Voor een veilig gebruik van Caseware Cloud is het van belang dat de rechten van gebruikers die geen toegang meer mogen hebben worden aangepast. Als beheerder moet besloten worden of het geschikter is om een gebruikersaccount te deactiveren of te verwijderen. Werkzaamheden of documenten die gekoppeld zijn kunnen opnieuw toegewezen worden aan andere gebruikers.
Personeel of contacten deactiveren
Personeel of contacten verwijderen
Overdracht werkzaamheden personeel
Overdracht Cloud documenten
Personeel of contacten deactiveren
Wanneer een gebruiker in Cloud gedeactiveerd wordt kan hij of zij zich niet meer aanmelden in Cloud. Het gebruikersprofiel blijft wel bestaan en alle gegevens van de gebruiker blijven bewaard (bijv. bestanden, activiteiten en discussies). Gedeactiveerde gebruikers worden niet meegeteld voor de facturatie.
Gebruiker deactiveren:
- Voor het deactiveren van personeel of contacten zijn Personeel Administrator of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer via het linker Cloud menu (
) de juiste pagina 
of 
- Selecteer de gebruiker van wie de status wilt wijzigen en selecteer vervolgens het bewerk icoontje(
) - Kies de Status drop-down, select Inactief
- Klik Opslaan
De gebruiker is nu gedeactiveerd. Hij of zij kan nu niet meer inloggen in Cloud.
Personeel of contacten verwijderen
Wanneer een gebruiker wordt verwijderd gebeurt dit volledig. De gebruiker kan dan niet meer in Cloud inloggen en heeft dan ook geen toegang meer tot WorkingPapers SmartSync bestanden.
Dossiers, activiteiten en discussies van de verwijderde gebruiker blijven nog wel in het systeem staan.
LET OP!
Wanneer is gekozen om een gebruiker helemaal te verwijderen, zal ook de hele AuditTrail in Cloud wordt verwijderd. Het is dan niet meer te achterhalen welke werkzaamheden of activiteiten deze gebruiker heeft uitgevoerd.
Wij raden daarom aan een gebruiker niet te verwijderen maar op inactief te zetten indien het behouden van de audit trail gewenst is.
Gebruiker verwijderen
- Voor het verwijderen van personeel of contacten zijn Personeel Administrator of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer via het linker Cloud menu () de juiste pagina of
- Selecteer de gebruiker die verwijderd moet worden en selecteer vervolgens ellips (
)| Verwijderen - Selecteer in het bevestigingsvenster Ja
De gebruiker is nu verwijderd.
Overdracht werkzaamheden personeel
Als een gebruiker verwijderd is waaraan bestanden, bestandsaanvragen of taken zijn gekoppeld, kunnen deze worden toegewezen aan een andere gebruiker.
Bestandsverzoeken kunnen opnieuw worden toegewezen door gebruik te maken van de Deel optie. Taken kunnen opnieuw worden toegewezen door de taak direct te bewerken.
Bestandsverzoek toewijzen:
- Voor het overdragen van bestandsverzoeken zijn Entiteiten Administrator of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer via het linker Cloud menu (), Activiteiten
- Kies in de Activiteiten dropdown | Bestandsverzoeken
- Selecteer het bestandsverzoek dat u opnieuw wilt toewijzen en kies in het bestandsmenu Deel (
)
- Selecteer de gebruiker aan wie het bestandsverzoek toegewezen moet worden en selecteer vervolgens via Rollen toewijzen # (
) en de juiste rol - Klik op Deel
Het bestandsverzoek is opnieuw toegewezen.
Taken toewijzen:
- Voor het overdragen van taken zijn Entiteiten Administrator of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer via het linker Cloud menu (), Activiteiten
- Kies in de Activiteiten dropdown | Taken
- Selecteer de taak die opnieuw toegewezen moet worden en selecteer vervolgens Bewerk (
) - Wis in het veld Toegewezen personen alle gebruikers die verwijderd moeten worden en voeg de gebruikers toe aan wie de taak opnieuw toegewezen wordt
- Selecteer Opslaan om de wijzigingen toe te passen
De taak van de gebruiker is nu opnieuw toegewezen.
Overdracht eigendom Cloud documenten
Wanneer personeel uit Cloud wordt verwijderd en er Google Docs of SharePoint-bestanden aan het account zijn gekoppeld, kan het eigendom van deze bestanden overgedragen worden aan een andere gebruiker met een Google-Docs of SharePoint-account. Door dit te doen zorgt u ervoor dat de organisatie toegang houdt tot bestanden.
Overdracht eigendom Cloud document:
- Voor het overdragen van eigendom rechten van een document zijn Eigenaar of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer het bestand waarvan het eigendom overgedragen moet worden
- Selecteer ellips () | Overdragen
- Kies in het volgende venster de gebruiker aan wie het eigendom van het bestand overgedragen moet worden en klik op OK
De eigen van het document is nu overgedragen.