Als een kantoor wenst af te wijken van de standaard app is het mogelijk kantoorspecifieke aanpassingen door te voeren. Hiervoor heeft de gebruiker rechten als Beheerder / Beheerder instellingen nodig.
Wilt u de kantoorlaag updaten nadat de producttemplate is bijgewerkt, lees dan het artikel Template bijwerken.
Een kantoorlaag aanmaken / openen
Aanpassingen die een gebruiker op kantoorniveau kan doorvoeren
Instellingen in de app op kantoorniveau
Een kantoorlaag aanmaken / openen
- Aanmaken.
Ga in het Cloudmenu via Instellingen naar gewenste app die aangepast moet worden. Klik op Manage template voor het gewenste en doorgaans meest recente jaar. Als er nog geen kantoorlaag is, klik dan op Concept aanmaken. Bij een bestaande kantoorlaag klik je op Open concept.
- Aanpassen.
Bij het aanmaken of openen van een concept wordt de app geopend in een nieuw tabblad. Je kan de kantoorlaag herkennen aan de vage blauwe kleur, in tegenstelling tot het donkere kader in opdrachten. In het concept kan je wijzigingen aanbrengen die beter passen bij de werkwijze van het kantoor. Je kan het concept afsluiten wanneer je wilt en later verder werken.
- Publiceren.
Zodra het concept wordt afgesloten zijn er meer opties beschikbaar op de pagina Manage template. Om verder te werken klik je op Open concept.
Als je niet tevreden bent met de wijzigingen, of toch liever de producttemplate wil gebruiken, klik je op Verwijder concept. Je kan dan eventueel een nieuwe kantoorlaag aanmaken.
Als alle wijzingen zijn doorgevoerd, klik dan op Opslaan als om de kantoorlaag te publiceren. De nieuwe instellingen worden toegepast in nieuwe opdrachten.
In het figuur hieronder staat de algemene workflow om de kantoorlaag te beheren.
Voor meer informatie over concepten aanmaken en verwijderen, zie het artikel De kantoorlaag beheren.
Aanpassingen die een gebruiker op kantoorniveau kan doorvoeren
Er zijn vele opties mogelijk met de kantoorlaag. Maar laten we beginnen met een klein stukje verwachtingsmanagement: wat kan niet in de kantoorlaag.
- Je kan niet alles van het standaardproduct aanpassen maar je kan wel alles wat je zelf aanmaakt volledig wijzigen.
- Vooringestelde content van CaseWare NL kan niet worden verwijderd, maar je kan items wel verbergen zodat ze niet opkomen in de opdracht.
- Als er wijzigingen worden gemaakt in bestaande onderdelen en Caseware besluit in een latere update die onderdelen uit de standaard te verwijderen, wordt de door de beheerder gewijzigde content uit dat onderdeel ook verwijderd.
Wat kan verder wel? De gebruiker kan content verbergen en toevoegen, zowel in de fasen als in de jaarrekening.
Ook is het mogelijk de productinstellingen te wijzigen. Hierin staan opties voor de weergave en opmaak van het product. Zo kan je de datumopmaak of het lettertype wijzigen.
Content
Content verbergen
Items die niet nodig zijn voor een opdracht kunnen worden verborgen. Het gaat hier om documenten, checklists, vragenlijsten, brieven en ook items in de jaarrekening.
Open de template. Naast alle items staat een klein schuifje. Klik hierop om het onderdeel te verbergen. Op de Documentenpagina wordt het schuifje groen en wordt het document doorgestreept. In de jaarrekening wordt het icoontje grijs en het verborgen item wordt ook grijs.
Om onderdelen in een checklist of brief te verbergen klik je eerst op het icoon Bewerken. De schuifjes worden dan zichtbaar.
-
Content toevoegen
Vanuit de documentpagina kan je eigen documenten toevoegen (
), zoals brieven of memo’s, een eigen checklist of vragenlijst.
In de jaarrekening kunnen ook onderdelen worden toegevoegd, waaronder ook uitgezonderde items. Verder kunnen hoofdstukken worden toegevoegd of hernoemd in het paneel links in het scherm. In het document zelf kan je secties toevoegen, bijvoorbeeld een nieuwe dynamische tabel, een tekstsectie, analyse of een pagina-einde.
Productinstellingen
Met de productinstellingen kunnen de weergave en opmaak van de app gewijzigd worden. Klik op het icoon Informatie (
) | Instellingen bovenin beeld om de productinstellingen te openen.
Opmaak
Onder opmaak vallen een aantal opties die gewijzigd kunnen worden om de app meer aan te laten sluiten bij de huisstijl die de organisatie gebruikt. Zo kan de datumnotatie worden gewijzigd, weergave van nummering en het lettertype en de kopstijlen gebruikt in brieven en de jaarrekening. Ook kan je extra valutaopties toevoegen.
Onder het kopje Kenmerken vallen ook een aantal opties voor de opmaak, zoals hoe negatieve en nulwaarden getoond worden in de jaarrekening. En of bij Vragenlijsten de digitale handtekening kan worden gebruikt.
Aftekenen
Aftekenniveaus en -rollen kunnen ook in de opdracht zelf worden gewijzigd, maar als je dezelfde rollen en niveaus voor iedere opdracht wilt gebruiken, kan het handig zijn om deze in te stellen in de kantoorlaag. De standaard productinstellingen kunnen worden overschreven en je kan zoveel rollen en/of aftekenniveaus aanmaken als nodig is.
Voor meer informatie, zie de artikelen over aftekenniveaus en aftekenrollen.
Voor een uitgebreide lijst van wat er mogelijk is in de kantoorlaag, verwijzen we door naar het artikel Wat kan ik met de kantoorlaag?.
Instellingen in de app op kantoorniveau
In de verschillende apps is een instellingsdocument opgenomen dat gebruikt kan worden om op kantoorniveau de app in te richten.
Dit instellingsdocument, 0.00 Kantoorlaaginstellingen, is standaard niet zichtbaar. Klik op het schuifje om verborgen items zichtbaar te maken.
Het instellingendocument kan naar wens aangepast worden. Selecteer de antwoorden voor de instructies die passen bij de stijl van werken van het kantoor. Sommige functies, zoals het aanzetten van de risicofunctionaliteit in SAMENSTEL+, of vragenlijsten met betrekking tot het bedrijfsleven in PBC+, worden ingeschakeld via deze Kantoorlaaginstellingen.
Na het instellen en het afsluiten van het instellingsdocument kan er nog voor worden gekozen om het instellingsdocument uit te zonderen door het schuifje te gebruiken zoals hierboven getoond bij “Aanpassingen die een gebruiker op kantoorniveau kan uitvoeren” onder punt 1.
Door het uitzonderen kan een gebruiker het instellingsdocument niet meer zien en bewerken, maar blijft de instelling wel werken in de app.