U kunt blanco tekstdocumenten toevoegen voor uw werk in een opdracht.  Hiervoor zijn twee soorten tekstdocumenten beschikbaar: een brief en een memo.

Als u een brief aanmaakt dan hebben alle medewerkers in de opdracht direct toegang. U kunt ook verwijzingen naar andere documenten of delen van de opdracht toevoegen.

Een brief of memo aanmaken
Tekst en opmaak wijzigen
Dynamische teksten en termen in de woordenlijst van de opdracht aanpassen 
Kop- en/of voettekst toevoegen aan een brief of memo
Een bedrijfslogo toevoegen

Een brief of memo aanmaken

Als u een eigen document wilt aanmaken kan dat op de volgende wijze, zowel in de kantoorlaag als in een dossier.

Een brief of memo toevoegen

1. Klik bovenaan de pagina op Documenten
2. Klik op het icoon Toevoegen () en klik dan op Brief of Memo.

3. Voer een Identifier en een Naam in voor de brief of memo.

4. Klik op Opslaan.

De aangemaakte brief of memo is nu toegevoegd aan de gekozen map op de Documentenpagina. U kunt nu zelf het bestand zien en bewerken; andere medewerkers hebben deze rechten ook.

Tekst en opmaak wijzigen

Nu de nieuwe brief of memo is toegevoegd aan de opdracht kunt u de inhoud wijzigen. Voor brieven en memo's kunt u de opmaak van tekst, tabellen, afbeeldingen en links aanpassen.

Tekst en opmaak aanpassen in een brief of memo:

Ga naar de Documentenpagina en selecteer de brief of memo die u wilt aanpassen. Klik op de knop Weergave bewerken aan/uitzetten om de inhoud van het document te wijzigen.

Let op: Als het document net is aangemaakt opent het document automatisch in de bewerkmodus.

Een nieuwe brief of memo heeft standaard één tekstgebied. Als u tekst wilt toevoegen klikt u op de grijze balk in het tekstgebied om te beginnen met typen.

De opmaak van de tekst en aanvullende onderdelen kan worden aangepast met behulp van de werkbalk. Deze balk verschijnt bovenaan de pagina van het document als het tekstveld geselecteerd is.

• Opmaakstijlen
  De opmaakstijl aanpassen voor de geselecteerde tekst of alinea.
• Opmaak en kleur
  Maak de tekst vet, cursief of onderstreept. Wijzig de kleur van de tekst of achtergrond.
• Opmaak verwijderen
  De selecteerde tekst terugzetten naar de standaardopmaak.
• Opsommingstekens, nummering en inspringing
  Voeg een opsomming toe en opties voor alinea-inspringing.
• Alinea-uitlijning
  Verander de instellingen voor de uitlijning van de alinea.
• Links en formules
  Voor het toevoegen of verwijderen van hyperlinks en/of formules. U kunt ook een placeholder toevoegen waarin personeel andere medewerkers of contactpersonen vanuit Cloud kunnen selecteren of een datum kunnen invoegen.
• Object invoegen
  Een horizontale lijn, afbeelding, tabel of een speciaal teken invoegen.

Dynamische tekst en termen in de woordenlijst van de opdracht aanpassen

Een woordenlijst voor de opdracht bevat termen. Termen zijn woorden en zinnen die vaak terug kunnen komen in de tekst van het product. Als een term gewijzigd wordt, is het overal aangepast waar de schrijver dit bedoelt.

Dynamische tekstvelden veranderen als er aan bepaalde voorwaarden voldaan wordt. Bijvoorbeeld, als de klant een vraag in een checklist wil beantwoorden met 'ja', dan staat er 'correct' in het dynamische tekstveld.

De termen worden aangemaakt door de primaire auteurs. Zij passen ook de voorwaarden aan voor de dynamische tekst. Het kan zijn dat in uw documenten termen voorkomen uit de woordenlijst of dat er dynamische tekstvelden zijn opgenomen. U kunt termen uit de woordenlijst of dynamische tekst opheffen, maar de opties daarvoor zijn wel afhankelijk van welk product u gebruikt.

De termen in de woordenlijst of de dynamische tekst bekijken:

1. Open een document en klik op de knop Weergave bewerken aan/uitzetten.
2. Selecteer het tekstgebied in het document. Tekstgebieden die grijs gemarkeerd zijn bevatten termen die u kunt aanpassen.
3. Houd de muis boven de gewenste term.

Als het muispijltje verandert naar de aanwijzer () dan gaat het om een term uit de woordenlijst of om dynamische tekst.

4. Klik op de link.

Het venster Data Link verschijnt in beeld. Het tabblad Opdrachtwoordenlijst is zichtbaar in het venster als de link een term koppelt. Bij dynamische tekst verschijnt in plaats van de woordenlijst het tabblad Dynamische tekst.

In het onderstaande voorbeeld verschijnt bijvoorbeeld 'wij' in het document omdat aan de Output-voorwaarde voldaan was.

Het aanpassen van termen in de woordenlijst of de dynamische tekst output:

1. Selecteer het tekstgebied in het document waar u een verandering wilt aanbrengen.

Termen of dynamische tekstvelden worden gemarkeerd in grijs.

2. Selecteer de term of de dynamische tekst om het venster Data Link te openen.

Als u de term selecteert kunt u klikken op het icoon voor informatie () om zo te zien waar en hoe vaak deze term gebruikt wordt

3. Verander de Output naar wens en klik dan op Opslaan.

Als aan de Output-voorwaarde is voldaan wordt de tekst overal in de opdracht aangepast. Als na de wijziging aan een andere voorwaarde wordt voldaan dan verandert de Output in overeenkomst met de ingestelde tekst voor die voorwaarde.

Kop- en/of voettekst toevoegen aan een brief of memo

Om een koptekst of voettekst toe te voegen klikt u op het icoon met de drie punten (...) en Kop- en voetteksten. De tekstgebieden voor de kop- en voetteksten in het document zijn nu zichtbaar.

Voer de gewenste tekst in. U kunt net als in de andere tekstgebieden de opmaak aanpassen.

Een bedrijfslogo toevoegen

Bij het aanmaken van kop- en voetteksten kunt u ook een bedrijfslogo toevoegen aan het document.  Het toevoegen van een logo is een manier om het briefhoofd dat uw bedrijf gebruikt ook toe te passen in brieven.

Een logo toevoegen:

Om een logo toe te voegen klikt u op het icoon (...) en Kop- en voetteksten. De tekstgebieden voor de kop- en voetteksten in het document zijn nu zichtbaar.

Ga naar de werkbalk en klik op Afbeelding invoegen (). In het nieuwe venster klikt u op Bestand kiezen om de afbeelding te selecteren op uw computer die u wilt gebruiken als logo. Als u het gewenste bestand heeft geopend wordt er een preview getoond van de afbeelding.

Klik op OK om het logo toe te voegen aan de kop- of voettekst.

Als u alle wijzigingen heeft aangebracht klikt u op het icoon Weergave bewerken aan/uitzetten om de wijzigingen op te slaan.