Tips bij het consolideren

Onderdeel

Tip

Consolidatie

Indien het dossier waarop de update wordt uitgevoerd een geconsolideerd dossier is, adviseren wij u eerst de externe-bron-administraties te updaten en als laatste het consolidatiedossier te updaten.

Rapport

Dossiers waarin consolidatie een niet-sluitend rapport oplevert, zijn veelal terug te voeren op de volgende aspecten.

Saldibalans

De saldibalans is in “centen”; journaalposten worden in euro‟s gemaakt, waardoor kleine bedragen op mappingniveau overblijven. Ingebouwde controles toetsen vaak of een uitkomst nihil is. Wanneer er enkele centen staan, is uitkomst dus niet nul en zal een regel wel verschijnen met “–“ (nihil) omdat het afgerond wel nihil is.

Niet-sluitende saldibalans in huidige of één van de vorige jaren.

Splitsingen

Er zijn splitsingen op rekeningen waarin zich een flip (omslag) bevindt. Soms worden deze in meerdere splitsingen gebruikt.

Niet-sluitende splitsing in huidige of een van de vorige jaren.

Combinatie van splitsing en VJP op dezelfde rekening. Probeer een combinatie van VJP‟s te maken om een splitsrekening zoveel mogelijk te voorkomen.

Mappen

Aandacht voor mapping van NETINC. Altijd checken: uitsluitend en alleen BA.G.Z0100 is goed. Op alle niveaus (werkmaatschappijen, holdings en consolidatie) komt een NETINC-rekening voor.

Verschillen

Zoek eventuele verschillen die niet door Repareren bestand en Automatisch vullen van alle rekeningeigenschappen te verhelpen zijn onder posten waarbij splitsen een rol speelt.

Mappen

Let bij het mappen en elimineren op het verschil tussen “Leningen groepsmaatschappijen” en “Rekening-courant groepsmaatschappijen”. De mappingen lijken heel erg op elkaar, vaak is er maar één letter verschil.

Rek.crt. groepsmij 1 binnenland (kortlopende schulden/vlottende activa): BH.H.A.B.A.A0100 / flipmapping AB.B.B.A.K.A0100

Hoofdsom schuld groepsmij 1 binnenland (kortlopende schulden/vlottende activa): BH.H.A.A.A.A0100 / flipmapping AB.B.B.A.A.A0100

Hoofdsom vordering groepsmij 1 binnenland (financiële vaste activa) AA.C.B.A.A.A0100

Hoofdsom schuld groepsmij 1 binnenland (langlopende schulden): BG.H.A.A.A0100

Consolidatiestaat

Gebruik de consolidatiestaat op mappingniveau. Als u met vensters werkt, is dit zeker een goed hulpmiddel om te bepalen of de te elimineren posten op nul lopen. De brugstaat of de consolidatiestaat op rekeningniveau is minder geschikt voor elimineren aangezien het in het jaarrapport uiteindelijk gaat om de saldi op mappingniveau.

Eliminatie

Om “snel en foutloos” eliminatierekeningen op het hoogste niveau ter beschikking te krijgen, kun je rekeningen uit de holding kopiëren naar Excel. Eventueel aanpassen van rekeningnummer of omschrijving (E of “eliminatie” voorvoegen) en importeren op het consolidatieniveau (het gebruik van mappings als rekeningnummer is een prima alternatief).

Bij het koppelen van werkmaatschappijen in de consolidatiestructuur dient men er op te letten dat als de keuze “nulrekeningen uitsluiten” aangevinkt is, de splitsingen voor zover deze op nul uitkomen vanuit de werkmaatchappij niet meegenomen worden in de consolidatie.

Koppelen

In zijn algemeenheid dient bij het koppelen van werkmaatschappijen in de consolidatiestructuur de vink bij “inclusief vorige saldi” UIT te staan. Bij een jaarovergang van het consolidatiedossier staan de vergelijkende cijfers inclusief de eliminaties immers al op de juiste plek.

Bij de koppeling van werkmaatschappijen in de consolidatiestructuur staat de vink bij “synchronisatie rekeningeigenschappen” over het algemeen AAN. De eigenschappen vanuit de onderliggende werkmaatschappijen worden dan meegenomen. Eventuele aanpassingen dienen alleen op het niveau “werkmaatschappij” te worden doorgevoerd en worden “omhoog” gesynchroniseerd.

Rapport

Als ook na vele splitspogingen, VJP's, aanpassingen mappingen er verschillen in de consolidatie blijven voorkomen, schroom dan niet om de hele structuur – Opdracht | Consolideren – te verwijderen en er opnieuw in te zetten. Alle koppelingen worden dan op schoon gezet waardoor een sluitende situatie ontstaat. Alle eliminatieboekingen blijven behouden. Voeg na de holding telkens een werkmaatschappij toe en controleer het evenwicht. 

Let op dat u wel de NETINC’s opnieuw mapt.

MA-mappingen

Om consequent gebruikt te maken van een de naamgeving van een deelneming is het aan te reden om gebruik te maken van de MA-mappingen. Hierdoor komt dezelfde naam van de deelneming in alle verschillende posten op. Door te dubbelklikken op een omschrijving van de post die te maken heeft met een deelneming kan de uitgebreide MA-mapping omschrijving worden aangepast.