Dit document beschrijft de koppeling met Hix vanuit AuditCase en geeft een toelichting op de functionele randvoorwaarden voor het juist functioneren van de koppeling met AuditCase.
Vanuit AuditCase worden klanten naar Hix doorgezet. Het betreft actieve bedrijven en particuliere klanten met de klantstatus "Klant".
Wanneer een bedrijf of particuliere klant voor de eerste keer wordt doorgezet en nog niet in Hix bestaat (controle op de unieke naam, aangezien namen uniek moeten zijn in Hix), wordt deze klant in Hix aangemaakt. Na aanmaak in Hix wordt een uniek ID-nummer toegewezen door Hix, dat wij opslaan in AuditCase voor toekomstige updates van de klantgegevens. Vanaf versie 21.1 is het mogelijk bedrijven aan een groep te koppelen. De groepsnaam moet worden toegevoegd in de AuditCase-configuratie.
AuditCase is ‘leidend’ met betrekking tot de data overdracht. Er zullen geen CRM-gegevens teruggelezen worden vanuit Hix naar AuditCase.
Wanneer Hix het aangeleverde verzoek niet accepteert, komt dit in het overzicht Failed/Error in de koppelingsdatabase. De AuditCase applicatiebeheerder kan in dit overzicht zien welke foutmeldingen vanuit Hix zijn teruggekomen.
AuditCase zet ook contactpersonen van bedrijven en particuliere klanten door, mits in het tabblad Beheer van de contactpersoon de Hix-koppeling is aangevinkt. Wanneer een contactpersoon is gekoppeld aan een hoofd (contact) persoon, wordt deze hoof doorgezet. In Hix wordt eerst een gebruiker aangemaakt voor de contactpersoon (indien deze nog niet bestaat), waarna deze gebruiker aan het bedrijf wordt gekoppeld.
Hix vereist dat een groep aan gebruikers wordt gekoppeld. De groepsnaam kan worden opgenomen in onze configuratie. Groepsnamen staan in Hix onder het Groepen (zie de screenshot). Dit geldt voor gebruikers, maar voor medewerkers van het kantoor moeten alle bedrijven afzonderlijk worden gekoppeld aan de groep van de medewerker om toegang te verkrijgen.
Let op: De koppeling werkt op basis van e-mailadres. Elke persoon moet daarom een uniek e-mailadres hebben. Indien dit niet het geval is, worden de gegevens van persoon A overschreven door die van persoon B.
Na aanmaak wordt de gebruiker gekoppeld aan het bedrijf. Als de contactpersoon al in Hix bestaat, worden de gegevens bijgewerkt. Bij het doorzetten van een particuliere klant wordt de klant altijd ook als contactpersoon doorgezet.
Het is daarnaast mogelijk om medewerkers, zoals vermeld in het tabblad Medewerkers van de klantkaart, door te zetten als 'collega'. AuditCase mag echter geen collega's (interne medewerkers in Hix) aanmaken of aanpassen. Wij kunnen alleen medewerkers koppelen aan bedrijven.
Standaard staat deze functie uit. Op verzoek van de klant kunnen wij één of meerdere medewerkers aanzetten voor de koppeling.
Welke gegevens worden er gestuurd vanuit AuditCase?
Hieronder ziet u de lijst van alle gegevens die naar Hix worden doorgezet.
Er zijn aantal verplichte velden in Hix die in de tabel met * zijn aangegeven.
Doelveld Hix | Veld/beschrijving AuditCase |
internal_client_id | Het klantnummer |
name * | Voor bedrijven is dit de Handelsnaam. Bij particuliere klanten (Vanaf versie 17.7.0) is dit de naam (achernaam + voorletters + geslacht). In Hix is dit verplicht en uniek. |
address |
Correspondentie adres. |
context_id | De groepsnaam van bedrijven/ psrticulieren (niet verplicht) |
kvk_number | Voor bedrijven is dit KvK-nummer (tabblad vakinhoudelijk - accountancy -Algemeen). Bij particuliere klanten is dit leeg. |
vat_number | Btw-nummer Wanneer het 'Buitenlands Btw-nummer' op Ja staat wordt Btw-nummer niet doorgezet. Anders wel. |
fiscal_number | RSIN (tabblad fiscaal - nummer) |
wage_tax_number | Loonheffingennummer zonder NL (tabblad fiscaal - Loonheffing) |
bsn_number | Vanaf versie 17.70: BSN |
Medewerkers doorzetten als gebruiker (vanaf versie 18.5) | |
Verantwoordelijk vennoot | |
Relatie eigenaar | |
Declarant | |
Verantwoordelijk accountant | |
1e Assistent | |
2e Assistent | |
3e Assistent | |
4e Assistent | |
5e Assistent | |
6e Assistent | |
Verantwoordelijk belastingadviseur | |
Belasting assistent | |
2e Belasting assistent | |
3e Belasting assistent | |
4e Belasting assistent | |
Salarisadministrateur | |
Salaris assistent |
Contactpersonen:
Doelveld Hix | Veld/beschrijving AuditCase |
firstname * | Voornaam van de contactpersoon. |
lastname * | Complete naam van de contactpersoon |
email * | Eerst wordt gekeken naar het e-mailadres in Bedrijfsgegevens. Wanneer dit niet leeg is wordt dit gebruikt. Anders wordt naar het e-mailadres in Privégegevens gekeken. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan worden de zelfde gegevens van de hoofdpersoon gebruikt. |
mobile |
Beschikbaar vanaf versie 18.3 Voor de medewerkers is dit het telefoonnummer in het profiel van de medewerker. Teh telefoonnummer moet geldig zijn, anders komt er een foutmelding vanuit Hix terug. |
group_name * | Dit is een groep in Hix die in de configuratie in AuditCase moet komen. Er worden twee groepen ingericht: één voor contactpersonen, één voor medewerkers. |
is_external | Standaard is dit voor contactpersonen True en voor medewerkers False. |
username | Standaard zetten wij dit veld niet door. Omdat dit niet wordt doorgezet, wordt in Hix e-mailadres gebruikt. |
external_id | DocumentId. Wanneer de contactpersoon gekoppeld is aan een hoofdpersoon, dan wordt de documentid van de hoofdpersoon gebruikt. |
invite | Standaard zetten wij dit veld niet door. |