Releasedatum: 10 maart 2022
Onderstaand vindt u documentatie over deze release van WWFT+. Bij het aanmaken van een nieuw dossier zal dit nummer onder de informatie button onder "Over" zichtbaar zijn.
Als er gebruik wordt gemaakt van een kantoorlaag staat in dit artikel hoe om te gaan met een update.
Inhoudsopgave
NBA Handreiking 1124 d.d. 8 december 2020
Gewijzigde volgorde checklist voor het doorlopen van de checklists
Registratie van klant en opdracht
Personenvennootschappen en Trusts
Natuurlijke persoon als opdrachtgever van een personenvennootschap of trust
Starten opdracht / dienstverlening voor afronden cliëntenonderzoek
Toevoeging registratie van opdrachtgever
Toevoeging van volledigheids- en controle vragen met afdekking voor bijzondere klantrisico's
Uitbreiding Extern cliëntenonderzoek
Uitbreiding controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek
Uitbreiding controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek
Uitbreiding registratie verscherpt cliëntenonderzoek
Uitbreiding registratie UBO's - UBO register
Toevoeging van UBO-reputatietoets voor trustkantoren, wisselkantoren en cryptohandelaren
Consequent doorvoeren van aftekening
Consequent doorvoeren van non-optimal antwoorden
Kantoorlaaginstellingen: uitschakelen Extern cliëntenonderzoek
Algemeen
In de vernieuwde versie van de WWFT+ app is het doel van de app ongewijzigd gebleven: het goed en toekomstbestendig registreren van het cliëntenonderzoek.
Er is veel moeite gedaan om de wijze waarop je door de app heen gaat te verbeteren, uit te breiden en tegelijkertijd alles zoveel mogelijk ongemoeid te laten, zodat bij het maken van een nieuw dossier op basis van een eerder dossier (jaarovergang), zoveel mogelijk eerder gegeven antwoorden overkomen.
In met name de checklists voor vereenvoudigd en verscherpt cliëntenonderzoek werd in de voorgaande versies van de app het redelijk vrij gelaten of je alle vragen of alleen de relevante instructies met 'Ja' beantwoorde. In deze nieuwe versie is meer ingestoken op het altijd beantwoorden van alle instructies. Zo kunnen alle instructies en ook de afsluitende instructies in de controlelijsten afgetekend worden (net als in de andere Cloud apps). Deze afsluitende instructie speelt op de achtergrond nog een rol in de vereenvoudiging van de zichtbaarheidsinstellingen in de app.
Naast deze controlelijst afsluitende instructies zijn er meer instructies toegevoegd die controlerend/verifiërend van aard zijn, in die zin dat ze ondersteunend zijn aan de uitvoering van het proces en minder aan de registratie ten behoeve van dossiervorming. Als zodanig kunnen ze ook helpen bij de controles van de Wwft registratie van het kantoor door bevoegde instanties.
Dit alles neemt niet weg dat, ondanks dat de app met alle zorgvuldigheid is uitgebreid en bijgewerkt, het de verantwoordelijkheid van het kantoor blijft het cliëntenonderzoek goed, zorgvuldig en volledig uit te voeren.
NBA Handreiking 1124 d.d. 8 december 2020
Op 8 december 2020 is door de NBA de Handreiking 1124 - Richtsnoeren Wwft uitgegeven met daarin de richtsnoeren voor de verwerking van de Wwft voor accountants en belastingadviseurs.
Naast uitbreidingen in wet- en regelgeving zoals het UBO-register en de UBO-reputatietoets is deze handreiking een van de belangrijkste bronnen geweest voor de verbeteringen en uitbreidingen in deze versie van de WWFT+ app.
Gewijzigde volgorde checklist voor het doorlopen van de checklists
Voorheen was de volgorde van het doorlopen van de checklists vanuit de checklist 1.00 Wwft dossier, eerst het vereenvoudigd cliëntenonderzoek, dan het normaal cliëntenonderzoek en dan nog twee checklists voor verscherpt cliëntenonderzoek en onacceptabel risico.
Deze volgorde binnen de 1.00 Wwft dossier checklist is gewijzigd zodat een logischer geheel is geworden. Tevens zijn de nummers en de namen van de checklists gewijzigd.
Je start nu eerst met de 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek, dan volgt de 1.21 Controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek, dan volgt nog de 1.22 Controlelijst onacceptabel risico en pas dan kom je bij 1.30 Cliëntenonderzoek. Kortom, eerst ga je bepalen welke diepgang het cliëntenonderzoek moet hebben, voordat je met het cliëntenonderzoek gaat starten. Hierdoor wordt er nu ook rekening gehouden met de bepaalde diepgang tijdens het doen van het cliëntenonderzoek.
Vanzelfsprekend is het nog steeds mogelijk om een 'controlelijst' over te slaan en ook is gebleven dat de 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek alleen gedaan kan worden als de (initieel) ingeschatte risicoclassificatie "laag" is.
Voorheen hadden de checklists voor "Normaal cliëntonderzoek" allemaal een eigen nummer (1.13, 1.14 en 1.15). Vanaf deze versie hebben ze allemaal het nummer 1.30 maar hebben ze een subnummer er achter gekregen. Daardoor is 1.13 omgenummerd naar 1.30.1, 1.14 naar 1.30.2 en 1.15 is 1.30.3 geworden. Als in deze releasenotes wordt gesproken van checklist 1.30 Cliëntenonderzoek, dan wordt de dan zichtbare checklist bedoeld waarin het cliëntenonderzoek wordt gedaan. De 1.30 checklists zijn nooit gelijktijdig zichtbaar.
Overzicht van alle zichtbare en standaard onzichtbare checklists in de app, met hun nieuwe nummering:
Registratie van klant en opdracht
In checklists 0.10 Instellingen, 0.11 Klantacceptatie en 0.12 Opdracht worden de basis gegevens van de zakelijke relatie en de opdracht vastgelegd. Dit zal in toekomstige versies uitgebreid worden.
Personenvennootschappen en Trusts
Voor het kunnen registreren van het cliëntenonderzoek bij personenvennootschappen en trusts is de selectie van de klanttypering uitgebreid. Er wordt nu onderscheid gemaakt tussen een personenvennootschap en een trust.
De handreiking specificeert dat, in het geval een opdracht voor een personenvennootschap of trust uitgevoerd gaat worden, voor zowel de vennootschap/trust als de opdrachtgevende vennoot/trustee een cliëntenonderzoek uitgevoerd moet worden.
Daarom is een van de meest in het oog springende uitbreidingen een expliciete instructie om een link in het Wwft dossier op te nemen naar de opdrachtgevende vennoot/trustee. Verder zijn er in de checklist 1.30.2 Cliëntenonderzoek personenvennootschap / trust uitbreidingen gedaan die specifiek zijn voor deze klanttyperingen.
De link kan gekoppeld worden met behulp van een referentie (blauwe rondje met wit plusje). Dit werkt het handigst als in een tweede tabblad het WWFT+ dossier wordt geopend van de opdrachtgevende vennoot/trustee. Dan kan daar de URL gekopieerd worden en als referentie van het type 'Link' worden toegevoegd.
Natuurlijke persoon als opdrachtgever van een personenvennootschap of trust
De handreiking specificeert dat, in het geval een opdracht voor een personenvennootschap of trust uitgevoerd gaat worden, voor zowel de vennootschap/trust als de opdrachtgevende vennoot/trustee een cliëntenonderzoek uitgevoerd moet worden.
Analoog aan het dossier van de Personenvennootschap of Trust, is ook hier een expliciete instructie toegevoegd voor het opnemen van een link naar dat Wwft dossier.
De link kan gekoppeld wordt met behulp van een referentie (blauwe rondje met wit plusje). Dit werkt het handigst als in een tweede tabblad het WWFT+ dossier wordt geopend van de personenvennootschap/trust. Dan kan daar de URL gekopieerd worden en als referentie van het type 'Link' worden toegevoegd.
Starten opdracht / dienstverlening voor afronden cliëntenonderzoek
In specifieke situaties is het volgens de wet toegestaan de opdracht of dienstverlening al te starten ondanks dat het cliëntenonderzoek nog niet is afgerond.
In checklist 1.00 Wwft dossier zijn hiervoor instructies en waarschuwingen toegevoegd om een dergelijke situatie goed te ondervangen en hierin begeleiding te geven.
Toevoeging registratie van opdrachtgever
Om aan de regelgeving te voldoen is de checklist 1.09 Opdrachtgever toegevoegd. Hiermee is het mogelijk de opdrachtgever voor de opdracht/dienst vast te leggen. In vrijwel alle gevallen zal de opdrachtgever óf de klant zelf zijn (bij de natuurlijke persoon), óf een vertegenwoordiger van de klant (in welke hoedanigheid dan ook) . Er is dan ook in de Vertegenwoordiger / UBO 1 een uitbreiding gemaakt waarmee kan worden aangegeven dat deze persoon ook de opdrachtgever is.
Vanuit de 1.09 Opdrachtgever kan dus al de eerste Vertegenwoordiger (deels) vastgelegd worden.
Dit wordt dan zichtbaar in de checklist 1.09 Opdrachtgever, maar ook in de checklist 1.31 Vertegenwoordigers, UBO's en PEP's
Toevoeging van volledigheids- en controle vragen met afdekking voor bijzondere klantrisico's
Tijdens het uitvoeren van het cliëntenonderzoek bestaat de mogelijkheid dat er zich bijzondere situaties voordoen of er bijzondere gegevens boven water komen. Met name bij een cliëntenonderzoek bij een verminderde (laag niveau) of normale diepgang kan dit leiden tot het alsnog moeten uitvoeren van een verscherpt cliëntenonderzoek.
Om dit soort situaties te ondervangen en daarop de juiste vervolgactie te laten plaatsvinden is in de checklist 1.00 Wwft dossier, na het uitvoeren van het cliëntenonderzoek, de extra controlelijst 1.23 Controlelijst bijzondere klantrisico's toegevoegd.
Uitbreiding Extern cliëntenonderzoek
Het 1.10 Extern cliëntenonderzoek is uitgebreid waarbij er meer nadruk is gelegd op de registratie van de schriftelijke overeenkomsten en het opnemen hiervan in het Wwft dossier.
Tevens is het mogelijk gemaakt om de checklist 1.20 Extern cliëntenonderzoek uit te schakelen in de kantoorlaag. Zie hiervoor: Kantoorlaaginstellingen: uitschakelen Extern cliëntenonderzoek
Uitbreiding controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek
In de 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek is de instructie 'Betreft de opdracht de levering van of het verzorgen van' verder uitgebreid.
Als bij een klant volstaan kan worden met een vereenvoudigd cliëntenonderzoek volgens de 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek dan wordt dit zichtbaar gemaakt in de 1.30 Cliëntenonderzoek checklist.
#58079 Tevens is aangepast dat de instructie Inwoner van een niet EU lidstaat waarvoor een laag risico geldt? niet meer zichtbaar wordt als de voorgaande instructie Inwoner van een EU lidstaat? met Ja is beantwoord.
De 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek wordt nu afgesloten met een extra controle vraag om te bevestigen dat de controlelijst met vragen correct is ingevuld. Deze vraag wordt ook gebruikt in de zichtbaarheidsinstellingen in de app.
Uitbreiding controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek
In de 1.21 Controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek is een uitbreiding gedaan bij met name de Geografisch risicofactoren.
Als bij een klant een verscherpt cliëntenonderzoek moet worden gedaan volgens de 1.21 Controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek dan wordt dit zichtbaar gemaakt in 1.30 Cliëntenonderzoek. Als eerder in 1.20 Controlelijst vereenvoudigd cliëntenonderzoek gevonden is dat het cliëntenonderzoek bij de klant de diepgang van vereenvoudigd mag hebben, dan wordt dit overschreven als blijkt dat verscherpt cliëntenonderzoek noodzakelijk is.
De 1.21 Controlelijst verscherpt cliëntenonderzoek wordt nu afgesloten met een extra controle vraag om te bevestigen dat de controlelijst met vragen correct is ingevuld. Deze vraag wordt ook gebruikt in de zichtbaarheidsinstellingen in de app.
Uitbreiding registratie verscherpt cliëntenonderzoek
Om je te ondersteunen in het uitvoeren van een verscherpt cliëntenonderzoek is de checklist 1.32 Verscherpt cliëntenonderzoek toegevoegd aan de app. Hierin zijn diverse instructies opgenomen die specifiek zijn voor het verscherpt cliëntenonderzoek.
De checklist 1.32 Verscherpt cliëntenonderzoek wordt altijd vanuit de checklist 1.30 Cliëntenonderzoek gestart.
Ook de 1.32 Verscherpt cliëntenonderzoek checklist wordt afgesloten met een vraag om te bevestigen dat het cliëntenonderzoek is afgerond en de vragen correct zijn beantwoord. Dit is een additionele controle vraag die tevens gebruikt wordt in de zichtbaarheidsinstellingen in de app.
Uitbreiding registratie UBO's - UBO register
Een belangrijke uitbreiding in de app is de verwerking van de vereisten voor het UBO-register. Zoals te verwachten heeft dit invloed gehad op de registratie in de Vertegenwoordiger / UBO checklists. Hier is een uitbreiding gedaan om onderscheid te kunnen maken tussen 'gewone' UBO's en pseudo-UBO's.
Ook is er een uitbreiding gedaan in de mogelijke te gebruiken verifiërende documenten voor Vertegenwoordigers en UBO's.
Tevens is dit de reden om de registratie van de Vertegenwoordiger / UBO's op te nemen in een eigen checklist: 1.31 Vertegenwoordigers, UBO's en PEP's.
Indien gekozen is voor tenminste één pseudo-UBO dan worden nog extra instructies zichtbaar ter ondersteuning van de uitvoering en registratie van het proces.
De checklist 1.31 Vertegenwoordigers, UBO's en PEP's wordt aangesproken vanuit de checklists 1.30.1 Cliëntenonderzoek vennootschap en 1.30.2 Cliëntenonderzoek personenvennootschap / trust.
Toevoeging van UBO-reputatietoets voor trustkantoren, wisselkantoren en cryptohandelaren
Specifiek voor UBO's van trustkantoren, wisselkantoren en cryptohandelaren is er wetgeving ten aanzien van het toetsen van de reputatie van dergelijke UBO's.
Daarvoor zijn in de checklists voor de registratie van de Vertegenwoordigers / UBO's extra instructies opgenomen die alleen zichtbaar worden indien in 1.00 Wwft dossier gekozen is voor 
Uitbreiding registratie PEP's
De aansluiting van de handreiking ten opzichte van de registratie van de PEP's is ook uitgebreid. Zo is er een nieuwe checklist bijgekomen. Checklist 1.33 PEP Autorisatie voorziet in de expliciete goedkeuring van het doen van een cliëntenonderzoek waarbij een PEP betrokken is als klant of als UBO.
Mede hierdoor zijn ook de waarschuwingen in de app aangepast, zodanig dat het niet mogelijk is in de app het cliëntenonderzoek verder uit te voeren als de expliciete goedkeuring nog niet verkregen is.
Consequent doorvoeren van aftekening
In de hele app is consequent aftekening van instructies en checklists doorgevoerd.
Daarbij is in de app rekening gehouden met vier rollen:
- Rol "opstellen": Opsteller
- Rol "review": Beoordelaar, Tweede beoordelaar en Compliance officer
Deze rollen zijn ondergebracht in het mee uitgeleverde aftekenniveau "Wwft" in de productinstellingen.
Consequent doorvoeren van non-optimal antwoorden
In de app zijn tevens bij verschillende instructies 'non-optimal' instellingen opgenomen, zodat het reviewen met behulp van de standaard reviewtools mogelijk wordt.
Kantoorlaaginstellingen: uitschakelen Extern cliëntenonderzoek
Op verzoek van klanten is een checklist 0.00 Kantoorlaaginstellingen toegevoegd.
Daarin is nu een instructie opgenomen die als schakelaar dient voor het uitschakelen van de mogelijkheid een extern cliëntenonderzoek te registeren. Dit scheelt een aantal muisklikken als een kantoor dat niet gebruikt en het voorkomt het uitleggen van deze variant van cliëntenonderzoek aan medewerkers die het bij zo'n kantoor niet gaan gebruiken.
Standaard staat de schakelaar zodanig dat het externe cliëntenonderzoek ingeschakeld is, zodat de werking als in eerdere versies is.
De checklist 0.00 Kantoorlaaginstellingen is standaard altijd verborgen. Mogelijk dat deze checklist in de toekomst uitgebreid wordt met andere schakelaars en instellingen.