Het kan voorkomen dat als u een dossier ontvangt van een collega en dat ondanks dat zij de rapportage periode op jaarlijks hebben gezet, het dossier bij u bijvoorbeeld december aangeeft.
Waardoor komt dit en hoe kan u het voorkomen?
Rapportageperiode algemeen
Als men gebruikt maakt van verschillende rapportageperiodes in een dossier, dan kan het voorkomen dat men alleen van een specifieke periode de gegevens wil zien.
Als men in de navigatiebalk kijkt van Working Papers dan ziet men de volgende optie:
Bijna alle nieuwe dossiers die nieuw aangemaakt worden zullen standaard op jaarlijks staan.
Via dit dropdownmenu kunt u dus de periode aangeven die u wilt bekijken.
Verschil in rapportageperiode tussen gebruikers
De instelling voor rapportage data is geen algemene instelling per dossier. Deze instelling wordt onthouden per gebruiker, per dossier. Dit kan tot gevolg hebben dat twee medewerkers verschillende cijfers zien in de saldibalans of het jaarrekeningdocument, terwijl zij hetzelfde dossier hebben geopend.
Voorbeeld
Als ik dossier A op Maandelijks: december zet en deze doorstuur naar mijn collega voor de eerste keer, dan zal zij de rapportageperiode gewoon op Jaarlijks hebben staan omdat dit de standaard instelling is voor die gebruiker voor dat dossier.
Mijn collega werkt aan dit dossier met deze instelling en stuurt deze vervolgens terug naar mij, De periode zal dan voor mij nog steeds op december staan.
Als een jaarafsluiting wordt gedaan dan worden gegevens netjes doorgeschoven naar het nieuwe dossier, maar ook de gebruikersinstellingen.
Het kan dus voorkomen dat men enige tijd geleden gewerkt heeft aan een dossier en deze toen heeft ingesteld op december. Het dossier gaat een jaar later door de jaarafsluiting heen en neemt dus deze instellingen mee. Ik open dit nieuwe dossier en de periode staat dan nog steeds ingesteld op december. De instelling is correct meegenomen vanuit vorig jaar.
Het is daarom van belang dat u altijd goed controleert of u in de juiste rapportageperiode aan het werken bent.
Documenten
Het is ook mogelijk om een afwijkende periode in te stellen via de eigenschappen van het document. Deze instelling is per dossier per document en is dus niet afhankelijk van welke gebruiker het document opent.
