U heeft toegang gekregen tot Caseware Cloud. Dit artikel beschrijft het gebruik van Caseware Cloud als een klant van een accountants- of administratiekantoor of bedrijf.

Caseware Cloud is een online samenwerkingsplatform dat de mogelijkheid biedt om samen te werken en documenten te delen. Caseware Cloud kent hiervoor twee onderdelen: Activiteiten en Bestanden.

Inloggen en taalinstellingen

Wanneer u toegang gekregen heeft kunt u inloggen in het Caseware Cloud platform om daarin samen te werken. De url begint altijd met: nl.casewarecloud.com/naam kantoor/bedrijf

Onderstaand een voorbeeld van het inlogscherm.

Wanneer u uw inlognaam (e-mailadres) en wachtwoord invoert kunt u via de knop "Aanmelden" inloggen in de Caseware Cloud omgeving.

Het is mogelijk om een andere taal te kiezen via de knop rechts bovenin het inlogscherm: Nederlands, Engels, Frans of Spaans.

Overzicht

Wanneer er activiteiten en/of bestanden zijn gedeeld met u ziet u deze al op uw Overzicht. Links en rechts in de bovenbalk zijn de hoofdfuncties van het platform zichtbaar.

Als u toegang heeft tot meerdere bedrijven (entiteiten) kunt u via de selector links bovenin één bedrijf selecteren of alle entiteiten waarbij u alle activiteiten en/of bestanden te zien krijgt.

Mogelijkheden voor samenwerking en delen van informatie

Hieronder worden de diverse mogelijkheden beschreven die gebruikt worden. Met e-mail notificaties vanuit het platform wordt de gebruiker op de hoogte gebracht als er iets klaar staat in Caseware Cloud.

Mijn werk

Onder "mijn werk" in het overzicht verschijnen de verzoeken waar actie door u moet worden ondernomen. Het kan gaan om het beantwoorden van vragen of het aanleveren van informatie en bestanden.  

Voorbeeldscherm van "Mijn werk" met verzoeken waar nog een reactie nodig is.

Wanneer u op een verzoek klikt, wordt deze geopend. Vervolgens kan een reactie worden gegeven op het verzoek door te klikken op "Reactie". Na het beantwoorden van het verzoek wordt met de knop "Plaatsen" de reactie geplaatst. Degene die het verzoek heeft gedaan ontvangt hier een notificatie van.

Voorbeeldscherm van een taak:

Wanneer de status van het verzoek wordt gewijzigd in "Voltooid" zal deze ook verdwijnen uit het overzicht.

Voorbeeldscherm van een taak met status:

Voorbeeldscherm van een bestandsverzoek:

Door op "Selecteer bestanden" te klikken kunt u bestanden selecteren van een locatie of u kunt bestanden slepen van een locatie en neerzetten op "of slepen en neerzetten van uw bestanden". In het dialoogscherm kan nog een toelichting worden toegevoegd. Met de knop "Reageer" wordt het bestandsverzoek afgehandeld. Degene die het verzoek heeft gedaan ontvangt hier een notificatie van. Het bestandsverzoek zal automatisch de status "Gereageerd" krijgen en verdwijnen uit het overzicht.

Berichten

Via een bericht kan een bericht met meerdere mensen worden gedeeld. Zo wordt informatie gedeeld in plaats van gemaild. Afhankelijk van de rechten is het bericht alleen lezen of kan er ook op worden gereageerd. Ongelezen berichten worden dik gedrukte getoond. Door een regel aan te klikken opent u het bericht. 

Voorbeeldscherm met nieuwe berichten:

Wanneer een bericht geopend is, verschijnt de inhoud van het bericht. Vervolgens kan een reactie worden gegeven op het verzoek door te klikken op "Reactie".

Voorbeeldscherm van een bericht met reactie:

Het is ook mogelijk om een bijlage toe te voegen aan de reactie met het "paperclip" icoon. U heeft diverse opties om bestanden bij te voegen:

1. Bestaand: dit zijn bestanden die al zijn opgeslagen in uw Cloud omgeving onder de desbetreffende entiteit.
2. Upload: U kunt bestanden selecteren van een locatie of bestanden slepen en neerzetten.

Voorbeeldscherm van een bijlage of koppeling toevoegen:

Wanneer u klikt op "Plaatsen" wordt de reactie met eventuele bijlage(n) geplaatst. Degene die het bericht heeft opgezet ontvangt hier een notificatie van.

Zelf activiteiten aanmaken

Het is ook mogelijk om zelf een activiteit aan te maken. U kunt kiezen uit een taak of bericht.

Indien u meerdere entiteiten heeft moet eerst een entiteit worden gekozen voordat een activiteit kan worden aangemaakt. Klik op "Nieuw" om een activiteit aan te maken of op de "+" knop rechts bovenin het scherm.

Afhankelijk van de gekozen optie moeten de velden worden gevuld. De werking is gelijk aan hetgeen hierboven al is beschreven.

Menu

Links bovenin het scherm vindt u de menu knop. Wanneer u deze aanklikt wordt het menu geopend voor de onderdelen waar rechten op zijn gegeven.

Voorbeeldscherm van het menu:

Hier is het ook mogelijk om een nieuwe activiteit aan te maken via de knop "Nieuw", maar tevens heeft u uitgebreide zoekmogelijkheden op activiteiten. Als u op de knop "Activiteiten" klikt kunt u filteren op: Activiteiten, Berichten, Taken en Bestandsverzoeken.

Voorbeeldscherm van de diverse "Activiteiten":

U kunt ook gebruik maken van het uitgebreide filter door op de "filter" knop te klikken. Er zijn diverse filtermogelijkheden beschikbaar, of zoeken met zoektermen.

Voorbeeldscherm van het filter in "Activiteiten":