In Caseware Cloud kunnen bestanden worden georganiseerd door het gebruik van mappen en/of labels.
Bestanden ordenen met labels
Bestanden ordenen met mappen
Bestanden ordenen met labels
Wat zijn labels?
Labels zijn trefwoorden die aan mensen, entiteiten of bestanden in Cloud toegewezen kunnen worden. Labels kunnen worden gebruikt als zoektermen, waardoor het voor gebruikers gemakkelijk wordt om relevante bestanden en personeel te vinden. Beheerders kunnen zowel systeembrede labels maken die aan alle categorieën kunnen worden toegewezen, en gespecialiseerde labels die gebruikers alleen aan personeel, contacten, bestanden of entiteiten kunnen toewijzen.
Aanmaken van labels
- Voor het aanmaken van labels zijn Administrator Bedrijfsinstellingen of gelijkwaardige rechten nodig
- Ga via het linker navigatiemenu naar
- Selecteer Aanpassingen | Beheer van labels
- Selecteer Toevoegen om een nieuwe label aan te maken
- Geef het nieuwe label een naam en labeltype (Systeembreed, Personeel, Contacten, Bestanden of Entiteiten)
- Klik op OK om het nieuwe label aan te maken
Alle aangemaakte labels zijn te vinden onder het Filter Labels rechts in de zoekbalk
Of via het label icoontje 
Dit is zichtbaar voor alle Cloudobjecten waarvoor labels beschikbaar zijn.
Bestanden labelen
Met behulp van labels kunnen bestanden worden gecategoriseerd zodat deze gemakkelijker te vinden zijn. Voordat labels kunnen worden toegewezen, moeten deze eerst worden aangemaakt. Lees hiervoor de uitleg over Aanmaken van labels maken.
- Voor het toewijzen van labels zijn Editor of gelijkwaardige rechten nodig
- Selecteer een bestand dat u wilt labelen en selecteer vervolgens het label icoontje (
)
-
Selecteer Niet-toegewezen labels om ze aan een object toe te wijzen en klik Opslaan om de wijzigingen toe te passen
Bestanden ordenen met mappen
Aanmaken van mappen
Gebruik mappen om bestanden in een entiteit te ordenen.
Een map aanmaken:
- Selecteer
via het navigatiemenu (links) - Kies vervolgens een entiteit uit de entiteitsselector
- Selecteer in het paneel Mappen de locatie waar de nieuwe map aangemaakt moet worden
- Selecteer het vervolgkeuzemenu (
) en creëer vervolgens een nieuwe map
- Geef de map een naam
- Selecteer Opslaan
Bestanden verplaatsen naar een map
- Selecteer het bestand (of de bestanden) die verplaatst moeten worden
- Selecteer via het keuze menu (
) de vervolgkeuze Verplaats naar map
- Selecteer de map waarnaar u het bestand (of meerdere bestanden) wilt verplaatsen en klik op de button Verplaatsen.
Het is ook mogelijk om de bestanden naar de gewenste map toe te verslepen.
Map verwijderen
- Selecteer de map die u wilt verwijderen
- Selecteer het vervolgkeuzemenu ( ) en kies vervolgens Verwijderen
Map zichtbaar maken voor contactpersonen
In Cloud is het mogelijk op mappen met contactpersonen te delen om de samenwerking en het bestandsbeheer te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een map aanmaken die contactpersonen kunnen gebruiken om bestanden te uploaden, en een andere map voor bestanden die contactpersonen moeten bekijken.
Nadat een map is gedeeld, is deze zichtbaar voor contactpersonen die toegang hebben tot de bijbehorende entiteit. Contactpersonen krijgen echter niet automatisch toegang tot bestanden in mappen.
Map zichtbaar maken:
Voor het zichtbaar maken van mappen aan contactpersonen heeft u de Editor rechten voor de juiste entiteit nodig
- Selecteer in het linker navigatiemenu de gewenste productpagina, zoals WorkingPapers, Samenstel micro/klein of Bestanden
- Selecteer het keuzemenu () naar de map die u wilt delen en klik op Bewerken
- Zet een vinkje voor de optie Zichtbaar voor alle contacten om de map met alle contacten te delen en klik op OK
U hebt een map met contacten gedeeld.