In dit artikel leest u hoe u Caseware Cloud inricht op basis van de best-practice van Caseware Nederland. Deze eerste stap dient u, voor de implementatie van een best-practice inrichting, zelf uit te voeren. Let op dat u wel bent ingelogd als beheerder of als gebruiker met rechten tot het menu "Instellingen".

NB. Uiteraard dient u voordat u aan de inrichting begint eerst toegang te hebben tot een actieve Caseware Cloud omgeving, meer hierover leest u in het artikel Activeren van Caseware Cloud. 

Starten met de inrichting

Wanneer u bent ingelogd in Caseware Cloud gaat u via de knop "?", rechtsboven in uw scherm, naar het "Welkom" menu van Cloud.

Voorbeeldscherm Cloud help menu > Welkom

Via het menu "Instellingen aanpassen" start u met de basisinstellingen van uw Cloud omgeving.

Voorbeeldscherm Cloud Welkom

Klik op "Instellingen aanpassen" en vervolgens op "Voltooi" om uw organisatie te configureren.  

Voorbeeldscherm Cloud Welkom > Aangepaste instellingen


U bent nu in het menu "Instellingen" van uw Cloud omgeving waar u diverse kantoorinstellingen kunt instellen. Vul hier uw kantoorgegevens in.

Voorbeeldscherm Menu Instellingen


Bij "Inlogpagina personaliseren" vult u de tekst voor de startpagina van uw Cloud omgeving in. In de praktijk is dit vaak: Welkom bij de Caseware Cloud omgeving van naam kantoor. Klik vervolgens op "Opslaan". 

Ook kunt u hier uw logo uploaden, welke getoond wordt op de startpagina, via de knop "Bladeren".

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Aanpassen opmaak inlogpagina

Als u klikt onder "E-mail" op "Instellingen" kunt u de algemene e-mailhandtekening instellen van uw Cloud omgeving. Deze wordt vervolgens getoond in alle notificaties die Cloud verstuurd naar collega's en/of klanten wanneer u activiteiten met hen doet.

Vul de volgende gegevens en instellingen in:

• Weergavenaam E-mail: naam van uw kantoor/bedrijf
• Welkomstbericht voor nieuwe gebruikers
• Handtekening: standaard handtekening van uw kantoor (niet uw persoonlijke naam)
• Banner afbeelding: "Gebruik het bedrijfslogo als e-mailbanner" aanvinken
• E-mail log instellen op 30 dagen
• Gedetailleerde melding instellen voor Personeel en Contacten
• Klik op "Opslaan" om alle gegevens te bewaren

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Email > Instellingen

Nu gaat u de rechten en rollen instellen. U kunt dit na een implementatie sessie altijd uitbreiden of wijzigen. 

Klik op "Beveiliging" en "Rolmachtigingen" om een nieuwe rol toe te voegen, in dit geval: Gebruiker  op Personeelsniveau. Klik hiervoor op "Toevoegen Rol" en vul de volgende gegevens in:

• Naam: Gebruiker
• Toepassen op: Personeel
• Bereik: Systeembreed of inhoud in entiteiten

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Rolmachtigingen >  Nieuwe rol Gebruiker

Klik vervolgens op "Volgende" en selecteer de juiste rechten voor deze rol volgens onderstaand overzicht:

• Details: R
• Samenvatting: R
• Activiteit: C R B D S
• Reactie: C D
• Bestand: C R B D S 

Klik op "OK" om de gegevens op te slaan.

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Rolmachtigingen

Ga vervolgens via het hoofdmenu (linksboven) naar het menu "Groepen". 

Voorbeeldscherm Cloud > Groepen

Selecteer de groep "Alle contactpersonen" en klik op "Bewerken" door op rechts bovenin op het potlood icoon te klikken. Klik vervolgens op "Apps" en deselecteer alle menu's die zichtbaar zijn en klik op "Opslaan". Dit omdat een contactpersoon op dit moment hier nog niets aan heeft als gebruiker.

Voorbeeldscherm Menu Groepen > Personeel > Alle contactpersonen

Selecteer nu de groep "Alle personeelsleden" en klik op "Bewerken". Klik vervolgens op "Apps" en deselecteer alle menu's die zichtbaar zijn en klik op "Opslaan".

Voorbeeldscherm Menu Groepen > Personeel > Alle personeelsleden

Klik vervolgens op "Nieuw" en "Medewerkersgroep" om een nieuwe medewerkersgroep aan te maken met de naam: Personeel. Klik vervolgens op "Systeembrede rollen" en selecteer "Entiteit toegang" en "Gebruiker" en klik op "Opslaan".

Voorbeeldscherm Menu Groepen > Personeel > Systeembrede rollen

Klik vervolgens op "Apps" en selecteer de apps die u wilt gaan gebruiken:

• SAMENSTEL+
• VPB+
• PBC+
• KLANT+
• ADV+
• Working Papers (wanneer u uw Working Papers dossiers opslaat in de Cloud omgeving in plaats van lokaal of op een eigen server)

Voorbeeldscherm Menu Groepen > Personeel > Apps

Wanneer u een medewerker toevoegt aan uw Cloud omgeving dient u bij het tabblad groepen deze groep "Personeel" wel te selecteren. Hiermee geeft u elk personeelslid de basisrechten van toegang tot alle entiteiten en de inhoud daarvan en tevens de rechten om activiteiten te doen. 

Voorbeeldscherm Personeel > Groepen

Klik vervolgens op "Nieuw" en "Medewerkersgroep" om een nieuwe medewerkersgroep aan te maken met de naam: CRM. Klik vervolgens op "Systeembrede rollen" en selecteer "Entiteiten-Beheerder" en klik op "Opslaan".

Voorbeeldscherm medewerkersgroep CRM:

Klik vervolgens op "Nieuw" en "Medewerkersgroep" om een medewerkersgroep aan te maken met de naam: HRM. Klik vervolgens op "Systeembrede rollen" en selecteer "Personeel-Beheerder" en klik op "Opslaan".

Keer vervolgens terug naar het menu "Instellingen" en klik op "Beveiliging" en "Wachtwoordinstellingen" en stel het volgende in:

• Minimale wachtwoord sterkte: Zeer sterk
• Wachtwoord verlopen: Nee
• Klik op "Opslaan"

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Beveiliging > Wachtwoordinstellingen

Klik vervolgens op het menu "Authenticatie en sessie management" en stel de volgende instellingen in (zie ook artikel: 2FA | Two-factor authenticatie):

• Two-Factor authenticatie vereist voor: Alle personeelsleden en Alle contactpersonen
• Verplicht gebruikers om in te loggen met two-factor authenticatie: Elke inlog
• Sessiebeheer "Onthoudt gebruikers bij aanmelden" selecteren
• Onthoud gebruikers voor aantal uren: 4
• Klik op "Opslaan"

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Beveiliging > Authenticatie en sessie management

Klik op "Personalisering" en vervolgens op "Terminologie". Bent u een bedrijf past u dan het volgende aan naar:
Interne entiteit: Intern
Klantentiteit: Bedrijven
Overige entiteit: Relaties

Bent u een administratie- en of accountantskantoor past u dan het volgende aan naar:

Interne entiteit: Intern
Klantentiteit: Cliënten
Overige entiteit: Relaties

Voorbeeldscherm Menu Instellingen > Personalisering > Terminologie

Bovenstaande instellingen adviseren wij u te gebruiken. Uiteraard bent u zelf in staat om eigen keuzes te maken die bij uw organisatie passen.

Ga naar het menu links bovenin en selecteer "Dashboard". We gaan een tweetal dashboards aanmaken. Klik hiervoor op "Nieuw" en vul bij "Naam" in "1. Activiteiten" en selecteer bij gedeeld met "Alle personeelsleden" en klik op "OK".

Voorbeeldscherm Dashboard > Nieuw dashboard aanmaken

Selecteer onder "Collaborate" de onderdelen Berichten, Taken en Bestandsverzoeken. U ziet de blokken verschijnen op uw scherm. Verdeel elk blok over de breedte door op de witte driehoek rechts onderin te klikken en naar rechts te slepen. Doe dit voor elk blok en klik op "Opslaan".

Voorbeeldscherm Dashboard > Nieuw dashboard aanmaken "1. Activiteiten"

Klik bovenaan het scherm op "1. Activiteiten" en klik op "beheren". Klik vervolgens op "Nieuw" om het tweede dashboard aan te maken met de titel: "2. Entiteiten en bestanden" en deel dit dashboard ook met alle personeelsleden door "Alle personeelsleden te selecteren" en klik dan op "OK". 

Voorbeeldscherm Dashboard > Nieuw dashboard aanmaken

Selecteer onder "Entiteiten" het onderdeel Entiteiten. Selecteer vervolgens onder "Bestanden" de onderdelen die voor uw organisatie van toepassing zijn. U ziet de blokken verschijnen op uw scherm. Verdeel elk blok over de breedte door op de witte driehoek rechts onderin te klikken en naar rechts te slepen. Doe dit voor elk blok en klik op "Opslaan".

Voorbeeldscherm Dashboard > Nieuw dashboard aanmaken "2. Entiteiten en bestanden"

U bent nu klaar met de best-practice inrichting van uw Cloud omgeving.