In dit artikel wordt de inkomende correspondentie module uitgelegd. Dit is niet het tabblad "Inkomend ()" bij de klant. Het is de module via: Blokjes -> AuditCase -> Inkomende correspondentie. De volgende onderwerpen komen aan bod:
- Inkomende correspondentie in het kort
- Aanmaken, toewijzen en archiveren
- Handmatige registratie
- Configuratie voor het scannen
Inkomende correspondentie in het kort
De inkomende correspondentie module wordt gebruikt voor de registratie van inkomende documenten. Binnengekomen post, waaronder documenten die worden ingescand of ingelezen vanaf een map op de server, kunnen worden verwerkt via deze module. Al deze stukken komen, na verwerking, in het klantdossier (en ook het jaararchief) terecht.
Aanmaken, toewijzen en archiveren
Er bestaan in grote lijnen drie stappen in de module voor het verwerken van IC stukken, te weten:
- Aanmaken van inkomende correspondentie
- Toewijzen van inkomende correspondentie
- Archiveren van inkomende correspondentie
- Inrichting en methode
Aanmaken van inkomende correspondentie
Veelal zal de scanner gebruikt worden om ingekomen papieren correspondentie aan te maken (te digitaliseren). De gescande ingekomen correspondentie kan met een additionele applicatie (C2C Upload) in AuditCase opgenomen worden in de module inkomende correspondentie. Onderaan dit artikel gaan we kort in op de inrichting en werking van deze tool / methode en wat er nodig is om dit in te richten.
Het is ook mogelijk om een inkomend correspondentie stuk in AuditCase aan te maken en hier een bijlage aan toe te voegen. Later meer hierover.
Toewijzen gescande inkomende correspondentie
In veel gevallen bestaat er een bron document waar het inkomende correspondentiestuk betrekking op heeft. Een goed voorbeeld hiervan is een brief van de belastingdienst die wordt ingescand. Het inkomende correspondentiestuk wordt dan gekoppeld aan een bron document. De scan is dan een bijlage in het document. Alle informatie wordt aan het document toegevoegd om het verder te verwerken in AuditCase.
Een ingescand document komt vervolgens in een aparte weergave terecht zodat deze kan worden verwerkt. Bij de verwerking wordt dan een klant gekozen waar deze betrekking op heeft, wordt eventueel al een dossierstructuur gekozen, en wordt het stuk toegewezen aan een eerste en extra lezers.
Klik hier voor de instructie voor het toewijzen van Inkomende Correspondentie
Archiveren
Na het toewijzen van de ingekomen correspondentie is het de taak van de eerste en eventuele extra lezer(s), de hun toegewezen documenten te bekijken en aan te merken als gelezen.
De eerste en eventuele extra lezer(s) krijgen de aan hen toegewezen documenten te zien in hun persoonlijke pagina / Mijn Startpagina
Klik hier voor de instructie voor het archiveren van Inkomende Correspondentie
Handmatige registratie van inkomende correspondentie
Desgewenst kan voor ingekomen correspondentie die niet automatisch in de inkomende correspondentie module terecht komen, handmatig een registratie gemaakt worden (het document komt dus niet via de scanner). Hier kan eventueel (handmatig) een bijlage aan gekoppeld worden maar dat is niet perse nodig. Dit handmatige proces is beschreven in het volgende supportartikel.
Klik hier voor de instructie voor het handmatig aanmaken van Inkomende Correspondentie
De archivering van de handmatig aangemaakte en toegewezen inkomende correspondentie is gelijk aan de archivering van gescande documenten. De gehele workflow wordt in dit artikel weergegeven.
Configuratie voor het scannen
Om documenten via de scanner in AuditCase (module inkomende correspondentie) te verwerken is het goed om te weten dat er, naast de configuratie in AuditCase, nog een andere tool en configuratie vooraf nodig is.
- Configuratie op aanwezige scanner(s) om naar een map op schijf te scannen in een gangbaar formaat.
- Installatie en configuratie van de C2CUpload tool om bestanden uit een map in te lezen en up te loaden naar AuditCase *
* De tool wordt geïnstalleerd op de server die de netwerkschijf kan benaderen waar de bestanden vanaf de scanner naartoe worden gestuurd. De scanbestanden worden gezien door de tool en naar AuditCase Geupload.