Het opvragen van bestanden vanuit PBC+ wordt gedaan middels vooropgestelde vragenlijsten. Deze vragenlijsten worden beschikbaar op het moment dat u ervoor kiest in de checklist om bepaalde brieven en stukken op te vragen. Dit artikel geeft u meer inzicht in vragenlijsten en het opvragen van bestanden met de PBC+ functionaliteit. 

Vragenlijsten
Een vragenlijst behandelen
Bestanden opslaan in PBC+

Vragenlijsten

In de checklist van PBC+ kunt u ervoor kiezen om brieven en stukken op te vragen. Als hiervoor gekozen wordt verschijnen de vragenlijsten in de Cloud-app. Een vragenlijst is een lijst met daarin vragen die u kunt versturen naar de klant. 

Een vragenlijst kan bestaan uit één of meerdere vragen. In PBC+ zijn dit vragen waarvan het antwoord moet bestaan uit een bestand. Te zien is dan ook dat de vragen een responsbestand hebben waar bestanden kunnen worden geselecteerd of kunnen worden gekopieerd vanaf Cloud.

Ook is er ruimte voor het maken van opmerkingen (reacties tussen u en de klant). Bovenaan de vragenlijst staat een Guidance die de klant ziet als de vragenlijst is verstuurd.

Een vragenlijst behandelen

Een vragenlijst in PBC+ dient soms te worden aangepast. Ook wilt u beantwoorde vragen goedkeuren en de voortgang monitoren. Hieronder leest u de mogelijkheden hiervoor.  

Vragenlijst aanpassen

1. Ga voor elke vraag na of deze verstuurd moet worden naar de klant. Wilt u een vraag niet versturen? Klik dan op het 'oog' icoon naast het responsbestand en kies voor Verbergen. De vraag is verborgen en wordt niet verzonden naar de klant. 

2. Bekijk of de tekst van vragen aangepast dienen te worden. Een vragenlijst of vraag aanpassen wordt hier omschreven; Een vragenlijst aanpassen. 
2. Voeg eventueel een opmerking of notitie toe per vraag.
3. Mogelijk wilt u vragen toevoegen. Hiervoor verwijzen wij u naar het artikel Een vragenlijst aanpassen. 

Een vragenlijst versturen

Wanneer een vragenlijst wordt verzonden naar de klant worden ook alle vragen verzonden. Individueel een vraag verzenden is vanuit de vragenlijst niet mogelijk. Een vragenlijst verzenden doet u door op de knop VERZENDEN rechtsboven in de vragenlijst te drukken. Lees artikel Informatie opvragen bij een klant voor meer informatie hierover. 

Als de gehele vragenlijst is verzonden krijgt de klant een e-mailnotificatie. De klant opent vanuit hier de vragenlijst in zijn/haar CaseWare Cloud. Wilt u weten hoe de klant dit ziet en antwoord geeft? Bekijk dan artikel Een vragenlijst voltooien sectie Reageren op een vragenlijst. 

De statussen van de vragenlijsten in de opdracht lopen synchroon met CaseWare Cloud van de klant, wat betekent dat de acties van de klant direct zichtbaar zijn.  

Een vragenlijst monitoren en afhandelen

Wanneer de klant vragen beantwoord wilt u deze antwoorden, oftewel bestanden, goedkeuren of afwijzen. Dit kunt u doen per vraag. Wanneer een antwoord wordt afgewezen wordt de vragenlijst heropend en kan de klant opnieuw de vraag beantwoorden. 

Wilt u alle openstaande vragen nogmaals naar de klant versturen? Dan is het ook mogelijk om de gehele vragenlijst te heropenen. Lees in artikel Een vragenlijst voltooien hoe u individuele vragen en een vragenlijst kan afhandelen. 

Gedurende dit proces wilt u overzicht houden over de statussen van de vragenlijsten. Dit kan zowel in de vragenlijst zelf als in de vragenlijst dashboard. Hoe dit kan leest u in artikel Informatie opvragen bij een klant sectie Vragenlijsten bekijken en workflow. 

Opslaan van bestanden in PBC+

Wanneer een antwoord, oftewel een bestand, wordt geaccepteerd, dan is de vraag afgerond en wordt het bestand opgeslagen onder de betreffende doelmap of placeholder. Dit gebeurd omdat de responsbestanden van de vraag een koppeling bevatten met de betreffende doelmap (bij stukken) of een placeholder (bij brieven). Zo houdt u overzicht over alle bestanden. 

Hieronder ziet u hoe een doelmap en placeholder er uit ziet.

Om het dossier volledig af te ronden kunnen de documenten door een medewerker of u worden afgetekend vanuit de doelmap en placeholder. Dit wordt ook wel reviewen genoemd. Lees hier hoe documenten kunnen worden afgetekend; Documenten reviewen en aftekenen.