Voor de systeem- of gevorderde applicatiebeheerder leggen wij in dit artikel uit hoe u de Caseware Software moet installeren voor de beste werking van het systeem. Zo kunnen wij u goed ondersteunen en de garantie geven voor de beste performance.
De CaseWare Software bestaat uit een aantal onderdelen die gecombineerd uw oplossing vormen.
De basis:
- CaseWare Working Papers (Desktop installatie). Dit is de basis applicatie die nodig is om met alle andere producten te kunnen werken.
- Flashboard (Desktop en Server installatie). Dit is een dashboard dat in de dossiers wordt getoond en dit heeft 3 belangrijke functies:
- Tonen van voortgangsinformatie over het dossier.
- Het synchroniseert de lokale product bibliotheek (library) met de library op de server. Op de server worden de updates geïnstalleerd.
- Semi - automatisch updaten van dossiers (als gebruiker altijd de mogelijkheid m deze niet uit te voeren) als er updates (CDU's, KDU's of patches) beschikbaar zijn om er voor te zorgen dat het dossier werkt met de laatst beschikbare verbeteringen.
- Connector Office (optioneel) (Desktop installatie)
- SQLite ODBC Driver (Desktop installatie)
De producten:
U installeert een aantal sjablonen voor de werkzaamheden die u doet. Deze installeerd u altijd op een file server, behalve als er maar 1 werkplek is of wanneer u de installatie lokaal uitrolt via Microsoft InTune (CaseWare on InTune) of van een andere uitrol tool als bijvoorbeeld Microsoft SCCM gebruikt maakt.
Samenstellen
- Financials. Dit is het product waarmee de financiele rapportages (o.a. de jaarrekening) wordt gemaakt en u de mogelijheid heeft om zowel de KvK publicatie als een banken rapportage electronisch in te dienen.
- Een Samenstel Manager met daarin de door u gewenste content (Bijvoorbeeld de CaseWare Samenstel Manager of SRA Samenstel Manager). Voor de CaseWare Bedrijven klanten is er de Business Manager.
Beoordelen
- De SRA Beoordelings Manager of een inrichting in een van de andere Manager producten waarmee u de opdrachten kan uitvoeren.
Controleren
- Een Controle Manager met daarin de door u gewenste content (Bijvoorbeeld de SRA Controle Manager of NOVAK Controle dossier).
Koppelen
Koppelen met financiële-, crm-, workflow applicaties en portalen.
Het koppelen met andere applicaties is (deels) optioneel en mogelijkheden zijn afhankelijk van de te koppelen applicatie.
- Connector Financieel (Server installatie).
- Diverse Connectoren voor koppelingen met financiële-, crm-, workflow applicaties en portalen tbv indienen SBR, PBCL en Documenten (Desktop installaties)
Beheer:
Deze software zal in de regel slechts bij enkelen op de werkplek worden geïnstalleerd als er gebruik wordt gemaakt van een Client server installatie. In een RDS/Citrix omgeving is het aan te bevelen om de Content Editor Financials en Content Editor Managers mee te nemen in de werkplek uitrol. Dit vanwegen specifieke componenten die aanwezig moeten zijn om deze producten te kunnen gebruiken. In het installatie proces worden deze in WIndows geregistreerd.
- Toolbox (Desktop installatie)
- DataStore Administration Tool (Desktop installatie)
- Content Editor Financials (Desktop installatie)
- Content Editor Managers (Desktop installatie)
- Managers DB Conversion (Desktop installatie)
Hoe installeert u de software (basis).
In dit hoofdstuk leggen we uit hoe de installatie in zijn werk gaat. In hoofdlijnen wordt de volgende volgorde gehanteerd.
- Installatie op de server
- Installatie op het eerste werkstation
- Eerste instellingen om de applicatie te kunnen gebruiken
- Installatie van de overige werkstations
Wij adviseren om alle onderdelen lokaal voor de gebruiker beschikbaar te hebben. Alleen dan kan de beste performance worden gewaarborgd.
In bovenstaand overzicht is uitgelegd dat we een deel van de software op de server en een deel van de software op de werkomgeving van de gebruiker installeren. In een client-server omgeving zorgt het synchronisatie mechanisme in het Flashboard er voor dat de lokale omgeving wordt bijgewerkt wanneer er updates op de server omgeving worden uit gerold (CaseWare Framework, Financials, Manager producten, Connector Financieel en de productinstellingen).
We volgen hiervoor de volgende werkwijze. Deze werkwijze is voor een deel door onze consultants geautomatiseerd met behulp van een installatiescript dat zij gebruiken in hun dienstverlening. Neemt u contact op voor meer informatie als u ook gebruik wilt gaan maken van dit installatiescript. Dit geldt zowel voor de klassieke Client-Server installatie als de uitrol via bijvoorbeeld Microsoft InTune.
Fileserver
Voor gebruik, opslag en backup van Working Papers bestanden leest u meer in dit artikel.
We starten met het installeren van software op de FileServer. Hiervoor logt u bij voorkeur in op de FileServer (maar het kan ook vanaf een werkstation via een drive letter die gekoppeld is aan een share op de server. Zorg er voor dat de uiteindelijke UNC pad lengte zo kort als mogelijk is) en creëert u een hoofdfolder (CWLib) in bijvoorbeeld een aangemaakte Share CaseWare. Let er op dat deze folder niet te ver in de boomstructuur op de fileserver wordt weggezet. Er is een groot risico dat het pad voor bestanden te lang wordt en hierdoor problemen gaan ontstaan. De gebruiker moet deze kunnen benaderen als bijvoorbeeld Z:\CaseWare\CWLib of \\<fileserver>\<share>\CWLib. Onderstaande uitleg wordt gebaseerd op aanwezigheid van een folder F:\CaseWare\CWLib (lokaal voor de server) die voor gebruikers via Z:\CaseWare\CWLib kan worden gevonden. De uitleg is gebaseerd op het gebruik van Samenstel en Controle producten met de SRA content maar dit geldt uiteraard prcies het zelfde voor alle andere contecnt smaken. Tijdens de productinstallatie zal ook automatisch de installatie van het CaseWare Framework plaatsvinden.
- Installeer Financials in het pad F:\CaseWare\CWLib als je dit rechtstreeks op de server uitvoerd of Z:\CaseWare\CWLib als je dit via een werkplek doet. Dit geldt voor alle onderstaand benoemde installaties
- Geïnstalleerd wordt het Financials product en de diverse recente Taxonomiën. Deze laatste bevattten zeer veel kleine bestanden en daardoor zal de installatie de nodige tijd duren.
- Installeer de SRA Samenstel Manager in het pad F:\CaseWare\CWLib
- Installeer de SRA Controle Manager in het pad F:\CaseWare\CWLib
- Installeer het Flashboard in de map F:\CaseWare\CWLib via het uitvoeren van de server installatie.
- Installeer de Connnector Financieel in de map F:\CaseWare\CWLib
Structuur op de server is nu:
F:\CaseWare\CWLib\CaseWare Connector Financieel
\CaseWare Framework
\CaseWareServer
\Financials
\SRA CCM <versie>
\SRA CSM <versie>
\Taxonomie
Maak de folder F:\CaseWare\CWLib\Sjablonen aan waar u de kantoor sjablonen neerzet (mogelijk worden deze door de inrichtingspartner aangemaakt)
Vervolg nu met de Desktop installatie.
Desktop (is ook lokale schijf in Terminal Server en Citrix)
Voor de eerste desktop.
- Zorg ervoor dat het Microsoft Office systeem al is geïnstalleerd voordat de installatie van Working Papers wordt uitgevoerd.
- Vanuit de desktop is Z:\CaseWare\CWLib bereikbaar en is de bovenstaande structuur te zien.
- Maak een Folder CaseWare aan in de root van C: (C:\CaseWare)
- Kopieer (of rol uit via bijvoorbeeld InTune) nu de volgende folders onder Z:\CaseWare\CWLib naar C:\CaseWare:
\CaseWare Framework
\CaseWareServer
\Financials
\Sjablonen
\SRA CCM <versie>
\SRA CSM <versie>
\Taxonomie - Op de locale schijf ontstaat nu de structuur zoals ook op de fileserver wordt gezien.
- Installeer CaseWare Working Papers in het standaard pad C:\Program Files (x86)\CaseWare. Zie de diverse handleidingen in deze sectie voor meer informatie.
- Installeer het Flashboard en selecteer werkstation installatie. Silent installatie is mogellijk door response files te gebruiken. Zie bijvoorbeeld dit en dit artikel.
- Je kunt het Flashboard eventueel ook kopieren via een script. Kopieer dan de folders uit C:\CaseWare\CaseWareServer\Dashboard naar C:\Program Files (x86)\CaseWare\Template en de bestanden uit C:\CaseWare\CaseWareServer\Script naar C:\Program Files (x86)\CaseWare\Script.
- Installeer de Connector Office in het standaard pad (facultatief).
- Installeer benodigde connectoren voor connecties naar gewenste andere applicaties (exclusief Connector Financieel).
- Installeer de SQLite ODBC driver.
- Maak een map aan Dossiers bijvoorbeeld in de C:\CaseWare structuur. Deze map gebruikt u voor de dossiers die via de SmartSync technologie (Cloud of SmartSyncServer) lokaal worden neergezet om in te gaan werken. Deze map kan ook op een andere lokale partitie worden gezet.
- Structuur lokaal op de werkomgeving is dan als voorbeeld:
C:\CaseWare\CaseWare Framework
\CaseWareServer
\Dossiers
\Financials
\SRA CCM <versie>
\SRA CSM <versie>
\Toolbox
\Taxonomie
Wat doe ik na deze installatiehandelingen
Instellen Producten
Het instellen waar de producten lokaal en op de server staan doet u éénmalig bij inrichting en update u wanneer nieuwe jaarversies van bepaalde programmatuur beschikbaar komt. Bijvoorbeeld een Samenstel Manager of een versie van de Taxonomie.
- Installeer de Toolbox in het pad C:\CaseWare. Deze software heeft u nodig voor het verder inrichten van de programmastructuur. Dit is specifiek voor beheerders en niet voor de standaard gebruikers van de software.
- Start de Toolbox op en kies, na inloggen (admin/admin als standaard), voor het menu Diverse | Onderhouden Producten
- Via Bestand | Nieuw selecteer de folder Z:\CaseWare\CWLIB\CaseWareServer\Dashboard
- Conform de handleiding Toolbox - onderhoud producten stelt u alle producten in die relevant zijn.
Het ProductSettings.xml bestand is essentieel voor de werking van de software en daarom moet dit bestand op elke pc aanwezig zijn. Dit kan worden gerealiseerd op 2 manieren
- Kopieer het ProductSettings.xml bestand die conform bovenstaande actie is opgeslagen in Z:\CaseWare\CWLIB\CaseWareServer\Dashboard naar C:\Program Files (x86)\CaseWare\Template.
- Start een dossier of template op waarin het Flashboard is geactiveerd en dit bestand synchroniseert automatisch naar de juiste locatie (C:\Program Files (x86)\CaseWare\Template).
Instellen beveiliging
- Open DataStore Admin Tool
- Stel de beveiliging in voor dossier toegang
Applicatiebeheerders
Applicatiebeheerders die bewerkingen gaan uitvoeren in de content van Financials en Managers of daarin instellingen willen aanpassen moeten op de werkplek Content Editor Financials en/of Content Editor Managers installeren. Daarnaast is de Jaarlijkse Database Conversion Tool nodig om eenmalig de kantooromgeving van de huidige versie geschikt te maken voor de volgend jaar versie.
Herhaal de desktop installatie op elk werkstation.