Aan de slag met SAMENSTEL+

In dit artikel laten we u kennis maken met de app SAMENSTEL+ en geven we u de eerste stappen om te beginnen met werken aan uw opdrachten.

De eerste stap is het inrichten van uw Cloudomgeving. Hieronder valt het aanmaken van een entiteit en gebruikers en contactpersonen toevoegen. Als u dit al heeft gedaan, kunt u doorklikken naar De eerste opdracht aanmaken.

De eerste stappen in Cloud

Als CaseWare Cloud nog nieuw voor u is, helpen we eerst met het aanmaken van een entiteit en het toevoegen van personeel en contactpersonen.

Een entiteit aanmaken. 

Een entiteit is een digitale werkomgeving waarin u bestanden, activiteiten en opdrachten kunt beheren. U kunt drie soorten entiteiten aanmaken: voor klanten, voor interne zaken, of voor overige zaken. Voor iedere klant kunt u een entiteit aanmaken om zo alle bestanden en informatie op één plek te houden.

1. Ga in het Cloudmenu () naar  Entiteiten. Klik op Nieuw () en selecteer het type entiteit dat u wilt aanmaken.
2. In het venster Entiteit aanmaken kunt u informatie invullen over de entiteit. Selecteer Nederland als land van registratie en kies uw ondernemingsvorm. Velden met een sterretje zijn verplicht. Het entiteitsnummer dient een uniek nummer te zijn.

Een aantal van de gegevens die hierbij wordt opgegeven, zoals de naam, adres en het KvK-nummer, worden gebruikt in SAMENSTEL+.

Wilt u meer weten over entiteiten aanmaken of het importeren van meerdere entiteiten tegelijk, zie dan het artikel Entiteiten voor klanten aanmaken.

Personeel toevoegen

U kunt uw medewerkers toevoegen aan Cloud. Om in de entiteiten aan hun opdrachten te kunnen werken hebben zij ook toegang nodig tot de entiteit.

1. Ga eerst in het Cloudmenu naar  Personeel. Klik op de knop Nieuw | Toevoegen Personeel.
2. Vul de gegevens in voor uw medewerkers, geef aan hoe het wachtwoord voor hen wordt ingesteld en wijs eventuele rollen toe. 

Als uw medewerkers aan Cloud zijn toegevoegd, kunt u deze gebruikers toegang geven tot de entiteiten die zij nodig hebben.

1. Ga naar de pagina  Entiteiten en selecteer de entiteit waar u de gebruiker toegang toe wilt geven.
2. Klik op Deel . Een nieuw venster opent waarin u meerdere gebruikers tegelijk toegang kunt geven tot de entiteit.
   
3. Selecteer de gebruikers en klik op Rollen toewijzen.
   

Uw medewerkers kunnen nu aan de slag in de entiteiten waar zij toegang toe hebben. Voor meer informatie over medewerkers toevoegen en rollen toewijzen voor entiteiten, zie het artikel Toegang beheren voor gebruikers.

Contactpersonen toevoegen

U kunt contactpersonen op dezelfde manier toevoegen als personeel, maar het is veiliger om contactpersonen direct toe te voegen vanuit een entiteit. Zo voorkomt u dat contactpersonen per ongeluk toegang krijgen tot entiteiten waar zij niet in horen.

1. Ga naar de pagina  Entiteiten en klik op de entiteit waar u de contactpersoon aan wilt toevoegen.
2. De informatiepagina voor de entiteit wordt geopend en u ziet direct de optie om contactpersonen toe te voegen.
   
3. Het venster Contactpersonen toevoegen wordt geopend en zoals u kunt zien is de entiteit al vastgesteld. Zo kunnen er bij het aanmaken minder snel foutjes insluipen.
4. Vul de velden in. Zodra het e-mailadres wordt ingevuld krijgt u ook de optie om het toegangsniveau voor de contactpersoon te bepalen.
5. Als u berichten en bestandsverzoeken wilt versturen aan uw contactpersonen om samenwerking met SAMENSTEL+ te vereenvoudigen, geef dan de rol Entiteitsmedewerker.
   
   

De eerste opdracht aanmaken

Als alles voor elkaar is, de entiteit is aangemaakt, uw medewerkers hebben toegang, kunt u de eerste opdracht aanmaken. Dit kan op drie manieren:

1. Open via het Cloudmenu de app SAMENSTEL+. Klik op de knop Nieuw en indien nog niet gevuld, selecteer de gewenste entiteit.
2. Ga naar de pagina  Entiteiten, klik op de entiteit en ga naar opdrachten.
   
3. Ga in het Cloudmenu naar  Opdrachten en maak een nieuw bestand.

In alle gevallen wordt het venster geopend waarin u verdere informatie over de opdracht kunt invoeren.

Na het aanmaken wordt de opdracht meteen geopend in een nieuw tabblad. In het opdrachtvenster kunt u de workflow zien van de opdracht en eventueel nog de naam of andere informatie wijzigen.

1.01 Aanvaarding klant en opdracht

Aanvaarding klant en opdracht is de eerste checklist die u moet invullen. Deze bestaat uit instructies, een aantal vragen die gebruikt worden om uw opdracht verder op te bouwen. Zo wordt automatisch ingesteld welke andere checklisten en onderdelen relevant zijn voor uw opdracht. Dat scheelt u een hoop tijd.

De eerste checklist gaat vooral na of er eventuele risico's verbonden zijn aan de klant. Mochten de antwoorden hierop wijzen, dan krijgt u een melding dat de opdracht niet kan worden uitgevoerd of dat de opdracht terug moet worden gegeven aan de klant.
Indien alles in orde is krijgt u onderaan de checklist de melding om de saldibalans in te lezen.

Als u klaar bent met de checklist kunt u deze aftekenen.

Hierin kunt u uw voortgang bijhouden en laten zien dat een checklist is voorbereid of gereviewed. De naam van de gebruiker die de checklist aftekent en de datum worden dan ook getoond. Het icoontje wordt ook getoond op de documentenpagina. Pas als een checklist gereviewed is door een beoordelaar wordt de voortgang in het percentagebalkje zichtbaar.

De saldibalans inlezen

In de navigatiebalk bovenin ziet u de optie Data. Hiermee gaat u naar de pagina voor het data-overzicht, waar u de saldibalans en eventueel transacties kunt inlezen. Dit kan op verschillende manieren.

• Importeren via een Excel- of csv-bestand. Als u uw gegevens geëxporteerd heeft naar een Excel- of csv-bestand kunt u deze hier inlezen.
  
• Online importeren vanuit verschillende platformen. U kunt verbinden met een van de andere platformen en online inloggen om zo uw gegevens van daaruit importeren. Op het moment bieden wij mogelijkheden via:
  - Exact
  - Yuki NL
  - Twinfield
  - Snelstart
• Importeren vanuit Working Papers. Als u uw gegevens uit Working Papers over wilt zetten naar Cloud kunt u hiervoor Cloudbridge gebruiken. Als Cloudbridge is toegevoegd aan uw Working Papers dossier kunt u de entiteit en opdracht kiezen waar u de gegevens naar wilt importeren. Voor meer informatie, zie de Gebruikershandleiding Cloudbridge. 
  

Bij het inlezen van de saldibalans via Cloudbridge worden de rekeningen automatisch toegewezen.

Naarmate u vordert met de opdracht komen er nieuwe checklisten beschikbaar. Na het inlezen van de saldibalans kunt u bijvoorbeeld verder met 1.0.2 Inzicht in de onderneming.

Zo wordt u steeds verder meegenomen door de opdracht bij iedere checklist die u afrondt.

Wilt u meer informatie over de werking van Cloud en de apps? Raadpleeg dan de specifieke artikelen en releasenotes van de producten op deze pagina. Kunt u daar de informatie niet vinden, raadpleeg dan de "help".