In dit artikel wordt uitgelegd hoe de beveiliging in Caseware Cloud kan worden aangepast zodat niet iedereen zomaar een PBC+ dossier (vragenlijst) kan aanmaken. Dit voorkomt onnodig verbruik.
Inleiding
In Caseware Cloud wordt niet alleen de beveiliging geregeld via groepen maar heeft het kantoor ook de mogelijkheid om te bepalen welke medewerker of welke groep aan medewerkers welke apps te zien krijgt. Het toekennen van een App kent meestal twee standen.
- Je hebt de App beschikbaar. Dit betekend leesrechten.
- Je hebt daarnaast ook aanmaak rechten.
In onderstaande uitleg komt dit verder aan bod. Om dit te kunnen instellen moet je kunnen inloggen als beheerder (administrator) of beheerder instellingen (settings administrator). Wanneer alle gebruikers administrator zijn dan zal onderstaande instelling niet gaan werken.
De PBC+ App (Vragenlijst)
Het beschikbaar hebben van de PBC+ App wordt geregeld via de groepen waar gebruikers lid van zijn.
Dit is uiteraard een kantoor specifieke inrichting Als voorbeeld gaan we er van uit dat het kantoor de medewerkers in de groep " Alle personeelsleden" heeft zitten (standaard groep):
En klikt op pennetje om deze groep te bewerken
Navigeer naar Apps en scroll in de lijst naar beneden tot dat PBC+ te zien is.
Je ziet dat de apps zoals vermeld twee standen kennen. Een keuzevakje bij bij Aanmaken en keuzevakje bij aanmaken. Hiermee regel je of je de app hebt (alleen lezen) en of je nieuwe opdrachten mag aanmaken.
Zet beide vinken uit. Heb je meerdere groepen in gebruik. Controleer deze en pas aan. Vergeet niet helemaal naar beneden te scrollen en de aanpassing op te slaan.
Nieuwe PBC+ (Vragenlijst) groepen.
Maak nu twee nieuwe groepen aan en noem deze bijvoorbeeld PBC+ alleen lezen en PBC+ aanmaken
- Leden : Ken de medewerkers toe die vragenlijsten (PBC+ opdrachten) mogen inzien en documenten mogen downloaden naar het Working Papers dossier.
- Systeembrede rollen: Dit kun je overslaan
- Apps: Scroll tot je de PBC+ app ziet en zet een vinkje in het keuzevakje voor de app. Laat keuzevakje bij aanmaken leeg.
- Klik op opslaan
Herhaal bovenstaande voor de groep met medewerkers die wel een Vragenlijsten (PBC+) mogen aanmaken.
Medewerkers moeten via Working Papers opnieuw inloggen in Cloud om deze instellingen te effectueren.
Het effect van de instellingen
Medewerkers die niet in de groep voor alleen lezen of groep voor aanmaken van vragenlijsten zitten
- Het publiceren van een dossier naar Cloud zal verlopen zonder dat er een vraag wordt gesteld voor het aanmaken van een vragenlijst.
- In het lint in Working Papers onder tab Cloud zijn de opties m.b.t. PBC+ verdwenen. Ook bij opdrachten waar al een vragenlijst gekoppeld is, is deze door de gebruikers niet meer op te roepen.
Medewerkers die in de groep voor alleen lezen van vragenlijsten zitten
- Het publiceren van een dossier naar Cloud zal nog wel de vraag geven of er een vragenlijst moet worden aangemaakt.
Wordt hier op OK geklikt dan wordt de volgende melding getoond:
Er wordt geen vragenlijst aangemaakt en na klikken op OK komt men in het dossier. - In het lint in Working Papers onder de Tab Cloud zijn de opties m.b.t. PBC+ aanwezig. Klikken op Openen knop geeft meldingen als bovenstaand. Een bestaand dossier met daaraan een vragenlijst gekoppeld kan worden bewerkt. Documenten kunnen dus in het dossier worden geplaatst.
Medewerkers die in de groep zitten met het recht om vragenlijsten aan te maken
- De functionaliteit is zoals die bij de alleen lezen variant met dat verschil dat bij klikken op OK bij de vraag voor het aanmaken van een vragenlijst er ook een vragenlijst wordt aangemaakt en gekoppeld. Deze medewerkers zullen dus zelf goed moeten opletten.