Nieuwe opdrachten kunnen direct vanuit CaseWare Cloud worden aangemaakt. In een opdracht kan alle benodigde informatie worden georganiseerd via het online portaal van de organisatie. Zo heeft het team makkelijk en snel toegang tot alle documenten voor de opdracht. Er zijn verschillende manieren hoe een nieuwe opdracht aangemaakt kan worden in CaseWare Cloud. 

Een opdracht aanmaken via de Opdrachtenmanager
Een opdracht aanmaken via Cloud-app icoon
Een opdracht aanmaken via de plus (+) in de navigatiebalk
Een bestaande opdracht overnemen
Een opdracht aanmaken met behulp van CaseWare Working Papers.
Opdrachteigenschappen instellen

Een opdracht aanmaken via de Opdrachtenmanager

1. Klik op Opdrachten in het Cloudmenu. U komt dan in de opdrachtenmanager.
2. In het opdrachtenmenu klik op Nieuw.

           

3. Er opent een nieuw scherm waarin kunt de gewenste Cloud-app kan worden gekozen waarvoor de opdracht dient te worden aangemaakt. 
4. Kies in het volgende scherm de entiteit van de klant en voer een naam in voor de opdracht. Er kan ook een begin- en einddatum worden opgeven en eventuele budgetinformatie.

5. Klik op Opslaan. Waar nodig kunnen de rechten worden aangepast met de optie Beperkt. De knop opslaan wijzigt dan in opslaan en delen waarna kan worden aangegeven wie toegang krijgt tot het dossier.

Een opdracht aanmaken via Cloud-app icoon

1. In het Cloudmenu staan de Cloud-apps waar u toegang tot heeft. Klik op het icoon van de Cloud-app waarvoor de opdracht mag worden aangemaakt. 

2. De laatst gekozen entiteit wordt zichtbaar. Dit kan worden aangepast met het dropdownmenu. 

3. Klik op de button 'Nieuw'. En het invoerscherm voor de opdracht opent zich.
4. Vul in: de naam van de opdracht, start- en einddatum, gebudgetteerde uren en bedrag, wie de voorbereiden en beoordelaar van de opdracht wordt en een korte omschrijving.

5. Klik op Opslaan. Waar nodig kunnen de rechten worden aangepast met de optie Beperkt. De knop opslaan wijzigt dan in opslaan en delen waarna kan worden aangegeven wie toegang krijgt tot het dossier.

Een opdracht aanmaken via de plus (+) in de navigatiebalk

1. Ga rechtsboven in de navigatiebalk naar het plusje . 
2. Klik op het Cloud-app icoon waarvoor de opdracht kan worden aangemaakt en het invoerscherm voor de opdracht wordt geopend. 

3. Vul in: de naam van de opdracht, start- en einddatum, gebudgetteerde uren en bedrag, wie de voorbereiden en beoordelaar van de opdracht wordt en een korte omschrijving.

5. Klik op Opslaan.  Waar nodig kunnen de rechten worden aangepast met de optie Beperkt. De knop opslaan wijzigt dan in opslaan en delen waarna kan worden aangegeven wie toegang krijgt tot het dossier.

Een bestaande opdracht overnemen

Het is mogelijk om vanuit een bestaande opdracht een opdracht aan te maken waarmee u de gegevens wilt overnemen. U maakt hiermee een nieuwe opdracht aan en kunt alle of enkele gegevens en antwoorden kopiëren vanuit de voorgaande opdracht. 

Lees in artikel Een bestaande opdracht overnemen hoe u een nieuwe opdracht kan aanmaken en daarbij de gegevens overneemt van een voorgaande opdracht.  

Een opdracht aanmaken met behulp van Working Papers

Om een opdracht aan te maken op deze manier moet Working Papers geïnstalleerd zijn op uw computer. U maakt de opdracht aan op uw computer en koppelt het dan aan Cloud om het te delen en samenwerking mogelijk te maken.

Een nieuw bestand aanmaken

Instructies voor het aanmaken van een nieuwe Working Papers opdracht vindt u hier. 

Een bestand naar Cloud publiceren

Als het bestand klaar is om aan te werken kunt u het naar Cloud publiceren.

Let op: Zorg ervoor dat uw Working Papers-software gekoppeld is aan Cloud. Voor meer informatie, zie Working Papers koppelen met Cloud.

Een Working Papers-bestand publiceren:

1. Open uw opdracht in Working Papers.
2. In het Cloud-tabblad klikt u in de lint op de knop Publiceer.

3. In het scherm Naar server publiceren kunt u de entiteit selecteren waar het bestand bij hoort.
4. Klik op OK.

Het Working Papers-bestand is nu gepubliceerd naar Cloud. Hiermee wordt een hoofdbestand gemaakt in Cloud dat nu gedeeld kan worden met andere medewerkers. De placeholder die werd aangemaakt bij de jaarafsluiting van het bestand van vorig jaar is nu vervangen door het nieuwe hoofdbestand.

Zodra het bestand gepubliceerd is kan het team kopieën maken van het bestand om zo aan de slag te gaan met de nieuwe opdracht. Voor meer informatie over het bestand delen, zie Een Working Papers SmartSync-bestand delen in Cloud.

Personeel toewijzen aan een Working Papers-bestand

In de meeste gevallen worden medewerkers toegewezen aan Working Papers-bestanden op basis van aan welke opdracht ze werken (Voor meer informatie zie Een team aanmaken voor een opdracht), maar het kan ook zijn dat u medewerkers apart wilt toewijzen.

Personeel toewijzen aan een Working Papers-bestand:

1. Klik op Working Papers in het Cloudmenu.
2. Selecteer een Working Papers-bestand en klik in de zoekbalk Toegewezen.

3. Type de naam van een medewerker en selecteer deze dan in het keuzemenu. U kunt dit meerdere malen doen om zo meerdere medewerkers toe te wijzen.
4. Klik op het groene vinkje () om het toewijzen te voltooien.

Toegewezen Working Papers-bestanden bekijken

Met de Working Papers-app kunt u alle bestanden zien die aan u of anderen in het bedrijf zijn toegewezen.

Toegewezen Working Papers-bestanden bekijken:

1. Klik op Working Papers in het Cloudmenu.
2. Klik op Filter | Toewijzingen.
3. Klik op Toegewezen in het keuzemenu.

4. Type de naam in het veld Personen zoeken....

De Working Papers-bestanden die zijn toegewezen aan deze gebruiker worden nu weergegeven.

Als een gebruiker toegewezen is aan een Working Papers-bestand kunnen ook Taken worden toegewezen voor dat bestand. Deze taken kunt u zien op de pagina Activiteiten. Ook medewerkers kunnen hier hun toegewezen werk bekijken. Voor meer informatie, Toegewezen werk bekijken.

Opdrachteigenschappen instellen

de opdrachteigenschappen.  Hier kunt u de eigenschappen invullen voordat u begint met werken aan de opdracht.

De opdrachteigenschappen instellen:

De opdrachteigenschappen worden weergegeven in een klein pop-up scherm. Deze verschijnt als u bovenaan de pagina op de entiteitnaam klikt.

In dit scherm kunt u de volgende eigenschappen instellen:

• Workflow - geeft aan in welke fase de opdracht zich bevindt.
• Taaknummer - voer het taaknummer in dat is toegekend aan deze opdracht.
• Handelsnaam - de naam van de entiteit wordt standaard ingesteld als handelsnaam. Deze kan worden gewijzigd.
• Datum jaareinde - geef de datum voor het jaareinde aan voor deze opdracht.
• Valuta - geef aan welke valuta u gebruikt voor deze opdracht.

Als u alles naar wens heeft ingesteld klikt u op de knop Opslaan.