Gebruikers importeren

Als er meerdere personeelsleden of contacten toegevoegd dienen te worden, dan is het gebruik van een import middels een CSV-bestand mogelijk.

Import templates zijn verdeeld in een Engelse en Nederlandse templates op basis van welke taal gekozen is in het inlog scherm;

• Template import Personeel NL.csv
• Template import Staff ENG.csv
• Template import Contacten NL.csv
• Template import Contacts ENG.csv

Zorg er bij gebruik van een CSV-bestand voor dat:

• Elke rij één gebruiker vertegenwoordigt;
• Elke kolom een eigenschap, zoals hun naam, e-mailadres en gebruikersgroep vertegenwoordigt. Als u een gebruiker in meer dan één groep wilt opnemen, plaatst u een tilde (~) tussen elke groepsnaam. 

In dit voorbeeld wil een bedrijfsbeheerder vier personeelsleden toevoegen aan Cloud:

Bij het importeren van een e-mailadres zal er automatisch een uitnodiging naar de gebruiker gaan om gebruik te gaan maken van Caseware Cloud.

In Caseware Cloud staat ‘Volledige naam’. In het CSV bestand moeten wel 2 losse velden gemaakt worden met: ‘voornaam’ en ‘achternaam’. Uiteindelijk worden de voornaam en achternaam samengevoegd tot volledige naam in de Cloud.

Mocht de gewenste groep nog niet bestaan, dan staat in dit artikel beschreven hoe een groep aangemaakt kan worden.

De best-practice inrichting van Caseware Cloud vindt u hier. 

De lijst importeren in Caseware Cloud

Selecteer via het menu linksboven in het scherm naar personeel of contacten om het overzicht te openen.

Klik vervolgens op de knop: ‘Nieuw’ en klik in dit geval op ‘personeel’ onder het kopje ‘importeren’.

In het volgende scherm kan er gekozen worden voor 2 verschillende opties met betrekking tot het importeren van personeelsleden of contactpersonen

1) Standaard staat ‘bijwerken bestaande personeelsinformatie’ aangevinkt. Dit wil zeggen dat nieuwe contacten die geïmporteerd worden, toegevoegd worden aan de bestaande lijst. De personeelsleden die al eerder waren geregistreerd blijven dus bestaan.

2) Wanneer er gekozen wordt voor: ‘deactiveer personeel indien deze niet in de huidige import is opgenomen’ dan zal het bestaande personeelsbestand gedeactiveerd worden. Alleen de personeelsleden die geïmporteerd zijn, zijn dan actief.

Kies vervolgens het scheidingsteken wat gebruikt wordt (standaard is komma). 

Het importeren van een CSV-bestand kan middels 2 methoden:

1) Klik op ‘importeer uit CSV’ en kies het bestand.

2) Kopieer de data uit het CSV bestand en plak het in het daarvoor bestemde veld

Klik vervolgens op volgende.

Let op: Als u een e-mailadres invoert voor een gebruiker, dan zal er automatisch een account aangemaakt worden. Dit kan voorkomen worden door het e-mailadres leeg te laten.

In het volgende veld is alle data vanuit het CSV bestand overgenomen. Wijs de eigenschap toe waar nodig die overeenkomt met elke kolom.

Klik vervolgens op importeren en de nieuwe gebruikers zijn nu toegevoegd.

Hoe maak je een CSV-bestand?

1. Start Excel op
2. Vul de desbetreffende gegevens in (onderstaande afbeelding is een voorbeeld)
3. Klik op het kopje: ‘bestand’ linksboven in het scherm
4. Kies voor opslaan als
5. Selecteer de locatie waar het bestand opgeslagen dient te worden
6. In het volgende scherm staat wederom: ‘opslaan als’, klik hierop en er zal een lijst uitklappen met verschillende bestandstypen. Kies vervolgens voor CSV
7. Sla vervolgens het bestand op