In dit artikel leggen we uit hoe een kantoor dossiers kan migreren naar een ander CaseWare Cloud omgeving in verband met bijvoorbeeld een samengaan of splitsing van een kantoor. Aangezien er specifieke Cloud informatie in een dossier is verwerkt, moet er per dossier een procedure worden doorlopen om dit te verwijderen. Omdat dit proces enigszins complex is, kan het aan te raden zijn om hier een consultant bij te betrekken met praktijkervaring op het gebied van werken met Cloud.
Voorbereiding
Omdat het proces waar door heen moet worden gegaan enige tijd in beslag gaat nemen is het een optie om te starten met het labelen van bestanden die u wilt gaan verplaatsen.
- Maak of laat hiervoor bijvoorbeeld 2 labels maken: Migratie en Download. Of eventueel meer als dat in uw proces beter uitkomt.
- Selecteer alle Working Papers bestanden
- Klik in de UI op de drie puntje bij de selectie van de bestanden en ken allen het label Migratie toe
- Daarna kunt u in het Working Papers bestanden overzicht deze labels gebruiken in een filtering van de bestanden.
- Ken na stap 2 bijvoorbeeld het label Download toe dat u als filtering gebruikt om alle afgeronde CWP bestanden te filteren en in stap drie te downloaden.
Daarnaast is het verstandig om een Excellijst te maken met daarin alle entiteiten die in de nieuwe omgeving aangemaakt moeten worden. Ook een lijst van contacten en bijbehorende entiteiten is makkelijk om dit direct te kunnen verwerken in de nieuwe omgeving maar is optioneel. Als het mogelijk is, houdt dan dezelfde klantnummers aan als voorheen. Hoewel niet strikt noodzakelijk maakt dit het later in het proces wel makkelijker om Working Papers bestanden via een mapping tabel aan entiteiten te koppelen waardoor bestanden direct op de juiste plek komen.
Stap 1: Verwijderen uitstaande kopieën
Er mogen geen uitstaande smartsync kopieën meer aanwezig zijn van dossiers die verplaatst gaan worden. Dit is te controleren door in Cloud naar het dossier te navigeren en in Cloud te kiezen voor de Menu optie "ontkoppel gesynchroniseerde kopie".
Dit geeft informatie of en waar eventueel nog kopieën openstaan en op welk device.
Indien mogelijk, open dan op de aangeven devices en via de aangegeven locatie de openstaande SmartSync kopie. Dit geeft de mogelijkheid om nog eventuele wijzigingen te synchroniseren met het moeder-dossier. Wanneer dit verder niet van belang is kunt u alle openstaande kopieën ook via de Cloud UI aanvinken en in één keer alle uitstaande kopieën ontkoppelen. Eenmaal ontkoppeld is het niet meer mogelijk een kopie opnieuw te koppelen met een moederbestand.
Stap 2: Verwijderen van SmartSync informatie.
Nadat uitstaande kopieën ontkoppeld zijn via de UI in Cloud of door het handmatig openen en afsluiten van uitstaande kopieën, moet de smartsync informatie worden verwijderd. Deze optie zal ook alleen maar beschikbaar zijn in het Cloud menu wanneer er geen uitstaande kopieën meer actief zijn.
U ontvangt een melding of het gelukt is of niet. In dat laatste geval ontvangen we graag een support ticket om met u mee te kijken.
Stap 3
Nadat de Smartsync informatie is verwijderd kunt u het bestand gaan downloaden. Deze stap kunt u in bulk uitvoeren. U herkent Non-SmartSync bestanden doordat daar geen groen icoontje meer bij aanwezig is.
U selecteert alle bestanden die u wilt downloaden. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het toegevoegde label als filter mogelijkheid.
Stap 4: verwijderen van Databaseid enSecurityId in bestanden
Via de consultants zijn er tools beschikbaar om beide id's te verwijderen uit de gedownloade bestanden. Deze id's worden bij het aanmaken de beveiligingsdatabase (Datastore) ingegeven. Wanneer deze niet zijn genoteerd/bewaard (ook histories als nodig) dan zijn in eerste instantie deze tools niet bruikbaar. Wij zullen dan bestanden aan CaseWare International moeten aanbieden ter onderzoek. Mogelijk is uit de bestanden deze id's af te leiden. Hier gaat tijd overheen en valt onder consultancy.
Stap 5: Publiceren naar de nieuwe omgeving
Met behulp van onze CaseWare Cloud Migration Manager kunnen alle dossier worden geüpload naar de nieuwe Cloud omgeving. In dit proces wordt er een mappingtabel gemaakt tussen dossiers en entiteiten om in 1 stap de dossiers bij de juiste entiteit neer te zetten.