Nieuwe opdrachten kunnen direct vanuit Caseware Cloud worden aangemaakt. In een opdracht kan alle benodigde informatie worden georganiseerd via het online portaal van de organisatie. Zo heeft het team makkelijk en snel toegang tot alle documenten voor de opdracht. Er zijn verschillende manieren hoe een nieuwe opdracht aangemaakt kan worden in Caseware Cloud.
Een opdracht aanmaken via de Opdrachtenmanager
Een opdracht aanmaken via Cloud-app icoon
Een opdracht aanmaken via de plus (+) in de navigatiebalk
Een nieuwe opdracht aanmaken op basis van een bestaande opdracht
Een opdracht overnemen vanuit een bestaande
Wijzigingen aan instructies, vragen of brieven en antwoorden overnemen naar een nieuw opdracht
Een opdracht aanmaken via de Opdrachtenmanager
1. Klik op Opdrachten in het Cloudmenu. U komt dan in de opdrachtenmanager.
2. In het opdrachtenmenu klik op Nieuw.
3. Er opent een nieuw scherm waarin kunt de gewenste Cloud-app kan worden gekozen waarvoor de opdracht dient te worden aangemaakt.
4. Na het kiezen van gewenste opdracht verschijnt een scherm waarin je de entiteit van de klant en de naam van de opdracht kan vullen. Er kan ook een begin- en einddatum worden opgeven en eventuele budgetinformatie.
5. Zodra alle genodigde velden gevuld zijn wordt de knop Opslaan beschikbaar. Personeelsleden met genodigde rechten kunnen toegewezen worden als Opsteller of Reviewer.
Een opdracht aanmaken via Cloud-app icoon
1. In het Cloudmenu staan de Cloud-apps waar u toegang tot heeft. Klik op het icoon van de Cloud-app waarvoor de opdracht mag worden aangemaakt.
2. De laatst gekozen entiteit wordt zichtbaar. Dit kan worden aangepast met het dropdownmenu. Aangemaakte dossiers worden per gekozen entiteit aangemaakt en zichtbaar in het overzicht van betreffende Cloud-app.
3. Klik op de button 'Nieuw'. om een nieuw opdracht aan te maken. Het invoerscherm voor de opdracht opent zich.
Dit kan ook als je in een entiteit zit en vervolgens bij Opdrachten op Nieuw aanklikt om een opdracht aan te maken.
4. Vul waar nodig: de naam van de opdracht, start- en einddatum, gebudgetteerde uren en bedrag, wie de voorbereiden en beoordelaar van de opdracht wordt en een korte omschrijving.
5. Zodra alle genodigde velden gevuld zijn wordt de knop Opslaan beschikbaar.
Met de optie Beperkt wordt de opdracht enkel zichtbaar voor personeel leden waar de opdracht aan gedeeld is. Hierdoor wordt Opslaan knop aangepast naar Opslaan en Deel waardoor je na het opslaan de opdracht met gewenste personeel leden(s) kunt delen.
Een opdracht aanmaken via de plus (+) in de navigatiebalk
1. Ga rechtsboven in de navigatiebalk naar het plusje 
.
2. Klik op het Cloud-app icoon waarvoor de opdracht kan worden aangemaakt en het invoerscherm voor de opdracht wordt geopend.
3. Vul in: de naam van de opdracht, start- en einddatum, gebudgetteerde uren en bedrag, wie de voorbereiden en beoordelaar van de opdracht wordt en een korte omschrijving.
5. Zodra alle genodigde velden gevuld zijn wordt de knop Opslaan beschikbaar.
Met de optie Beperkt wordt de opdracht enkel zichtbaar voor personeel leden waar de opdracht aan gedeeld is. Hierdoor wordt Opslaan knop aangepast naar Opslaan en Deel waardoor je na het opslaan de opdracht met gewenste personeel leden(s) kunt delen.
Een nieuwe opdracht aanmaken op basis van een bestaande opdracht
Als u een nieuwe opdracht aan wilt maken in Cloud en daarbij informatie wilt overnemen van een opdracht van bijvoorbeeld vorig jaar, dan kunt u de gehele opdracht overnemen en daarmee de antwoorden en gegevens kopiëren.
Bij het overnemen van de gegevens worden antwoorden op vragen gekopieerd naar de nieuwe opdracht. Vooral voor auditors en accountants kan dit veel tijd besparen. Met alle gekopieerde gegevens hoeft alleen nog maar gewerkt te worden aan eventuele veranderingen of alle gekopieerde gegevens kunnen in één keer worden geaccepteerd.
Wat wordt overgenomen
- Waarden uit de saldibalans (geïmporteerde gegevens en correcties);
- Documenten die in het vorige jaar zijn toegevoegd, zowel bestanden die zijn geüpload als bestanden die direct in de opdracht zijn aangemaakt;
- Nieuwe vragen in vragenlijsten;
- Nieuwe toegevoegde brieven, worksheets, memo's, URL link en placeholders;
- Wijzigingen aangebracht aan teksten in brieven, jaarrekeningen en memo's;
- Toegevoegde en gewijzigde dynamische tabellen in de jaarrekeningen;
- Wijzigingen aangebracht aan de dynamische tabellen in de jaarrekeningen;
- Wijzigingen aangebracht aan instructies in checklists en/of vragen in vragenlijsten;
- Antwoorden op instructies in checklists en op vragen in vragenlijsten;
- Issues aangemaakt bij Overwegingen voor volgend jaar;
- Toegevoegde referenties
- Materialiteitsopgaven;
- Nieuwe aangemaakte risico's
- Nieuwe toegevoegde submap
- Geüploade documenten
Let op: Als Caseware Nederland een item heeft gewijzigd kunt u deze niet overnemen. Als Caseware Nederland bijvoorbeeld een instructie heeft verwijderd, dan kan deze instructie niet meer worden overgenomen voor een volgende opdracht. Ook geldt hetzelfde als een instructie is gewijzigd.
Wat wordt niet overgenomen
- Issues, behalve die zijn aangemaakt bij Overwegingen voor volgend jaar;
- Controle rapportage;
- Inhoud die door eindgebruikers gewijzigd is, zolang het dezelfde inhoud is die ook gewijzigd is door Caseware Nederland.
Een opdracht overnemen vanuit een bestaande
Het is mogelijk om vanuit een bestaande opdracht of tijdens het aanmaken van een nieuwe opdracht gegevens over te nemen.
- Ga naar het Cloudmenu en klik op het gewenste Cloud-app. Hier staat een overzicht van de opdrachten die zijn aangemaakt.
- Klik op de opdracht welke u wilt overnemen.
- Klik op het icoon Meer acties [...] en klik op Bestand aanmaken voor volgende periode
Gegevens kunnen ook worden overgenomen door een nieuwe opdracht aan te maken via het (+) of Nieuw en vervolgens bij de dropdown van Gegevens overnemen van gewenste opdracht selecteren waarvan je de gegevens wilt overnemen - Volg de instructies in het geopende venster.
- Klik op Opslaan.
Let op: voor Samenstel+ kunnen de gegevens bij opdrachten enkel van voorafgaande jaar worden meegenomen naar een nieuwe jaar.
De nieuwe opdracht is nu aangemaakt.
Wijzigingen aan instructies, vragen of brieven en antwoorden overnemen naar een nieuw opdracht
1. Open de opdracht die is overgenomen van een vorige periode.
2. Via de Documenten tab opent u een vragenlijst of checklist die tijdens een vorige opdracht is gewijzigd.
Op de afbeelding in een checklist hieronder ziet u een overgenomen wijzigingen en antwoorden op de vragen.
3. Accepteer (
) of Negeer (
) de wijzigingen per onderdeel.
4. Klik op de knop Overnemen (
) en geef aan of u alle over te nemen wijzigingen binnen een checklist wilt accepteren of negeren.
Voordat u antwoorden overneemt moeten eerst de wijzigingen aan de instructie of vraag geaccepteerd of genegeerd worden. Zie dit artikel voor meer informatie over gegevens overnemen van een eerder opdracht.