Vanaf Working Papers 2019 is het mogelijk om een koppeling te maken met vragenlijsten uit de Cloud app PBC+. Documenten uit de vragenlijsten kunnen zo makkelijk en snel opgehaald worden uit PBC+ en in het Dossierbeheer van Working Papers worden geplaatst. In dit artikel geven we een uitleg over hoe u de integratie met PBC+ opzet en hoe u vragenlijsten kunt aanmaken en afhandelen.
Vragenlijsten
Met PBC+ kunt u op een veilige manier bestanden en stukken opvragen bij uw klant. In Working Papers 2019 kunt u vanuit uw opdrachten direct bestanden uit vragenlijsten ophalen uit PBC+.
De koppeling in Working Papers biedt de volgende voordelen:
- U kunt in één veilige omgeving communiceren met klanten en bestanden uitwisselen.
- De status van de vragenlijst wordt automatisch aangepast.
- Documenten kunnen makkelijk verplaatst worden door ze van dossierbeheer naar een vragenlijst te slepen of andersom.
- Aangeleverde documenten en bestanden door uw klant kunnen automatisch worden ingevoegd in het dossierbeheer. Dit werkt i.c.m. onze Samenstel- of Controle Manager product versie 2019.
- Om dubbel werk te voorkomen stelt u de juiste vragenlijst op het juiste moment in het proces van de opdracht beschikbaar aan de klant.
Om te beginnen heeft u een Caseware Cloud account nodig en toegang tot de PBC+ app. Daarnaast moet Working Papers gekoppeld zijn aan Cloud. Bestanden uit Working Papers kunnen dan ook gepubliceerd worden naar Cloud zodat u overal toegang heeft tot deze bestanden. Zo kunnen ze ook meteen gekoppeld worden aan een vragenlijst.
Een bestand koppelen aan een entiteit in Cloud
In Cloud worden klantgegevens opgeslagen in entiteiten. Als een Working Papers bestand wordt gekoppeld aan de entiteit worden de klantgegevens automatisch overgenomen. Voor een koppeling met PBC+ is het noodzakelijk dat de entiteit gekoppeld is aan het dossier.
- Open in Working Papers het dossier dat u wilt koppelen.
- Ga in de werkbalk naar Opdracht | Opdrachteigenschappen.
- In het tabblad Naam/Adres gaat u naar het veld Cloud Entiteit. Vul de naam in van de entiteit die u wilt koppelen of vouw het tekstveld open en klik op de optie 'nieuw' om een nieuwe entiteit aan te maken. Als het Working Papers bestand al naar Cloud gepubliceerd is wordt het veld Cloud entiteit automatisch ingevuld.
- Als u wilt dat wijzigingen aan de opdrachteigenschappen automatisch worden geüpdate met de nieuw gekoppelde Cloud entiteit, vink dan het vakje Opdrachteigenschappen automatisch synchroniseren met entiteit in Cloud aan. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan.
Uw Working Papers dossier is nu geïntegreerd met de entiteit in Cloud.
Een vragenlijst koppelen
Als u uw Working Papers dossier publiceert naar Cloud opent automatisch een venster die u helpt om een nieuw of al bestaand bestand vanuit PBC+ te koppelen met het dossier. Als u dit later wil doen kunt u op de volgende manier opnieuw een vragenlijst koppelen:
- Open in Working Papers een dossier dat al gekoppeld is met een entiteit in Cloud.
- Ga in de werkbalk naar Cloud | Openen. Het venster Vragenlijsten setup wordt geopend.
- Bij Selecteer product kiest u voor PBC+.
- U kunt een nieuwe vragenlijst aanmaken of een al bestaande vragenlijst in Cloud koppelen.
- Klik op OK en de vragenlijst wordt gekoppeld of het Cloudvenster wordt geopend zodat u een nieuwe vragenlijst kunt aanmaken.
Een paar punten om op te letten:
- Nieuwe vragenlijsten gebruiken standaard de instellingen uit de nieuwste versie van de PBC+ template.
- Als u een vragenlijst weer wilt ontkoppelen, ga dan naar de werkbalk en klik op Cloud | Ontkoppelen. Om te ontkoppelen moet u wel online werken.
- Beantwoord in een nieuwe vragenlijst eerst de vragen in de checklist Op te vragen stukken. De vragenlijsten die dan opkomen zijn automatisch aangepast naar het type opdracht.
Een vragenlijst aanmaken
Er zijn een aantal standaard vragenlijsten opgenomen in PBC+ die u kunt gebruiken, maar u kunt zelf ook nieuwe vragenlijsten aanmaken en zo makkelijk documenten en andere informatie delen of opvragen bij uw klant. Voor meer informatie over vragenlijsten aanmaken in Cloud, zie het artikel Informatie opvragen bij een klant.
In uw nieuwe vragenlijst kunt u zelf bestanden toevoegen en naar uw klant sturen. Automatische documenten gemaakt in PBC+ worden omgezet naar een PDF-bestand voor de klant.
Als u een document uit het dossierbeheer wilt toevoegen aan een vragenlijst hoeft u alleen maar het bestand naar de vragenlijst te slepen. Klik op Versturen en u kunt aangeven aan welke contactpersonen de vragenlijst verstuurd moet worden. De klant krijgt een e-mailnotificatie met een link naar de vragenlijst. Zo kunnen zij hun eigen bestanden weer toevoegen.
Als de klant de vragenlijst heeft afgerond en teruggestuurd, kunt u deze Accepteren of Terugsturen. Bij accepteren worden de bestanden automatisch toegevoegd aan de documentenpagina van de vragenlijst. Als u een vragenlijst terugstuurt wordt deze opnieuw geopend. U kunt eventueel een reactie plaatsen om aan te geven of er iets mis is of dat u documenten mist.
Een vragenlijst voltooien
Zodra u alle bestanden heeft ontvangen kunt u de nieuwe bestanden naar het Documentbeheer verplaatsen. Dit kan ook automatisch gebeuren maar dan dienen wel de placeholders voor de PBC+ te zijn opgenomen, zodat voor de PBC+ app duidelijk is op welke plek in het dossier de bestanden dienen te worden opgenomen. Deze placeholders zijn standaard opgenomen in de Manager producten en zijn herkenbaar aan het label PBC+.
Let op: Nieuwe documenten moeten in een vragenlijst eerst geaccepteerd worden voor ze kunnen worden toegevoegd aan het dossierbeheer. Bestandsnamen mogen ook geen speciale tekens bevatten.