Dit document beschrijft de koppeling met Hix vanuit AuditCase en geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de koppeling met AuditCase.
Vanuit AuditCase worden klanten naar Hix doorgezet. Het gaat om actieve bedrijven met klantstatus "Klant". Vanaf versie 17.7.0 kunnen de particuliere klant ook doorgezet worden.
Wanneer een bedrijf/particuliere klant voor de eerste keer wordt doorgezet en nog niet in Hix bestaat (controle op de naam omdat de naam uniek is in Hix), wordt deze aangemaakt. Nadat het bedrijf/particuliere klant in Hix is aangemaakt, krijgt hij een uniek id nummer door Hix. Dit id nummer bewaren wij in AuditCase voor de update van de klant.
AuditCase is ‘leidend’ met betrekking tot de data overdracht. Er zullen geen CRM-gegevens teruggelezen worden vanuit Hix naar AuditCase.
Wanneer Hix het aangeleverde verzoek niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit Hix zijn teruggekomen.
AuditCase zet ook contactpersonen van de bedrijf/particuliere klant door wanneer de Hix koppeling in het tabblad Beheer van contactpersoon aangevinkt is. Wanneer contactpersoon gekoppeld is aan de hoofd (contact) persoon, dan wordt de hoofd doorgezet. In Hix wordt eerst een gebruiker (user) aangemaakt van de contactpersoon (tenminste als hij niet bestaat).
Hix eist dat een groep aan deze gebruikers gekoppeld wordt. Deze groep naam kunnen wij in onze configuratie opnemen. De groep namen staan in de Hix onder de "Groepen" (zie de screenshot). Dit geldt voor gebruikers, maar voor medewerkers van het kantoor geldt dat alle bedrijven nog wel gekoppeld moeten worden aan de groep van de medewerkers om zo toegang te krijgen.
Let op: de koppeling werkt op basis van het e-mailadres. Hierdoor heeft ieder persoon een uniek e-mailadres nodig. Zo niet, dan worden de gegevens van persoon A overschreven met de gegevens van persoon B.
Daarna wordt deze gebruiker gekoppeld aan het bedrijf. Wanneer contactpersoon al in Hix is aangemaakt, wordt hij bijgewerkt.
Bij het doorzetten van een particuliere klant wordt altijd de klant zelf ook als een contactpersoon doorgezet.
Vanaf versie 18.5 is het ook mogelijke om de medewerkers als gebruiker door te zetten. Standaard is dit uit. Op verzoek van de klant kunnen wij één of meerdere medewerkers aanzetten voor de koppeling.
Welke gegevens worden er gestuurd vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar Hix worden doorgezet.
Er zijn aantal verplichte velden in Hix die in de tabel met * zijn aangegeven.
| Doelveld Hix | Veld/beschrijving AuditCase |
| internal_client_id | Het klantnummer |
| name * | Voor bedrijven is dit de Handelsnaam. Bij particuliere klanten (Vanaf versie 17.7.0) is dit de naam (achernaam + voorletters + geslacht). In Hix is dit verplicht en uniek. |
|
address |
Correspondentie adres. |
| kvk_number | Voor bedrijven is dit KvK-nummer (tabblad vakinhoudelijk - accountancy -Algemeen). Bij particuliere klanten is dit leeg. |
| vat_number | Btw-nummer Wanneer het 'Buitenlands Btw-nummer' op Ja staat wordt Btw-nummer niet doorgezet. Anders wel. |
| fiscal_number | RSIN (tabblad fiscaal - nummer) |
| wage_tax_number | Loonheffingennummer zonder NL (tabblad fiscaal - Loonheffing) |
| bsn_number | Vanaf versie 17.70: BSN |
| Medewerkers doorzetten als gebruiker (vanaf versie 18.5) | |
| Verantwoordelijk vennoot | |
| Relatie eigenaar | |
| Declarant | |
| Verantwoordelijk accountant | |
| 1e Assistent | |
| 2e Assistent | |
| 3e Assistent | |
| 4e Assistent | |
| 5e Assistent | |
| 6e Assistent | |
| Verantwoordelijk belastingadviseur | |
| Belasting assistent | |
| 2e Belasting assistent | |
| 3e Belasting assistent | |
| 4e Belasting assistent | |
| Salarisadministrateur | |
| Salaris assistent | |
Contactpersonen:
| Doelveld Hix | Veld/beschrijving AuditCase |
| firstname * | Voornaam van de contactpersoon. |
| lastname * | Complete naam van de contactpersoon |
| email * | Eerst wordt gekeken naar het e-mailadres in Bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet leeg is wordt dit gebruikt. Anders wordt naar het e-mailadres in Privégegevens gekeken. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
| mobile |
Beschikbaar vanaf versie 18.3 Voor de medewerkers is dit het telefoonnummer in het profiel van de medewerker. Teh telefoonnummer moet geldig zijn, anders komt er een foutmelding vanuit Hix terug. |
| group_name * | Dit is een groep in Hix die in de configuratie in AuditCase moet komen. Er worden twee groepen ingericht: één voor contactpersonen, één voor medewerkers. |
| is_external | Standaard is dit voor contactpersonen True en voor medewerkers False. |
| username | Standaard zetten wij dit veld niet door. Omdat dit niet wordt doorgezet, wordt in Hix e-mailadres gebruikt. |
| external_id | DocumentId. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan wordt de documentid van de hoofdpersoon gebruikt. |
| invite | Standaard zetten wij dit veld niet door. |