In AuditCase is het vanaf versie 13.9 mogelijk om documenten overal met elke smartphone of pc te laten ondertekenen via PKI Signing. Het gewenste document wordt naar PKI Signing gestuurd en wanneer de aangegeven ondertekenaars deze ondertekend hebben komt het document ondertekend automatisch terug in AuditCase.
Aanbieden ter ondertekening
Wanneer de koppeling met PKI Signing eenmaal gemaakt is kunnen documenten gemakkelijk worden aangeboden ter ondertekening.
Bij een bestaand of bij het aanmaken van een nieuw dossierstuk kan in het veld "Insturen naar PKI Signing" 'Ja' geselecteerd worden. Daarmee geef je aan dat het bestand naar PKI Signing ingestuurd mag worden ter ondertekening. Dit gebeurt dan meteen nadat op "Bewaren" is geklikt.
Ondertekenaars
Wanneer "Insturen naar PKI Signing" op Ja is gezet kunnen er ook ondertekenaars gekozen worden. Er kunnen alleen ondertekenaars gekozen worden waarbij een e-mail adres en mobiel nummer is ingevoerd. Ondertekenaars kunnen klant-personen, contactpersonen of medewerkers zijn.
Ondertekenaar krijgen in PKI Signing altijd een code per SMS voordat er getekend kan worden. Ook wordt altijd de volgorde aangehouden zoals hierboven. Als de eerste ondertekenaar heeft ondertekend dan krijgt de tweede automatisch een e-mail.
Het document
PKI Signing accepteert alleen PDF documenten. In het PDF document dient op de plek waar de handtekening(en) komen verborgen (witte tekst) toegevoegd te worden. Meer over het exporteren van een Word-document naar PDF in dit artikel.
Ondertekenaars
In witte tekst dient een zogenaamde 'text-tag' opgenomen te worden voor elke ondertekenaar. Dit kunnen dan de volgende waarden zijn omdat er momenteel maximaal 4 ondertekenaars kunnen zijn:
|
Ondertekenaar 1 |
SIGNER1 |
| Ondertekenaar 2 |
SIGNER2 |
| Ondertekenaar 3 |
SIGNER3 |
| Ondertekenaar 4 |
SIGNER4 |
In het dossier
De bestanden zijn in een overzicht op status terug te vinden in het dossier in AuditCase.
Voorbeeld overzicht op status:
