We schrijven dit artikel over het opslaan, gebruiken en met maken van back-ups van Working Papers bestanden (dossiers) om te helpen vragen op dit gebied te beantwoorden. Dit artikel is gemaakt voor de systeembeheerder en applicatiebeheerder die een redelijke kennis op het IT vlak heeft.
De technische mogelijkheid om bestanden lokaal of in een cloud omgeving op te slaan zijn de afgelopen jaren erg uitgebreid. Niet al deze mogelijkheden kun je echter gebruiken in combinatie met de Working Papers dossiers. Dit met name door de databases die een integraal onderdeel uitmaken van het dossier.
Wat mag je niet gebruiken aan opslagtechnieken
Elke methode waar synchronisatie (anders dan de Caseware SmartSync) wordt gebruikt moet je in principe uitsluiten om te gebruiken i.c.m. Caseware Working Papers bestanden (dossiers). Dat betekent dat je bestanden niet moet opslaan op een locatie waar bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van:
- Onedrive
- Sharepoint
- Teams
- Dropbox
- Azure blobs
- DFS - Replicatie
- Azure File Sync
Hoe sla ik de bestanden centraal voor het kantoor op:
Veilige technieken om bestanden op te slaan zijn:
- In Caseware Cloud; via SmartSync technologie worden de bestanden naar de lokale werkomgeving gehaald.
- Op een adequate FileServer
- DFS-Namespaces kunnen worden gebruikt
- DFS-Replicatie kan worden gebruikt bijvoorbeeld in de nacht om bestanden naar een andere locatie te repliceren. Let op dat bestanden die nog in gebruik zijn een probleem kunnen veroorzaken.
- Gebruik van VSS (Copy-on-Write) is mogelijk wanneer SmartSync technologie niet wordt gebruikt, houd rekening met schijfruimte, IO en CPU belasting.
Hoe gebruik ik de bestanden lokaal
Caseware Cloud als centraal opslag medium
In Caseware Cloud worden de bestanden centraal opgeslagen en beheert door Caseware International. Bestanden worden naar een lokale werkomgeving gehaald in Working Papers via SmartSync techniek. Een van de voordelen is dat elke keer de indexbestanden opnieuw worden aangemaakt. Dit heeft positieve effecten op performance en de integriteit van het dossier. Daarnaast bevordert de SmartSync techniek het samenwerken in dossiers.
Een File server als centraal opslag medium
De Caseware dossiers kunnen uiteraard ook worden opgeslagen op een Windows file server. Wanneer er lokaal/On Premise geen gebruik wordt gemaakt van SmartSync Server dan kan VSS worden ingeschakeld om Back-ups te creëren.
Back-up
Zoals iedereen weet is het belangrijk om regelmatig een back-up te maken van de dossiers en de Caseware library. Dit kan met standaard back-up software eventueel i.c.m. VSS. Welke back-up strategie er wordt gehanteerd is per kantoor verschillend en afhankelijk van budget en risico welk men wilt lopen. Houdt er in ieder geval rekening mee dat er gedurende de "werktijden" van de gebruikers er geen synchronisatie mechanisme als bijvoorbeeld DFSR, een cloud sync back-up of kopieer script op de achtergrond loopt. Dit kan grote gevolgen hebben voor dossiers in gebruik en dus data corruptie veroorzaken.