Vanaf Manager versie 2019 is het op kantoorniveau mogelijk gemaakt om de instellingen voor dossierconversie te modificeren. Hiervoor is een optie in de Caseware Content Editor Manager toegevoegd.
Onderstaande screenshots zijn gemaakt vanuit de SRA Controle Manager. Indien u een ander Manager product gebruikt kunnen de screenshots enigszins afwijken.
Dossierconversie bestaat uit 6 tabbladen dit omvat:
- Instellingen
- Verwijderen
- Vervangen
- Update CaseView documenten
- Hernummeren
- Verplaatsen
- Rollen muteren
Instellingen
Op dit tabblad is een keuze mogelijkheid op kantoorniveau gegeven om alle Caseview documenten of afzonderlijke Caseview documenten zoals; sectiememo's, werkprogramma's of risico documenten geforceerd te updaten tijdens dossierconversie.
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden met "Opslaan" button.
Verwijderen
Het tabblad verwijderen is bedoeld om diverse documenten tijdens dossierconversie te verwijderen uit het dossier.
Het te verwijderen document kan gekozen worden bij het onderdeel "Type document". Hier bestaat de keuzemogelijkheid uit Folder, Automatisch Document, CaseView Document, Word en Excel.
Nadat het documenttype geselecteerd is kan een keuze gemaakt worden bij het onderdeel "Document ID" met de loep icoon . Vervolgens kan het desbetreffende document worden geselecteerd en dient op oké te worden geklikt.
Hierna dient nog één keer de selectie bevestigd te worden met "Yes".
Vervolgens verschijnt het "Document ID" en de omschrijving van het document op het venster.
Wanneer bij Typedocument de keuze is gemaakt voor "Folder" dient "Naam folder" ingevuld te worden met de juiste foldernaam. tabel document is dan grayed out.
Hierna dient de Manager versie ingevuld te worden. In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoervelden kunnen middels de "Nieuw" button alle invoervelden blanco gemaakt worden.
Ten slotte dient middels "Toepassen" button het desbetreffende document toegevoegd te worden aan de lijst "Te verwijderen".
Indien gewenst kan de sortering aangepast worden middels de button "omhoog" of "omlaag" die te vinden is onder sortering.
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden met de "Opslaan" button.
Vervangen
Het tabblad vervangen is bedoeld om diverse documenten als Caseview, Word of Excel tijdens conversie volledig te vervangen.
Let op!
Houd rekening mee dat inputvelden (grijze velden) in het document niet bewaard zullen blijven.
Dit tabblad bestaat uit twee vensters. Het bovenste venster is bedoeld om gegevens in te voeren en het onderste veld geeft een weergave van de ingevoerde gegevens.
Hieronder wordt een beschrijving gegeven op welk wijze het venster ingevuld dient te worden
- Type document: Hier dient een keuze gemaakt te worden welk documenttype het betreft waaronder CaseView, Word of Excel;
- Document ID: Bij het veld document ID kan middels de loepbutton een selectie gemaakt worden voor het desbetreffende document die vervangen dient te worden;
- Omschrijving: In "omschrijving" veld komt de omschrijving van het eerder geselecteerde document te staan;
- Manager versies: Hierna dient de Managerversie ingevuld te worden. In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoervelden kan middels de "Nieuw" button alle invoer velden blanco gemaakt worden.
Na het invoeren van gegevens dienen de gegevens middels de "Toepassen" button toegevoegd te worden aan de lijst "Te vervangen".
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden door op "Opslaan" te klikken.
Update CaseView documenten
Dit tabblad is bedoeld om CaseView documenten tijdens de dossierconversie te updaten. Hiermee zullen de wijzigingen die voor het desbetreffende document zijn doorgevoerd direct zichtbaar worden bij het openen van het document.
Zoals de meeste onderdelen bestaat dit onderdeel ook uit 2 vensters. Het bovenste venster betreft invoervelden en het onderste venster is een weergave van ingevoerde gegevens.
- Document ID: Bij het veld document ID kan middels de loep button een selectie gemaakt worden voor het desbetreffende document die geüpdatet dient te worden;
- Omschrijving: In "omschrijving" veld komt de omschrijving van het eerder geselecteerde document te staan;
- Manager versies: Hierna dient de Managerversie ingevuld te worden. In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoervelden kan middels de "Nieuw" button alle invoer velden blanco gemaakt worden.
Na het invoeren van gegevens dienen de gegevens middels de "Toepassen" button toegevoegd te worden aan de lijst "Bij te werken".
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden door op "Opslaan" te klikken.
Hernummeren
Het hernummeren is bedoeld om diverse documenten tijdens dossierconversie te hernummeren in het dossier.
De keuze voor het te hernummeren document kan gekozen worden bij het onderdeel "Type document". Hier bestaat de keuze mogelijkheid uit Folder, Automatisch Document, CaseView Document, Word en Excel.
Vervolgens dienen de invoer velden aangevuld te worden met de juiste gegevens. Hieronder volgt meer uitleg:
- Document id oud: Middels de loep kan een keuze uit de lijst gemaakt worden voor het document die hernummerd dient te worden (het is ook mogelijk handmatig het nummer in te voeren);
- Omschrijving oud: Na selectie van het desbetreffende document zal de omschrijving van het document automatisch verschijnen;
- Document id nieuw: Hier dient het nieuwe document id ingegeven te worden voor het geselecteerde document;
- Omschrijving nieuw: Tijdens hernummeren is het ook mogelijk om een nieuwe omschrijving te koppelen aan het document, dit is echter niet verplicht;
- CaseView id nieuw: CaseView id nummer is meestal gelijk aan het document id nummer;
- Manager versies: In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
Wanneer een keuze is gemaakt voor type "folder" zal het linkervenster grayed out worden.
Vervolgens zal eerst de oude foldernaam en dan de nieuwe foldernaam ingevuld moeten worden.
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoer velden kan middels de "Nieuw" button alle invoer velden blanco gemaakt worden.
Na het invoeren van gegevens dienen de gegevens middels de "Toepassen" button toegevoegd te worden aan de lijst "te hernummeren".
De documenten zullen ook automatisch worden verplaats naar de juiste folder tijdens de hernummeractie. Dit hoeft niet apart opgegeven te worden onder het tabblad verplaatsen.
Let op!
De volgorde is van belang bij het invoeren van te hernummeren gegevens. Een folder zal niet hernummerd worden wanneer er nog documenten aanwezig zijn in de desbetreffende folder. Hier dienen eerst de onderliggende documenten hernummerd/verwijderd/verplaatst te worden en vervolgens de folder.
Indien van toepassing kan de sortering aangepast worden middels de button "omhoog" of "omlaag" die te vinden is onder sortering.
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden door op "Opslaan" te klikken.
Verplaatsen
Het tabblad verplaatsen dient er voor om documenten die geen CaseView ID hebben te kunnen verplaatsen onder een andere folder of naar een folder zonder een ID tijdens dossierconversie.
Hieronder ivolgt er meer uitleg voor het invoeren van gegevens:
- Type document: Hier dient een keuze gemaakt te worden welk documenttype het betreft waaronder Automatisch document, CaseView, Word of Excel;
- Document ID: Middels de loep kan een keuze uit de lijst gemaakt worden voor het document dat verplaatst dient te worden (het is ook mogelijk handmatig het nummer in te voeren);
- Omschrijving nieuw: Na selectie van het desbetreffende document zal de omschrijving van het document automatisch verschijnen;
- Naar folder: De nieuwe foldernaam dient hier opgegeven te worden waar het naar toe verplaatst dient te worden;
- Manager versies: In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoer velden kan middels de "Nieuw" button alle invoervelden blanco gemaakt worden.
Na het invoeren van gegevens dienen de gegevens middels de "Toepassen" button toegevoegd te worden aan de lijst "Verplaatsen".
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden door op "Opslaan" te klikken.
Rollen muteren
Met het tabblad rollen muteren is het mogelijk om de omschrijving van bestaande rollen te wijzigen of nieuwe rollensets toe te voegen aan het dossier tijdens conversie.
Hieronder volgt er meer uitleg voor het invoeren van gegevens:
- Rol nummer: Hier dient een keuze gemaakt te worden welke rol gewijzigd of toegevoegd dient te worden;
- Omschrijving: De gewenste omschrijving van de rol invoeren;
- Manager versies: In dit veld kunnen 3 jaarversies van Manager product ingevoerd worden namelijk; huidig jaar, vorig jaar, jaar -2 (omdat Managers versie maximaal 2 jaar terug ondersteund worden).
In het voorbeeld hieronder zijn twee regels gemuteerd.
Rol 1: Bestaande rol "opgesteld" (aanwezig in standaard template) is gewijzigd naar "Assistent";
Rol 5: Nieuwe rol 5 is toegevoegd als "Reviewer".
Bij een verkeerde selectie van het document of inhoud van de invoer velden kan middels de "Nieuw" button alle invoer velden blanco gemaakt worden.
Na het invoeren van gegevens dienen de gegevens middels de "Toepassen" button toegevoegd te worden aan de lijst "Rollen".
Om de wijzigingen in de kantoordatabases definitief te krijgen dienen de wijzigingen opgeslagen te worden door op "Opslaan" te klikken.