Het is mogelijk om via de front-end te importeren in AuditCase en zijn er mogelijkheden beschikbaar voor het importeren. In dit artikel beschrijven we hoe dit proces verloopt en welke aandachtspunten er zijn.
Stap 1: Excellijst downloaden
Voor het importeren van nieuwe klanten is er een excellijst nodig die als basis dient voor de import. Deze excellijst kan gedownload worden in de export en import module. In dit artikel (Aanvragen leeg en gevuld import bestand) vindt u een beschrijving.
Stap 2: Excellijst vullen met data
De excellijst, welke in de vorige stap is gedownload, kan nu gevuld worden met de data die geïmporteerd dient te worden. Er zijn verschillende aandachtspunten die hieronder volgen. Allereerst is het goed om te weten dat de nodige invul instructies in de kolommen zijn opgenomen. Door de kolomcel te selecteren is te zien welke mogelijke waarden er mogelijk zijn of welk formaat er verwacht wordt.
Kolomkoppen volgorde
De volgorde van de Excel kolommen mag naar eigen inzicht gewijzigd worden, behalve de eerste twee kolommen. Deze moeten blijven staan en mogen niet ergens anders geplaatst worden omdat deze worden gebruikt voor terugkoppeling. Zodra er bij het importeren fouten optreden wordt dit in deze kolommen teruggemeld.
Kolommen verwijderen
Kolommen van velden die later met de hand worden gevuld, hoeven niet gevuld te worden, maar kunnen worden verwijderd.
Kolomkoppen inhoud
Belangrijk is dat de inhoud van de kolomkoppen niet verandert aangezien deze in AuditCase gekoppeld is aan de technische veldnamen. Tevens mag de titel van het tabblad niet wijzigen en moet het import tabblad het eerste tabblad zijn van de worksheet.
Kolommen toevoegen
Het toevoegen van kolommen is uitsluitend mogelijk na overleg / en met instemming van Change to Comm.
Verplichte kolommen
In de excellijst zijn een aantal verplichte kolommen. Deze kolommen zijn herkenbaar aan de rode kleur. Wanneer 1 van deze kolommen niet (correct) wordt ingevuld, worden de gegevens niet geaccepteerd bij de import.
Velden met lijsten
Bij een aantal velden is een lijst met mogelijke waarden gekoppeld. Deze lijsten zijn toegevoegd in de Excelsheet in vervolg tabbladen. AuditCase accepteert uitsluitend waarden die in deze lijsten staan omdat deze ook zo in de configuratie zijn vastgelegd.
Pre-validatie (eerste slag)
Na het invullen van alle verplichte (rode) kolommen kan het bestand in AuditCase geüpload worden. Voor het importeren van de excellijst wordt er genavigeerd naar de export en import module. Vervolgens kan er geklikt worden op 
acties -> aanmaken -> Import.
Daarna dient er een omschrijving te worden ingevoerd en kan de ingevulde import lijst worden toegevoegd, door deze te slepen in het bestanden vlak of d.m.v. de knop 'Bestand(en) toevoegen'.
Na het invoeren van de omschrijving en het toevoegen van een bestand kan er op bewaren geklikt worden. Vervolgens kan er worden geklikt op Acties -> Import valideren.
Hierna zal het document in de module komen te staan met de status 'Te verwerken'. De server gaat het bestand nu op de achtergrond controleren en er zal een mail gestuurd worden wanneer dit gelukt is.
Daadwerkelijke import (tweede slag)
Wanneer de import goed door de validatie komt zal de status op 'goed' komen te staan.
Vervolgens kan er geklikt worden op 'Definitief importeren'.
Pas na het succesvol uitvoeren van deze actie worden de wijzigingen definitief doorgevoerd in AuditCase en zullen de gegevens daadwerkelijk in AuditCase terug te vinden zijn.
De actie is succesvol uitgevoerd wanneer de status van de import op 'Verwerkt' staat.
Oplossen van fouten
Wanneer de validatie niet goed gaat zal de status veranderen in 'Validatiefout'.
Bij het openen van het stuk zal er onder de validatiemelding staan wat er fout is.
Dit kan aangepast worden in de excellijst en vervolgens kan de excellijst opnieuw gevalideerd worden om te zien of het na de aanpassing(en) wel goedgekeurd wordt.
De validatiefouten zijn ook terug te vinden in de excellijst.
Partner en klanten koppeling
Het koppelen van partners via de import module is mogelijk. Alleen bij nieuwe klanten verdient dit wat extra aandacht.
Wanneer er 2 nieuwe klanten worden geïmporteerd en deze worden direct aan elkaar gekoppeld dan gaat dit fout. Dit komt omdat er een koppeling moet worden gelegd met een klant die nog niet in het systeem staat.
Oplossing: Import 2 maal uitvoeren
Gelukkig is dit makkelijk op te lossen door de import 2 keer uit te voeren. De eerste keer worden de klanten aangemaakt. Door de import vervolgens nogmaals uit te voeren kan de koppeling direct gelegd worden.
Voer bij het koppelen van nieuwe klanten de import dus 2 keer uit!
Contactpersoon maximaal 1 keer
De sleutel van een contactpersoon mag maximaal één keer voorkomen in een sheet. Als de sleutel van een contactpersoon toch meerdere malen voorkomt wordt alleen de laatste regel van de sheet verwerkt. Dit komt doordat een contactpersoon sleutel maximaal één maal mag voorkomen in AuditCase.
Voor meer informatie over import's in AuditCase:
- Aanvragen leeg en gevuld import bestand.