De registratie van de identificatie- en verificatieverplichting voor de Wwft wordt gedaan door een standaard stappenplan te volgen in de app WWFT, waarbij checklists die niet van toepassing zijn kunnen worden overgeslagen. Dit artikel geeft meer inzicht in de algemene werking van de toepassing.

Algemeen
Opbouw van de toepassing
Workflow
Toevoegen van documenten

Algemeen

Het WWFT dossier wordt per klant aangemaakt en heeft tot doel het kunnen vastleggen van de identificatie en verificatie van de klant, de vertegenwoordigers en UBO's. Ook biedt de toepassing de mogelijkheid bij klanten PEP indicaties vast te leggen.

De toepassing is gebaseerd op de 4e EU richtlijn met betrekking tot anti-witwassen en voorkoming van de financiering van terrorisme. In Nederlands is dat verwerkt in de wet Wwft die per 25 juli 2018 van kracht is geworden.

Opbouw van het Wwft dossier

Het dossier is zodanig opgebouwd dat vanuit de start checklist alle onderdelen van de identificatie en verificatie registratie uitgevoerd kunnen worden.

Iedere checklist is ondersteunend aan het beslisproces om tot een resultaat voor de risicoclassificatie en het niveau van het cliëntonderzoek te komen. In de checklists bestaat de mogelijkheid om additionele informatie bij de klant op te vragen middels een vragenlijst. Daar de checklists ondersteunend zijn kunnen ze desgewenst overgeslagen worden, waarna direct het resultaat vastgelegd kan worden.

De registratie is tevens de bewijsvoering / dossiervorming voor de controlerende instanties.

In het dossier bestaat de mogelijkheid de registratie te doen van extern uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de Wwft, waarna de overige checklisten overgeslagen worden.

Workflow

In de basis is de workflow zodanig ingericht dat de volgende stappen te onderscheiden zijn:

• Opstellen
• Beoordelen door beoordelaar
• Beoordelen door tweede beoordelaar / compliance officer (optioneel)

Hiermee is de mogelijkheid gecreëerd een Wwft dossier door tenminste één beoordelaar inhoudelijk te laten beoordelen.

De beoordelaar heeft de mogelijkheid dit zichtbaar te maken in de toepassing door middel van een conclusie veld gekoppeld aan een overdrachtskeuze. De beoordelaar is verantwoordelijk voor het wel/niet betrekken van de tweede beoordelaar.

Ook de optionele tweede beoordelaar heeft een conclusie veld gekoppeld aan een overdrachtskeuze tot de beschikking. Daarnaast is in de toepassing ingebouwd dat op specifieke vragen en enkele volledige checklist formulieren een aftekening kan worden gedaan door alle betrokkenen.

Toevoegen van documenten

In meerdere checklists zijn vragen opgenomen waarbij om 'onderbouwende documenten' in de vorm van bestanden wordt gevraagd.

Dit zijn documenten die aan het dossier toegevoegd kunnen worden en vaak ook vereist zijn in een Wwft dossier.

In meerdere gevallen kunnen deze bij de klant opgevraagd worden middels een 'Vragenlijst'. Dit is een functionaliteit waarbij de klant een verzoek via een notificatie per e-mail krijgt. Vanuit het verzoek kan de klant rechtstreeks inloggen en de vragenlijst beantwoorden. De antwoorden komen direct terug in het dossier en de voortgang hiervan is te volgen.

Indien de bestanden vooraf al in het bezit zijn, hoeft die vragenlijst niet verzonden te worden en kan het bestand direct in het Wwft dossier opgenomen worden.

De toepassing biedt de standaard mogelijkheid daarna het onderbouwende bestand (of bestanden) te koppelen aan de vraag.

Op deze manier biedt het de mogelijkheid om met behoud van kwaliteit zeer snel een Wwft dossier af te ronden en de vastgelegde data te hergebruiken binnen het platform en bij het opnieuw uitvoeren van de Wwft check bij dezelfde klant.