In dit artikel beschrijven we een (tijdelijke) oplossing om de jaarafsluiting goed te kunnen uitvoeren wanneer er gemaakt wordt van de Working Papers Advanced Protection in Caseware Cloud. Deze methode van beveiligen van de Caseware Working Papers dossiers is grotendeels gelijk aan de beveiliging zoals deze in dossiers en/of via de DataStore wordt geregeld en kan deze vervangen. 

Opgelost in Working Papers 2022

Met ingang van Working Papers 2022 is dit probleem opgelost. Onderstaande workaround is niet meer van toepassing. U kunt direct tijdens de jaarovergang het dossier publiceren door de optie in het dialoogvenster aan te vinken.

Het Probleem dat is geconstateerd

In het proces van de jaarafsluiting verschijnt er bij het openen van het bestand voor volgend jaar een login dialoog scherm om in te loggen in het bestand. Dit komt voort uit de dossierbeveiliging die is ingesteld is in bestaande dossiers en elke keer wordt meegenomen in de jaarovergang.

Het probleem wordt veroorzaakt door een vinkje in het dialoogscherm van de jaarafsluiting bij de optie Publiceer het bestand voor volgend jaar.

Oplossing

Wij adviseren wanneer u Caseware Cloud beveiliging gebruikt om dit vinkje uit te zetten.

De beveiliging vanuit Caseware Cloud rolt door naar het bestand voor volgend jaar en er komt geen dialoog scherm naar voren om in te loggen in het nieuwe bestand.

Denk er dan wel aan om het bestand te publiceren! U kan immers data kwijt raken. Dit doet u via Cloud | Publiceren.

Wilt u een tijdelijke oplossing inrichten zodat wanneer het bewuste vinkje wel wordt gezet de gebruiker verder kan, lees dan verder. We gebruiken hiervoor een DataStore met twee gebruikers en een algemene groep er in die aan alle dossiers wordt toegekend.

Tijdelijke oplossing

• Maak een backup van de huidige datastore (just to be sure) als deze nog niet is verwijderd
• Houd de datastore intact en/of versimpel deze naar een xbase datatastore ipv sql. De database zal immers weinig gegevens bevatten en de x-base variant is gemakkelijk te kopieren wanneer dit nodig mocht zijn.
• Maak eventueel een nieuwe Datastore aan waarin je de databaseid en securityid verwerkt gelijk aan die van de oude datastore ivm compatibiliteit.
• Geen AD koppeling/AD koppeling uitzetten
• Laat in de datastore de huidige sup user actief 
• Verwijder verder alle groepen en gebruikers (dit wordt immers in cloud geregeld.
• Maak handmatig een gebruiker aan bijvoorbeeld "yec" en zet hier geen wachtwoord op
• Maak een globale groep aan die je toekent aan alle dossiers. Bijvoorbeeld YEC/Jaarovergang
• Geef deze groep alleen als recht het rechtstreeks openen van een klantbestand en het kunnen  publiceren van klantbestanden.
  
• Zorg ervoor dat alle gebruikers met deze datastore verbonden zijn (lokaal of via netwerk). 

Het proces met de tijdelijke oplossing

• Er wordt een SmartSync kopie vanuit Cloud gemaakt
• De gebruiker logt direct in (SSO) op basis van eigen credentials
• Jaarafsluiting wordt uitgevoerd met het vinkje gezet bij Publiceer dossier voor volgend jaar.
  
• Uit proces vervolgt en het Login dialoogscherm verschijnt
• Gebruiker geeft nu in gebruikersnaam "yec" (zie bovenstaand) en klikt OK knop
• Dossier wordt gepubliceerd naar Cloud
• Cloudbeveiliging wordt geactiveerd
• Gebruik is nu ingelogd in het dossier op basis van de ingestelde Cloud beveiliging.