In dit artikel gaan we nader in over hoe de Connector werkt en hoe u deze het beste kunt gebruiken.
De Caseware Connector Office kunt u in Microsoft Excel/Word vinden onder “Invoegtoepassingen”.
Zoals ook in het vorige artikel werd besproken, hangt de verbinding met de Connector af van een aantal factoren:
- Waar het Office-document is opgeslagen;
- Welk Working Papers dossier is geopend.
Verbindingen
De beste manier om de Connector te gebruiken is
- Het Office-document opslaan in het dossier, en
- Het document openen vanuit het Dossierbeheer.
Het huidig geopende document is ook wel het Actieve bestand. Dit is het bestand waar het laatst ‘muis-activiteit’ in was.
Op deze manier wordt altijd een verbinding gemaakt met zowel het Office-document als het juiste Working Papers dossier.
Koppeling
Voor de verbinding met de Connector wordt gebruik gemaakt van een koppeling. Deze koppeling levert een aantal voordelen op in de verbinding:
- De lengte van een formule is gekoppeld aan het maximale aantal tekens voor een cel in Microsoft Office Excel;
- Er kunnen meerdere Caseware Working Papers klantdossiers worden gekoppeld. De gebruiker kan bijvoorbeeld het klantdossier van het huidige en het klantdossier van het vorige jaar naast elkaar openen;
- Het Caseware Working Papers klantdossier hoeft niet meer geopend te zijn voor succesvolle werkingen van de koppelingen.
In het verleden werd gebruik gemaakt van DDE-koppelingen. Deze zijn vervangen door UDF-koppelingen. Door een update van Microsoft werken de oude DDE-koppelingen niet meer. Mocht u nog DDE-koppelingen in een document hebben, zie dan dit artikel hoe u deze kunt converteren.
Invoegen van de juiste gegevens in het Microsoft document
De Connector interface is zowel in Microsoft Word als Excel te gebruiken.
Er zijn 3 manieren om de gewenste gegevens uit het klantdossier in het Microsoft Office-document op te nemen:
- Handmatig via de standaard Microsoft Excel functionaliteit (dit wordt beschreven in artikel 7, Functies en formules).
- Klik met de rechtermuisknop op de plek in de interface waar de juiste gegevens staan en kies voor ‘Koppel data’.
Hiermee wordt er geen dynamische koppeling gelegd. Als de waarde in het in het Caseware klantdossier wijzigt, komt deze wijziging nooit in het gekoppelde Microsoft document terecht.
Het vullen van deze waarde hoeft maar eenmalig te gebeuren.
- Klik met de rechtermuisknop op de plek in de interface waar de juiste gegevens staan en kies voor "Koppel formule").
Hiermee wordt wel een dynamische koppeling gelegd. Als de waarde in het Caseware klantdossier wijzigt, komt deze wijziging na herberekening in het gekoppelde Microsoft document terecht.
In het volgende artikel leest u hoe u een Office-document toevoegt aan Working Papers.