Als u voor een opdracht extra informatie nodig heeft kunt u deze direct opvragen via de Cloud. Als u een account heeft aangemaakt voor uw contactpersonen dan kunnen zij direct reageren op uw verzoeken.

Met deze functie kunt u bijvoorbeeld:

• Informatie opvragen - vragen stellen aan de klant
• Bestanden opvragen - de klant vragen om een of meerdere bestanden te uploaden.
• Bestanden leveren - bestanden aan de klant sturen.

Er zijn twee manieren op een verzoek aan te maken: als Bestandsverzoek vanuit de entiteit in CaseWare Cloud, of als een Vragenlijst vanuit een opdracht in de Cloud-app. U kunt voor beide opties een contactpersoon toewijzen aan het verzoek zodat zij een e-mailmelding ontvangen.

Een vragenlijst aanmaken in een opdracht
Een vragenlijst versturen
Een vragenlijst bekijken en workflow

Een vragenlijst aanmaken in een opdracht

Als u voor uw opdracht nog aanvullende informatie nodig heeft van uw klanten dan kunt u een Vragenlijst aanmaken. Als uw klanten een profiel hebben in Cloud en toegang hebben tot de opdracht dan hebben ze ook toegang tot de Vragenlijst.

Een vragenlijst aanmaken

Als u informatie wilt opvragen aan uw klant moet u eerst een nieuwe vragenlijst aanmaken.

Een vragenlijst toevoegen:

1. Klik bovenaan de pagina op Documenten. U komt dan in het hoofdscherm van de opdracht
2. Bij een willekeurige fase klikt u op het icoon Document toevoegen en selecteer Vragenlijst.   

3. Voer een naam in.

4. Klik op Opslaan.

U heeft nu een nieuwe vragenlijst aangemaakt. Het verzoek is nu zichtbaar voor uw contactpersoon en u kunt zo nodig de vragenlijst nog wijzigen. Als de vragenlijst is aangemaakt met behulp van een sjabloon kan het zijn dat u alleen een paar kleine aanpassingen hoeft te doen.

Let op: Als u een lege vragenlijst heeft aangemaakt of als u grote wijzigingen aan de lijst wilt doorvoeren kunt u nog het artikel Een vragenlijst aanpassen doorlezen voor meer informatie.

Een vragenlijst versturen

Als u alles in de vragenlijst heeft gezet wat u nodig heeft kunt u het document naar uw klant verzenden.

Een vragenlijst versturen:

1. Open de vragenlijst
2. Klik op Verzenden.
3. Het venster Open vragenlijst
4. Selecteer een deadline voor de reactie van de klant in het veld Opleverdatum vragenlijst.
5. Kies uw klant tussen de contactpersonen in de lijst Toegewezen personen.

U kunt een of meerdere contactpersonen selecteren of u kunt de optie Wijs toe aan alle contactpersonen aanvinken om de vragenlijst naar alle contactpersonen in de entiteit te versturen.

6. In het veld Hoofdtekst van e-mail kunt u nog een bericht toevoegen welke zichtbaar is in de e-mailnotificatie die wordt verstuurd.
7. Klik op OK om de vragenlijst te versturen.

Er wordt een e-mail verstuurd naar de contactpersonen aan wie de vragenlijst is toegewezen. Als uw klanten inloggen kunnen ze het verzoek meteen zien in de sectie Mijn werk. 

Weten hoe dit voor uw klant eruit ziet? Lees artikel Samenwerken als klant met CaseWare Cloud. 

Vragenlijsten bekijken en workflow

Om overzicht te houden over uw voortgang van de vragenlijsten en dat van uw klant, kunt u naar het Dashboard Vragenlijsten gaan. In de vragenlijst zelf kunt u de status van de workflow bekijken.

Hier vindt u een lijst met alle zichtbare vragenlijsten inclusief de status. De lijst bestaat uit de volgende onderdelen:

• Vragenlijst- met de naam van de vragenlijst.
• Status- status van de vragenlijst. Dit worden ook de statussen van de workflow genoemd. Dit zal één van de volgende opties zijn:

	U heeft de vragenlijst nog niet naar de klant verzonden.
	De klant heeft alle vragen of een aantal vragen beantwoord.
	U heeft de vragenlijst verzonden, maar de klant heeft nog niet gereageerd.
	U heeft de vragenlijst heropend om wijzigingen aan te brengen, om verduidelijking te vragen over een van de antwoorden of om meer informatie op te vragen.
	De klant heeft alle vragen beantwoord en alle antwoorden zijn geaccepteerd door een medewerker.
	U heeft de vragenlijst geannuleerd.

• Voortgang- houdt de voortgang bij.

Onder de voortgang ziet u hoeveel vragen al beantwoord zijn.

• Vervaldatum - de vervaldatum voor deze vragenlijst.

Status workflow

Hierboven is omschreven dat u in de Vragenlijst dashboard de status van de vragenlijst kan zien. Dit heet ook wel de status van de workflow. Deze status is tevens rechtsboven in de vragenlijst zichtbaar.