In AuditCase is het mogelijk om documenten overal met elke smartphone of pc te laten ondertekenen via ValidSign. Het gewenste document wordt naar ValidSign gestuurd en wanneer de aangegeven ondertekenaars deze ondertekend hebben komt het document ondertekend terug in AuditCase.
Aanbieden ter ondertekening
Wanneer de koppeling met ValidSign eenmaal gemaakt is kunnen documenten gemakkelijk worden aangeboden ter ondertekening.
Bij een bestaand of bij het aanmaken van een nieuw dossier (of correspondentie) stuk kan in het veld "Insturen naar ValidSign" 'Ja' geselecteerd worden. Daarmee geef je aan dat het bestand naar ValidSign ingestuurd mag worden ter ondertekening. Dit gebeurt dan meteen nadat op "Bewaren" is geklikt.
Afzender en account
Om het bestand te kunnen versturen is het belangrijk dat er een ValidSign account actief is, op naam van - en met het mailadres van de afzender. Dit account kan afgesloten worden bij www.validsign.eu. Het identificieert zich bij het versturen van een document met het mailadres van de afzender.
De bestanden die ingestuurd worden vanuit AuditCase worden naar het account van de afzender gestuurd. Deze bestanden zijn dus ook in ValidSign terug te vinden onder het desbetreffende account.
In AuditCase kan een gebruiker worden aangemaakt "ValidSign Afzender" op basis van het mailadres wat gebruikt is voor het ValidSign-account. Deze kan dan door iedereen worden ingevuld als afzender.
Ondertekenaars
Wanneer je insturen op 'Ja' hebt gezet kunnen er ook ondertekenaars gekozen worden. Er kunnen alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij een e-mail adres is ingevoerd. Ondertekenaars kunnen Klant-personen, contactpersonen of medewerkers zijn.
Gekwalificeerd ondertekenen
Vanaf versie 18.4 ondersteunen wij cloud signing naast het persoonlijke certificaat. Het persoonlijke certificaat is een USB-token en een cloud signing is een mobiel certificaat.
Vanaf deze versie komt er een keuzelijst naast elke ondertekenaar. Vanuit deze lijst kan 'cloud certificaat' of 'USB' gekozen worden. Het invullen van dit veld is niet verplicht. Als het veld leeg blijft, dan wordt er een standaard ondertekenverzoek verstuurd.
SMS authenticatie
Wanneer je de SMS authenticatie op 'Ja' zet dan kunnen er alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij ook een telefoonnummer is ingevoerd.
In volgorde laten ondertekenen
Vanaf versie 11.6 kan er worden aangegeven of er in de aangewezen volgorde van ondertekenaars ook ondertekent moet worden.
Het document
ValidSign accepteert alleen PDF documenten. In het PDF document dient op de plek waar de handtekening(en) komen verborgen (witte tekst) toegevoegd te worden. Meer over het exporteren van een Word-document naar PDF in dit artikel.
Deeldocument
Veel documenten die ter ondertekening worden verstuurd, bevatten pagina's die aan derden ter beschikking moeten worden gesteld na ontvangst, goedkeuring en ondertekening door de klant. Denk bijvoorbeeld aan goedgekeurde jaarrekeningen.
Wanneer Adobe Acrobat wordt gebruikt voor het lezen van het document, bestaat de mogelijkheid relevante delen per pagina te printen naar een deeldocument. Op deze manier is er geen kwaliteitsverlies en kan uw klant in één handeling haar derden voorzien van het ondertekende document, zonder de ondertekening.
Dit kunt u voor de klant faciliteren door de ondertekening met de begeleidende text op een aparte pagina te zetten.
Ondertekenaars
In witte tekst dient een zogenaamde 'text-tag' opgenomen te worden voor elke ondertekenaar. Dit kunnen dan de volgende waarden zijn omdat er momenteel maximaal 10 ondertekenaars kunnen zijn:
|
Ondertekenaar 1 |
{{esl:Signer1:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 2 |
{{esl:Signer2:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 3 |
{{esl:Signer3:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 4 |
{{esl:Signer4:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 5 |
{{esl:Signer5:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 6 |
{{esl:Signer6:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 7 |
{{esl:Signer7:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 8 |
{{esl:Signer8:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 9 |
{{esl:Signer9:signature:size(200,50)}} |
| Ondertekenaar 10 |
{{esl:Signer10:signature:size(200,50)}} |
Voorbeeld:
|
Nog niet ondertekend |
Ondertekend |
Text-tags
Vanaf versie 13.4 kunnen er in AuditCase op alle plekken zogenaamde text-tags worden gebruikt. Dit kan in de Sjablonen worden voorbereid. Alle mogelijkheden van het gebruik van text-tags staan uitgelegd in bijbehorende bijlage "Tekst tags gebruiken binnen document.docx" in dit artikel.
Zo kan er bijvoorbeeld gekozen worden dat de eerste ondertekenaar altijd met een grafische handtekening moet tekenen. In dit voorbeeld wordt de tekst "{{esl:Signer1:signature:size(200,50)}}" vervangen met "{{esl:Signer1:capture:size(200,50)}}".
Ondertekenen
Wanneer je via ValidSign een handtekening zet, dan zet je de handtekening voor het hele PDF bestand. Het is daarom niet nodig en niet mogelijk om de zelfde signer op meerdere plekken in te voeren.
In het dossier
De bestanden zijn in een overzicht op status terug te vinden in het dossier in AuditCase.
Voorbeeld overzicht op status:
Ondertekend
Het PDF bestand dat ondertekend terug gestuurd wordt vanuit ValidSign wordt voorzien van het ondertekend icoon .
Ondertekend en in Caseware Cloud voorbeeld:
Annuleren van ondertekening
Wanneer ergens in het traject duidelijk wordt dat een klant het document niet meer gaat ondertekenen dan blijft in AuditCase het document op "In afwachting" staan, maar dat is dan op gegeven moment niet zo handig. U kunt dan gewoon het dossierstuk aanpassen en aangeven dat deze niet meer via ValidSign ingestuurd hoeft te worden. Op dat moment wordt ook de status gereset in AuditCase. U dient dan nog wel de transactie in ValidSign zelf aan te passen of te verwijderen.
Automatisch delen in Caseware Cloud
Indien er tevens de beschikking is over de Caseware Cloud koppeling dan is het ook mogelijk om automatisch de getekende bijlage in te sturen en te delen op de Caseware Cloud omgeving.
Randvoorwaarden
- De AuditCase omgeving dient vanaf internet bereikbaar te zijn zodat ValidSign connectie kan maken. Anders kan ValidSign het ondertekende document niet teruggeven aan AuditCase.
- Bij gebruik van dotOffice dien je de laatste versie van de huisstijl te installeren, anders kan het document niet via ValidSign ondertekend worden.
N.B. Het probleem zit in een oudere versie van de huisstijl van dotOffice. Deze zet namelijk standaard een beveiliging op het pdf-document. Er is een update beschikbaar (aan te vragen bij dotOffice) die geen beveiliging op het pdf-document zet, want als deze beveiliging er wel op zit dan kan er geen handtekening in het pdf-document geplaatst worden.
Uitgebreidere werkwijzen met ValidSign en eerste hulp bij foutmeldingen vind u in het artikel:
Probleemoplossen: Insturen naar ValidSign mislukt.