De Samenstelmonitor wordt vanaf eind januari 2022 MONITOR+ genoemd en zal vanaf dat moment ook overzichten bevatten voor controleopdrachten en de SAMENSTEL+ opdrachten.
In onderstaand artikel is hierop al geanticipeerd.
Hoe werkt de MONITOR+?
De MONITOR+ geeft in zogenaamde metrolijnen de status van al uw on-premise samenstelopdrachten en/of controleopdrachten weer.
Middels het hamburgermenu kunt u een keuze maken voor view van Working Papers Samensteldossiers, SAMENSTEL+dossiers of de Working Papers Controle dossiers. Met de "Toepassen" button wordt de gemaakte keuze geactiveerd.
Onderstaand kunt u een screenshot van de Samenstelmonitor in CaseWare Cloud vinden. De view voor de Controlemonitor is hetzelfde opgebouwd met een uitgebreider statusoverzicht.
In het linker gedeelte van het scherm staan de vaste velden 'Klantnaam', 'Klantnummer' en 'Boekjaar' en deze velden zijn generiek voor zowel de Samenstelmonitor als de Controlemonitor.
Daarna komen de volgende statusvelden:
Voor de Samenstel dossiers
- Voorbereiding gestart
- Opdrachtbevestiging
- LOR retour
- Definitieve jaarrekening
- Publicatiestukken
Voor de SAMENSTEL+ dossiers
- Voorbereiding gestart
- Opdrachtbevestiging
- LOR retour
- Definitieve jaarrekening
- Publicatiestukken
- Dossier vergrendeld
Voor de Controle dossiers
- Opdracht-acceptatie
- Planning gestart
- Planning afgerond
- Interim gestart
- Interim afgerond
- Management-letter verstuurd
- Eindejaars gestart
- Eindejaars afgerond
- Bespreking client
- LOR retour
- Verklaring afgegeven
- Controle afgerond
- Dossier vergrendeld
Indien een fase is afgerond zal er een groene vink weergegeven worden.
Indien in de Samenstelmanager en/of Controlemanager planningsdatums zijn ingevuld voor de verschillende fasen, dan zal er in de MONITOR+ in CaseWare Cloud een signalering te zien zijn als de deadline binnen 7 dagen vanaf vandaag valt. Er zal dan een oranje cirkel zichtbaar zijn, met daarin het aantal dagen tot de geplande datum.
Zodra een deadline is verstreken zal de cirkel rood worden en zullen er geen dagen meer worden weergegeven.
Detailinformatie
Indien er op een metrolijn geklikt wordt zal er gedetailleerde data getoond worden met daarin de planningsdatums, de realisatiedatum en aftekeningsinformatie.
Sorteren
Er kan op elke kolom af- en oplopend gesorteerd worden door op de kolomkoppen te klikken.
Filteren
In de MONITOR+ zijn uitgebreide filtermogelijkheden opgenomen onder de filterbutton rechts bovenin het scherm:
In onderstaande GIF-bestand zijn een aantal voorbeelden opgenomen, zoals:
- filteren op boekjaar
- filteren op klantnaam
- filteren op status
U kunt ook meerdere filters tegelijk actief hebben staan, waardoor de filtermogelijkheden zeer geavanceerd kunnen worden.
Rechts onderin het scherm ziet u dat er een filter actief is, hoeveel samenstelopdrachten (in dit geval) er getoond worden op basis van het (de) filter(s) en het totaal aantal opdrachten in de Samenstelmonitor.
Toegewezen opdrachten
Een ander filter is de aan u toegewezen opdrachten. Dit filter activeert u door op het persoon-icoon links van de naam Samenstelmonitor of ControleMonitor te klikken.
Het toewijzen van opdrachten kunt u doen in de opdrachtkaart, waar u terecht komt als op de opdrachtnaam wordt geklikt in de Samenstelmonitor of Controlemonitor.
Metadata
Bovenstaande kan natuurlijk alleen bereikt worden als we de on-premise data in Cloud beschikbaar hebben. Maar hoe gaat dat nu in zijn werk?
Om de data in CaseWare Cloud te krijgen dient het dossier ofwel gepubliceerd te zijn in Cloud, ofwel gekoppeld te zijn. Bij het sluiten van documenten in de Samenstel Managers en/of Controle Managers worden metadata-velden weggeschreven die via een synchronisatiemechanisme in CaseWare Cloud beschikbaar komen. In de volgende twee paragrafen wordt besproken over welke data en welke documenten we het hier hebben.
Planningsdata in de Samenstel Manager en Controle Manager
In de genoemde Samenstel Managers en Controle Managers is ten eerste een planningsdocument toegevoegd. Deze heeft in het nummer 1.0.0 en heet 'Workflow Planningsdata' waar u middels de kalenderbutton datums kunt ingeven. Bij het sluiten van dit document worden direct alle ingevulde datums weggeschreven naar de metadata en gesynchroniseerd naar CaseWare Cloud.
Deze plaatje is een weergave uit een Samenstel dossier
Met deze datums wordt gerekend om het aantal dagen tot de deadlines weer te geven. Daarnaast worden ze getoond in het detailinformatiescherm in de Samenstelmonitor en/of Controlemonitor.
Realisatiedata in de Samenstel Manager
Standaard zijn er 5 statusvelden opgenomen voor de B.V. en 4 voor de EZ/VOF.
- Voorbereiding gestart
- Opdrachtbevestiging
- LOR retour
- Definitieve jaarrekening
- Publicatiestukken (alleen B.V.)
Aangezien de Samenstel Managers van elkaar afwijken wat betreft dossierindeling en documentnummering is de realisatiedata per Manager ook verschillend.
Hieronder wordt van de 4 genoemde Samenstel Managers per Manager beschreven waar deze data in de standaard is opgenomen. Op kantoorniveau kan hiervan worden afgeweken door andere documentnummers in te stellen in de metadata-formules in de content editor. Hoe dit in zijn werk gaat ligt buiten de scope van dit artikel.
Realisatiedata in de CaseWare Samenstel Manager
Ad 1) Voorbereiding gestart wordt gerealiseerd door het aftekenen van document 1.1.1 'Voorloopvragen' door rol 1 en daarna sluiten van het document.
Ad 2) Opdrachtbevestiging.
In document 1.2.1 'Opdrachtaanvaarding' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de opdrachtbevestiging is. Bij het aftekenen van document 1.2.1 door rol 1 en het sluiten van het document wordt de metadata verstuurd.
Ad 3) LOR retour
In document 4.2.1 'Afsluitende checklist' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de bevestiging bij de jaarrekening is die op het moment van aftekening 4.2.1 door rol 1 weggeschreven wordt naar de metadata.
Ad 4) Definitieve jaarrekening
De datum wordt gevuld door het invullen van de datum van de verklaring in de jaarrekening zelf en weggeschreven als de jaarrekening op nummer 4.3.1 is opgenomen en is afgetekend door rol 2. Op plek 4.3.1 is reeds langere tijd een placeholder opgenomen in de CaseWare Samenstel Manager. Het daadwerkelijk versturen van de metadata geschiedt in document 4.2.1 'Afronding opdracht'.
Ad 5) Publicatiestukken
Dit betreft de datum van het versturen van het SBR document.
Realisatiedata in de SRA Samenstel Manager
Ad 1) Voorbereiding gestart wordt gerealiseerd door het aftekenen van document 1.18.1 'Voorloopvragen' door rol 1 en daarna sluiten van het document.
Ad 2) Opdrachtbevestiging.
In document 1.5.1 'Opdrachtaanvaarding /-continuatie' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de opdrachtbevestiging is. Bij het aftekenen van document 1.5.1 door rol 1 en het sluiten van het document wordt de metadata verstuurd.
Ad 3) LOR retour
In document 4.2.5 'Werkprogramma afrondingsfase' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de bevestiging bij de jaarrekening is die op het moment van aftekening 4.2.5 door rol 1 weggeschreven wordt naar de metadata.
Ad 4) Definitieve jaarrekening
De datum wordt gevuld door het invullen van de datum van de verklaring in de jaarrekening zelf en weggeschreven als de jaarrekening op nummer 4.3.1 is opgenomen en is afgetekend door rol 2. Op plek 4.3.1 is reeds langere tijd een placeholder opgenomen in de SRA Samenstel Manager. Het daadwerkelijk versturen van de metadata geschiedt in document 4.2.5 'Werkprogramma afrondingsfase'.
Ad 5) Publicatiestukken
Dit betreft de datum van het versturen van het SBR document.
Realisatiedata in de Novak Non Assurance Manager
Ad 1) Voorbereiding gestart wordt gerealiseerd door het aftekenen van document 3.4.2 'Planningschecklist' door rol 1 en daarna sluiten van het document. Dit document zit wat later in de documentmanager omdat eerst de fase administratieve dienstverlening is opgenomen.
Ad 2) Opdrachtbevestiging.
In document 3.3.2 'Checklist opdrachtaanvaarding SO' en document 3.3.3 'Checklist opdrachtcontinuatie SO ' zijn extra vragen opgenomen wat de datum van ondertekening van de opdrachtbevestiging is. Bij het aftekenen van document 3.3.2 of 3.3.3 door rol 1 en het sluiten van het document wordt de metadata verstuurd.
Ad 3) LOR retour
In document 3.7.5.2 'Checklist opdrachtafronding' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de bevestiging bij de jaarrekening is die op het moment van aftekening 3.7.5.2 door rol 1 weggeschreven wordt naar de metadata.
Ad 4) Definitieve jaarrekening
De datum wordt gevuld door het invullen van de datum van de verklaring in de jaarrekening zelf en weggeschreven als de jaarrekening op nummer 3.7.7.4 is opgenomen en is afgetekend door rol 2. Op plek 3.7.7.4 is reeds langere tijd een placeholder opgenomen in de Novak Non Assurance Manager. Het daadwerkelijk versturen van de metadata geschiedt in document 3.7.5.2 'Checklist opdrachtafronding'.
Ad 5) Publicatiestukken
Dit betreft de datum van het versturen van het SBR document.
Realisatiedata in de Cygnus Atratus Samenstel Manager
Ad 1) Voorbereiding gestart wordt gerealiseerd door het aftekenen van document 4.0.1 'Basishygiëne' door rol 1 en daarna sluiten van het document. Dit document zit wat later in de documentmanager omdat eerst de fase administratieve dienstverlening is opgenomen. Bij map 4.0 'Voorbereiding samenstelopdracht' begint het daadwerkelijke samenstellen pas echt.
Ad 2) Opdrachtbevestiging.
In document 1.1.2 'Opdrachtbevestiging' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de opdrachtbevestiging is. Bij het aftekenen van document 1.1.2 door rol 1 en het sluiten van het document wordt de metadata verstuurd.
Ad 3) LOR retour
In document 5.2.1 'Afronding opdracht' is een extra vraag opgenomen wat de datum van ondertekening van de bevestiging bij de jaarrekening is die op het moment van aftekening 5.2.1 door rol 1 weggeschreven wordt naar de metadata.
Ad 4) Definitieve jaarrekening
De datum wordt gevuld door het invullen van de datum van de verklaring in de jaarrekening zelf en weggeschreven als de jaarrekening op nummer 5.0.3 is opgenomen en is afgetekend door rol 2. Op plek 5.0.3 is reeds langere tijd een placeholder opgenomen in de Cygnus Atratus Samenstel Manager. Het daadwerkelijk versturen van de metadata geschiedt in document 5.2.1 'Afronding opdracht'.
Ad 5) Publicatiestukken
Dit betreft de datum van het versturen van het SBR document.
Uitbreiden statussen in de Samenstel Manager
Standaard worden de volgende 5 statussen getoond:
- Voorbereiding gestart
- Opdrachtbevestiging
- LOR retour
- Definitieve jaarrekening
- Publicatiestukken (alleen B.V.)
Er zijn echter meer voor gedefinieerde statussen die gebruikt kunnen worden.
De totale lijst is:
1. Voorbereiding gestart
2. Opdrachtbevestiging verstuurd
3. Opdrachtbevestiging getekend retour
4. Aanlevering compleet
5. Voorbereiding afgerond
6. Samenstelwaardig
7. Concept jaarrekening intern
8. Concept jaarrekening klant
9. Bespreking cliënt
10. LOR verstuurd
11. LOR getekend retour ontvangen
12. Definitieve jaarrekening
13. Publicatiestukken
Om deze statussen te kunnen gebruiken is het aan te raden een consultant in te schakelen. U kunt hiervoor contact opnemen met uw accountmanager.
Realisatiedata in de Controle Manager
Standaard zijn er 12 statusvelden opgenomen
- Opdracht-acceptatie
- Planning gestart
- Planning afgerond
- Interim gestart
- Interim afgerond
- Management-letter verstuurd
- Eindejaars gestart
- Eindejaars afgerond
- Bespreking cliënt
- LOR retour
- Verklaring afgegeven
- Controle afgerond
Aangezien de Controle Managers van elkaar afwijken wat betreft dossierindeling en documentnummering is de realisatiedata per Manager ook verschillend.
Hieronder wordt van de 3 genoemde Controle Managers per Manager beschreven waar deze data in de standaard is opgenomen. Op kantoorniveau kan hiervan worden afgeweken door andere documentnummers in te stellen in de metadata-formules in de content editor. Hoe dit in zijn werk gaat ligt buiten de scope van dit artikel.
Realisatiedata in de SRA Controle Manager
| Stappen | Bericht_Code | Document | Rol |
| 1 | Acceptatie | 1.5.1 / 1.5.2 | Rol 2 via metadata datum invullen |
| 2 | Planning_gestart | 1.1.1 Voorloopvragen | Rol 1 via metadata datum invullen |
| 3 | Planning_afgerond | 1.14.42 | Rol 2 |
| 4 | Interim_gestart | 2.0.1 | Rol 1 |
| 5 | Interim_afgerond | 2.30.1 | Rol 2 |
| 6 | Managementletter | 2.30.1 | Rol 1 via metadata datum invullen |
| 7 | Eindejaars_start | 3.3.0.1 | Rol 1 |
| 8 | Eindejaars_afronding | 3.3.45.1 | Rol 2 |
| 9 | Bespreking_cliënt | 3.6.0 | Rol 2 |
| 10 | LOR_retour | 3.7.1 | Rol 1 via metadata datum invullen in 4.1.13 |
| 11 | Verklaring | 4.1.10 | Via metadata (naam & datum invullen) |
| 12 | Controle_afgerond | 4.1.13 | Rol 2 |
Realisatiedata in de Novak Controledossier
| Stappen | Bericht_Code | Document | Aftekenen met rol |
| 1 | Planning_gestart | CP.00.01 Voorloopvragen | Rol 1 |
| 2 | Acceptatie | CP.00.01.02 / CP.00.01.06 | Rol 2 |
| 3 | Planning_afgerond | CP.04.02.20 | Rol 2 |
| 4 | Interim_gestart | CI.00.09.02 | Rol 1 |
| 5 | Interim_afgerond | CI.01.20.02 | Rol 2 |
| 6 | Eindejaars_start | CE.01.02.01 / CE.01.02.02 | Rol 1 |
| 7 | Eindejaars_afronding | CE.04.30.01 | Rol 2 |
| 8 | Managementletter |
Vraag in CA.01.03.01 |
Rol 1 |
| 9 | Bespreking_cliënt |
CA.04.05.03 wordt opgehaald in document CA.01.03.01 |
Rol 2 |
| 10 | LOR_retour | Vraag in CA.01.03.01 | Rol 1 |
| 11 | Verklaring | Vraag in CA.01.03.01 |
Vraag waarbij de naam van de ondertekenaar wordt ingevuld |
| 12 | Controle_afgerond | CA.01.03.01 | Rol 2 |
Realisatiedata in de Cygnus Atratus Controle Manager
| Stappen | Bericht_Code | Document | Aftekenen met rol |
| 1 | Planning_gestart | 1.1.0 | Rol 1 |
| 2 | Acceptatie | 1.1.1 | Rol 2 |
| 3 | Planning_afgerond | 2.3.6 t/m 2.3.11 | Rol 2 |
| 4 | Interim_gestart | 3.2.4 | Rol 1 |
| 5 | Interim_afgerond | 3.3.6 t/m 3.3.11 | Rol 2 |
| 6 | Eindejaars_start | 5.1.1.2 | Rol 1 |
| 7 | Eindejaars_afronding | 5.30.1 | Rol 2 |
| 8 | Managementletter |
3.9.1 wordt opgehaald in document 5.1.1.2 |
Rol 1 |
| 9 | LOR_retour |
6.1.2 wordt opgehaald in document 6.2.1 |
Rol 1 |
| 10 | Verklaring | Vraag in 6.2.1 waarbij de datum verklaring wordt ingevuld |
Rol 1 |
| 11 | Controle_afgerond | 6.2.1 | Rol 2 |
Uitbreiden statussen in de Controle Manager
Standaard worden de volgende 12 statussen getoond:
- Opdracht-acceptatie
- Planning gestart
- Planning afgerond
- Interim gestart
- Interim afgerond
- Management-letter verstuurd
- Eindejaars gestart
- Eindejaars afgerond
- Bespreking cliënt
- LOR retour
- Verklaring afgegeven
- Controle afgerond