Alle recente uitleveringen van Working Papers bevatten Smartsync technologie. In dit artikel wordt beschreven hoe u het beste kunt werken in Working Papers in combinatie met Caseware Cloud of een SmartSync server.
Caseware Smartsync is een synchronisatiesysteem waarmee u en uw team samen kunt werken aan clientbestanden. Terwijl u aan een bestand werkt, worden wijzigingen onmiddellijk gesynchroniseerd met elke andere online gebruiker. De dossiers kunnen op een SmartSync server of in Caseware Cloud worden geplaatst. In dit artikel wordt er vanuit gegaan dat er al een opslagplaats voor de dossiers is ingevoerd in Working Papers. Hoe dit gedaan kan worden staat in het artikel Working Papers koppelen met Cloud.
De volgende onderdelen zullen worden beschreven:
Het openen van een dossier
Nadat u bent ingelogd in uw Caseware Cloud omgeving zullen de dossiers zichtbaar worden onder het kopje SmartSync Server.
U kunt het dossier openen door dubbel te klikken op de bestandsnaam. Het openen zorgt ervoor dat een kopie van het dossier in uw lokale omgeving wordt geplaatst zodat u er in kunt werken. De tijdelijke opslaglocatie kan onder de opties van Working Papers worden aangepast.
Voor Caseware On Azure gebruikers is deze locatie D:\CWData\[voornaam.achternaam]
Indien er sprake is van een geconsolideerd dossier met koppelingen naar externe dossiers, zult u worden gevraagd of de gekoppelde SmartSync dossiers ook geopend moeten worden. Dit is niet noodzakelijk, tenzij u de cijfers (opnieuw) wilt gaan consolideren. U kunt tijd besparen door alleen de consolidatie te openen.
Het tabblad SmartSync
Van elk Working Papers bestand kunt u een SmartSync dossier maken door met de button Smartsync-kopie aanmaken een kopie van het bestand te maken waarin u offline kunt werken.
Het tabblad SmartSync ziet er daarna als volgt uit:
Om de gemaakte wijzigingen te synchroniseren kiest u voor de button Ga online.
De button Publiceer zorgt ervoor dat het dossier wordt opgeslagen op een SmartSync server of op Caseware Cloud. De publicatie wordt in dit artikel verder toegelicht.
Het tabblad Cloud
Het tabblad Cloud wordt actief nadat u via de Opdrachteigenschappen in Working Papers het dossier aan een entiteit in Caseware Cloud heeft gekoppeld. De functie van de knoppen onder dit tabblad worden beschreven in het artikel Integratie met Working Papers dossiers.
Het afsluiten van een dossier
Het afsluiten van het dossier gaat via de button Kopie afsluiten. In het geval van een geconsolideerd dossier zult u de vraag krijgen of u ook de kopieën van de externe entiteiten wilt sluiten. Hiermee verwijdert u de lokale werkkopie en de laatste wijzigingen worden weggeschreven naar het moederbestand. Dit is de gewenste werkwijze.
Het is ook mogelijk het dossier te sluiten via het kruisje rechtsboven in Working Papers. Het effect hiervan is afhankelijk van de instellingen in Working Papers onder Extra | Opties | Algemeen. U kunt er hier voor kiezen om de lokale kopie automatisch af te sluiten, dit elke keer te laten vragen of de kopie te bewaren.
Het bewaren van lokale kopieën zorgt ervoor dat het dossier sneller geopend kan worden, maar is verder niet wenselijk omdat dit het consolideren en het importeren van cijfers in de weg kan zitten. Indien er meerdere SmartSync kopieën zijn ontstaan kan dit worden opgelost door de stappen in dit artikel te volgen.
Meer over Caseware SmartSync leest u hier op de website van Caseware International.