossier tabblad op de startpagina.
Navigeren.
Alle vier de niveaus die in een klantdossier opgenomen kunnen worden, zijn kiesbaar als filter om documenten te vinden. Deze vier filters laten alleen dossierlocaties zien waar ook daadwerkelijk een dossierstuk in is opgeborgen. Hierdoor zie je nooit overbodige dossierlocaties bij die specifieke klant.
Daarbovenop is het mogelijk een Extra filter toe te voegen. Het extra filter een is een ‘full text search’ over alles in het klantdossier en zoekt ook in Microsoft Office documenten en doorzoekbaar gemaakte pdf-documenten.
Voorbeelden/tips bij het zoeken:
- gebruik een * in je zoekterm: gebruik opdracht* om ook opdrachtbevestiging te vinden
- gebruik een spatie tussen zoektermen en de resultaten van één van deze zoektermen worden gegeven
Startpagina: overzichten tabbladen
Zoeken/selecteren dossierstuk met behulp van de andere tabbladen.
Onder het tabblad Dossier zijn een aantal sub-tabbladen opgenomen. Deze geven altijd het hele dossier weer (exclusief notities) op een vooraf gedefinieerde wijze (weergave).
- Op dossier structuur: Geeft de 'mappen' weer waarin de stukken kunnen staan. Wanneer u een 'map' aan klikt klapt deze open zodat u kunt zien welke 'mappen' zich hier in bevinden. Wanneer u de 4e 'map' heeft gekozen kunt u de documenten die zich hier in bevinden zien.
- Op labels: Een dossierstuk kunt u een label geven (b.v. Jaarrekening). Deze weergave categoriseert de dossierstukken op deze labels.
- E-mails: Alle e-mails die naar het dossier zijn gearchiveerd.
- Op status: Een dossierstuk heeft een status (b.v. 03. Gereed). Deze weergave categoriseert de dossierstukken op deze status.
- Op type: Gecategoriseerd op wat voor type het dossierstuk is (b.v. Taak, inkomende e-mail, uitgaande e-mail, afgehandelde taken etc.).
- Gedeeld: Alle gedeelde dossierstukken. Hierbinnen is onderscheid zichtbaar tussen concept (moet wel getoond worden, maar wordt nog niet getoond) en goedgekeurd (is geaccordeerd dat het op het klantportaal getoond mag worden).
- Groepsdossier: Wanneer een klant in een groep zit kunt u het hele groepsdossier hier doorzoeken voor dossierstukken. Van elk dossier worden de eerste 20 resultaten getoond, gesorteerd op relevantie. Wanneer dit teveel hits oplevert, komt het zoekwoord te vaak voor, en kan beter scherper gezocht worden op bijvoorbeeld categorie, of meerdere woorden.
N.B. in al deze weergaven is het mogelijk om met behulp van snelzoeken nog extra te filteren. Let op: Dit is geen full text search!
Acties op dossierstukken
Op een dossierstuk zijn altijd meerdere acties mogelijk. Deze ziet u wanneer u op de witregel van het dossierstuk klikt (naast de naam). Sommige acties zullen niet altijd zichtbaar zijn als gevolg van beperkingen door autorisatie op een dossierstuk of door beperkingen vanwege het type dossierstuk. Zo zijn ‘antwoorden via postboek’ en verwante acties alleen mogelijk op stukken die van oorsprong een e-mail zijn.
Voor een aantal acties is een knop direct beschikbaar. U kunt op deze knoppen klikken om direct de actie uit te voeren.
De actie "Deelbare link ophalen" geeft een popup met een link en een icoontje. De zichtbare link (Zwart, hieronder) is niet de "deelbare link". De deelbare link wordt in de buffer gezet wanneer u rechts op het icoontje klikt. Vervolgens kunt u met Ctrl-V / Paste de link ergens in plakken.
Voor het aanmaken van een taak op een dossierstuk zie: Taak voor dossierstuk aanmaken.
Zie voor aanvullende informatie over het dossier:
- Toelichting en kopie van bestanden in het dossier
- WWFT registratie in een klantdossier
- Dossierstuk bijlage (toevoegen, vervangen, verwijderen, hernoemen)