Met de PBC functionaliteit in de verschillende apps is het mogelijk om bestanden bij de klant op te vragen en deze op te slaan in de opdracht. Zo wordt de PBC+ app alleen maar gebruikt om op deze manier bestanden op te vragen bij de klant, zodat ze kunnen worden verwerkt in de diverse managers.
Echter na het uploaden zijn deze bestanden niet meer zichtbaar voor de contactpersonen. Ook niet voor hen die de upload gedaan hebben.
Dit artikel geeft een werkwijze om deze bestanden weer beschikbaar te stellen aan de contactpersonen
Inhoudsopgave
Uploaden van bestanden door een contactpersoon
Delen van bestanden met de contactpersonen
Uploaden van bestanden door een contactpersoon
Hoe een contactpersoon bestanden moet uploaden via een vragenlijst is uitgebreid beschreven in het artikel Bestanden opvragen vanuit PBC+
Belangrijk is dat, zodra de kantoormedewerker op de knop "Voltooid" klikt er twee dingen gebeuren:
- De door de contactpersoon aangeleverde bestanden worden van de vragenlijst gekopieerd naar de opdracht. Ze zijn dan ook binnen de opdracht zichtbaar.
- De vragenlijst is niet meer benaderbaar door de contactpersoon. Daarmee is ook de toegang tot de bestanden die via de vragenlijst geüpload zijn vervallen.
Delen van bestanden met de contactpersonen
Om de bestanden toch weer beschikbaar te maken voor de contactpersonen van de klant moeten een aantal extra stappen gezet worden.
- De bestanden moeten worden opgeslagen in de Cloud.
Per bestand moet via de drie puntjes worden aangegeven dat de bestanden moeten worden opgeslagen in Cloud.
- Optioneel: bestanden in mappen plaatsen
- Open via de het menu linksboven (de drie streepjes) de weergaven "Bestanden";
- Selecteer de juiste entiteit als dat nog niet gedaan is;
- Maak een nieuwe map aan indien nodig door op het kleine pijltje te klikken naast de entiteitnaam;
- Selecteer alle bestanden die naar de map verplaatst moeten worden (meerdere bestanden in één keer is mogelijk) en verschuif die bestanden naar de map.
- In de Cloud moeten de bestanden gedeeld worden met de contactpersonen
- Selecteer alle bestanden die gedeeld moeten worden met één of meerdere contactpersonen. Meerdere bestanden in één keer delen is mogelijk.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes en kies "Deel"
- Kies het tabblad "Contactpersonen" en zoek de contactpersoon op. Het is mogelijk met meerdere contactpersonen te delen, door die contactpersonen in het dialoogscherm op te zoeken.
- Klik vervolgens de knop "Deel"
N.B. het delen gebeurd per bestand. Hiermee kan dus ingeregeld worden dat iedere contactpersoon zijn eigen bestanden kan zien.
Inrichtingseisen
Om deze manier van het delen van bestanden mogelijk te maken is het alleen noodzakelijk dat de contactpersonen toegang hebben tot de entiteit. Zo wordt voorkomen dat een verkeerde contactpersoon met dezelfde naam die niet bij de entiteit hoort toegang kan krijgen.
Dit wordt in Caseware Cloud geregeld door het toevoegen van contactpersonen aan de entiteit. 
Wijs tenminste een van beide rollen toe aan de contactpersoon.