Onderstaande punten uit de voorbereidingsfase zijn niet op alle managers van toepassing. Mocht een onderdeel niet van toepassing zijn in uw situatie, dan kunt u deze negeren.
De voorbereidingsfase bestaat uit de volgende stappen;
- NAW gegevens (vanuit flashboard);
- Teamoverzicht (vanuit flashboard);
- Importeer gegevens (vanuit flashboard);
- Toewijzen mappingnummers (vanuit flashboard);
- Voorloopvragen;
- Opdrachtaanvaarding/continuering;
- Beschrijving van de huishouding;
- Identificatie;
- Urenbudget;
- Berekening materieel belang;
NAW gegevens
De opdracht wordt gestart bij het eerste onderdeel in het Flashboard 'NAW-gegevens'. Het klantprofiel is reeds gevuld via het scherm "Cliëntprofiel" bij het aanmaken van het nieuwe cliëntdossier. Zijn deze gegevens nog niet ingevuld, dan kunt u ze hier alsnog ingeven.
Teamoverzicht
Hier kunt u de gehele beveiliging instellen waarin u groepen met bepaalde rechten kunt aanmaken en vervolgens gebruikers aan groepen kunt toewijzen. Het aanmaken van groepen zal veelal op kantoorniveau door de beheerder plaatsvinden. Het toewijzen van gebruikers aan groepen zal per opdracht plaatsvinden door de opdrachtverantwoordelijke.
Importeer gegevens
In deze fase van de samenstelopdracht, dient de data voor de opdracht geïmporteerd te worden. Onder 'Importeer gegevens' in het Flashboard kunnen data op verschillende manieren worden ingelezen. Tevens is het mogelijk om data handmatig in te voeren.
Koppeling met financiële pakketten
Indien gebruik wordt gemaakt van financiële pakketten zoals Exact of Twinfield, bestaat de mogelijkheid om grootboekmutaties of saldi dynamisch in te lezen. Om hiervan gebruik te maken dient u te beschikken over de licentie "Connector Financieel". Indien u reeds over deze koppeling beschikt, raadpleeg dan de bijbehorende documentatie voor het juiste gebruik.
Toewijzen mappingnummers
Indien de cijfers zijn ingelezen dient u ze eenmalig te koppelen aan onze mappingen. Volgend jaar hoeft u enkel nieuw toegevoegde rekeningen te koppelen.
Voorloopvragen
Corporate Manager, Novak Samenstelmanager
Door middel van voorloopvragen wordt er een voorstel gedaan welke documenten worden ingelust in het dossier.
Caseware Samenstel Manager, Fiscount Samenstel Manager en NOAB Samenstel Manager
Door middel van een voorloopvraag heeft u de keuze tussen een werkprogramma waarin alle posten behandeld worden of een werkprogramma per post. Indien u kiest voor een totaal werkprogramma, behoudt u wel de dossierindeling zodat u eenvoudig specificaties kunt invoegen. Ook de Leadsheets worden automatisch toegevoegd.
Naast de voorloopvragen vindt u hier de "Registratie aanlevering client compleet" of de "Overzicht van op te leveren stukken" waarin belangrijke acties met daarbij behorende data kunnen worden vastgelegd. In de dossierregistratie wordt gedetailleerd vastgelegd welke documenten de cliënt dient aan te leveren, de werkzaamheden die in het kader van de samenstelopdracht worden uitgevoerd en de data waarop activiteiten uitgevoerd worden. Per item kan exact worden aangegeven wat er met de cliënt is afgesproken. U zet een vinkje voor de relevante onderdelen en koppelt er de juiste datum aan door op de kalender te klikken.
Opdrachtaanvaarding/continuering
Hieronder vindt u een checklist ter indicatie of u de opdracht kunt/mag uitvoeren of continueren.
Beschrijving van de huishouding
De beschrijving van de huishouding is bedoeld om uw kennis van de huishouding vast te leggen.
Identificatie
U vindt hier een Wwft-checklist en formulieren ter identificatie van natuurlijke- en rechtspersonen.
Urenbudget
Het onderdeel ‘Urenbudget’ kan enerzijds worden gebruikt om een gedetailleerde planning in de tijd te maken en anderzijds om tijdens de opdracht het budget te bewaken.
U kunt middels de tekstmenu optie "Inlezen beveiliging" de opgenomen beveiliging groepen en daarbij behorende standaard tarieven inlezen. Deze gegevens worden opgehaald vanuit de beveiliging (Extra > Beveiliging > Instellen beveiliging) , zie onderstaande:
De ingelezen gebruikersgroepen en tarieven zijn overschrijfbaar. Het betreffen inputcellen.
Vervolgens kunt per fase van de controle de werkzaamheden per rol ingegeven en daarbij horende geplande - en werkelijke uren ingeven. Bij een verschil tussen geplande en werkelijke uren kunt u in de kolom "Verklaring" een verklaring ingeven. Hieronder vind u een nadere toelichting per kolom:
- Werkzaamheid: in deze kolom vult u de werkzaamheden in;
- Rol: in deze kolom selecteert u middels het drop down menu de juiste rol voor de desbetreffende werkzaamheid;
- Gepland uren: in deze kolom vult u per werkzaamheid de geplande uren in;
Gepland bedrag: de bedragen worden automatisch berekend middels aantal geplande uren maal ingevulde standaard tarief; - Werkelijk uren: in deze kolom vult u per werkzaamheid de werkelijke uren in;
Werkelijk bedrag: de bedragen worden automatisch berekend middels aantal werkelijke uren maal ingevulde standaard tarief; - Verschil uren: het verschil tussen geplande en werkelijke uren worden automatisch berekend;
Verschil bedrag: het verschil tussen geplande en werkelijke bedragen worden automatisch berekend;
Uren en bedragen in het rood betekent over het budget en uren en bedragen in het groen betekent onder het budget. - Verklaring: in deze kolom kunt u de verschillen tussen de geplande en werkelijk uren/bedragen nader verklaren.
Berekening materieel belang
Met het CaseView-document "Berekening materieel belang" kunt u het materieel belang voor de opdracht berekenen.
Het bedrag "Te hanteren materialiteit" komt terug bovenin het postenoverzicht. De werkprogramma's worden enkel ingelust indien de bijbehorende post groter is dan het bedrag "Te hanteren materialiteit". Overigens kunt u ook de manier aangegeven waarop werkprogramma's op basis van de rekenregels RJ115 moeten worden ingelust. Dit kan de beheerder op kantoorniveau instellen door middel van de Content Editor.