In Caseware Cloud worden dossiers opgeslagen onder een entiteit. Deze kunnen handmatig worden aangemaakt, maar als er meerdere entiteiten toegevoegd dienen te worden zoals bij de eerste ingebruikname van Caseware Cloud, dan is het gebruik van een import middels een CSV-bestand ook mogelijk. In dit artikel wordt uitgelegd hoe dit kan worden gerealiseerd.
Entiteiten handmatig aanmaken
Entiteiten kunnen elk apart worden aangemaakt via de pagina Entiteiten.
Een entiteit aanmaken:
-
U heeft de rol Beheerder entiteiten nodig of vergelijkbare machtigingen.
-
Klik op Entiteiten in het Cloudmenu.
-
Klik op Nieuw en kies de gewenste soort entiteit.
-
Geef het Land van registratie op en de Ondernemingsvorm. De beschikbare ondernemingsvormen zijn gebaseerd op het geselecteerde land van registratie. Voor meer informatie, zie Entiteiten aanmaken.
- Geef een naam en entiteitsnummer op. Deze velden zijn verplicht.
- Klik op Opslaan.
De entiteit is nu toegevoegd en wordt weergegeven op de Entiteitenpagina.
Import via een CSV-Bestand
Hieronder vindt u voorbeelden van importbestanden. De import templates zijn verdeeld in een Engelse en Nederlandse templates op basis van welke taal gekozen is in het inlog scherm;
Zorg er bij gebruik van een CSV-bestand voor dat:
- Elke rij één entiteit vertegenwoordigt;
- Elke kolom een eigenschap, zoals bedrijfsnaam, e-mailadres of nummer entiteit vertegenwoordigt;
- Het bestand als csv utf8 wordt opgeslagen om de bijzondere tekens (é, ï, etc) goed geïmporteerd te krijgen.
Tip: het is mogelijk om per rij meerdere "Labels" ineens te importeren. Gebruik dan in de kolom "Labels" een komma als scheidingsteken.
In dit artikel wordt één entiteit toegevoegd middels de importfunctie.
De gegevens van deze entiteit zijn hieronder weergegeven:
| Naam | Kvk-nummer | entiteitsnummer | Hoofdadres - Plaats | Hoofdadres - Straatnaam | Hoofdadres - Huisnummer | Hoofdadres - Postcode | Hoofdadres - Land |
| bedrijf 1 | 1251300 | 123456 | Apeldoorn | Amersfoortseweg | 15F | 7313 AB | Nederland |
De lijst importeren in Caseware Cloud
Ga naar het menu linksboven in het scherm en klik op ‘Entiteiten’.
Door de entiteiten te selecteren wordt het overzicht van alle entiteiten getoond. Hier verschijnt ook de mogelijkheid om nieuwe entiteiten toe te voegen, inclusief de optie importeren.
Let op: Als er gekozen wordt voor een eenmanszaak als ondernemingsvorm, dan dient er een voornaam en achternaam ingevuld te worden. Bij overige ondernemingsvormen hoeft alleen de bedrijfsnaam te worden ingevuld. Je kan alleen entiteiten van hetzelfde ondernemingsvorm per keer importeren.
Kies vervolgens het land van registratie en welk ondernemingsvorm van toepassing is (bijvoorbeeld: eenmanszaak of B.V.)
Het CSV-bestand kan nu geïmporteerd worden. Onderaan dit artikel vindt u de uitleg omtrent het maken van een CSV-bestand.
Het importeren kan middels 2 methoden:
- Klik op ‘importeer uit CSV’ en kies het bestand.
- Kopieer de data uit het CSV bestand en plak het in het veld
Klik vervolgens op volgende.
In het volgende veld is alle data vanuit het CSV bestand overgenomen. Wijs de eigenschap toe die overeenkomt met elke kolom.
Klik vervolgens op importeren en de nieuwe entiteiten zijn nu toegevoegd aan de organisatie.
Hoe maak je een CSV-bestand
- Start Excel op
- Vul de desbetreffende gegevens in (onderstaande afbeelding is een voorbeeld)
- Klik op het kopje: ‘bestand’ linksboven in het scherm
- Kies voor opslaan als
- Selecteer de locatie waar het bestand opgeslagen dient te worden
- In het volgende scherm staat wederom: ‘opslaan als’, klik hierop en er zal een lijst uitklappen met verschillende bestandstypen. Kies vervolgens voor CSV
- Sla vervolgens het bestand op.